淺論禮貌原則在商務英文函電中的運用

新余學院外語系 廖麗蓉 晏莉 陳怡

在全球經濟一體化的大背景下，國際貿易正以前所未有的速度快速發展。我國加入世界貿易組織以來，對外貿易不斷取得進展，同時，更大范圍的國際商務活動也日益頻繁，伴隨著這些貿易發展，起著重要的橋梁與紐帶作用的商務英語在國際商務與對外貿易中的作用也得到了凸顯。尤其是在商務競爭異常激烈的今天，在國際商務中不斷推出產品擴大市場，贏得利潤，是每個開展對外貿易國家或跨國企業的理想，那么依托商務英語有效地、得體地溝通就顯得尤其重要。而商務函電是這類商務活動中重要的內容之一，相關的貿易專家有的專門致力于商務函電寫作的研究。因為禮貌得體的函電、周密的商務合同、以及準確的對外貿易的法律文書是國際商務與貿易活動成功的一半，也是順利合作的保障。而在以商務英語為工具的商務函電的寫作中，禮貌原則是基礎與原則，任何商務交流中都離不開這一原則與基礎。同時，它也是未來保障商務活動有效、合法、順利進行及開展的有力保障。何謂禮貌的商務英語函電呢？它要求所寫的信函尊重與理解對方的權利和愿望，在措辭與語氣語調方面要得體、高雅；在函電中要體現出對貿易對象的彬彬有禮，談吐得體脫俗，重視對方的觀點，滿足對方的心理，最好能讓對方產生希望合作愉快的感覺，以禮貌的原則起草函電，能在商務對象的頭腦中，樹立起一種信任感，帶給對方良好的交流體驗，讓對方感受到我方的修養與職業準則，從而為我們贏得更多的商務機會，竭力促成國際貿易成果。

1 禮貌及禮貌原則

在可參考的權威英漢詞典中，禮貌的英文是courtesy，對其的翻譯為：good manners; a polite of kind action or expression；gracious politeness; a polite, helpful ,or considerate act or remark; an act or usage intended to manor of compliment courteous remark or act，意為良好的舉止，彬彬有禮的表達與行為方式。因此在英文函電的行文中，如果想做到“courtesy”就需要從彬彬有禮的表達入手，用一種有建設性的，幫助性的語言風格進行函電的寫作，才能更易為對方接受。Geoffrey Leech是英國的語言學家，他提出了一些關于禮貌原則的理論(politeness principle)，至今仍得到應用。他認為：在人們語言交際中，說者與聽者，或交流的雙方應盡可能地以禮貌的方式來表達(maximize the expression of polite beliefs)，而盡量避免不禮貌的表達方式(minimize the expression of impolite beliefs)，這一原則至今被認為是非常實用的原則，對于商務函電的行文具有非常重要的意義。

早在Leech之前，美國語言哲學家格賴斯(H.P. Grice)(1975)就提出了“會話含義”(conversational implicative)和“合作原則”(the Cooperative Principle)，他在其中的合作原則中提出了具體實現合作的四條禮貌準則：一是數量準則(maxim of quantity)，要求盡量詳盡地表達自己想說的內容。二是質量準則(maxim of quality)，就是不要表達自己認為不真實的內容，不要說自己沒有充分證據的話。三是關聯準則(maxim of relation)，要求表達要合乎條理，具有邏輯性。四是方式準則(maxim of manner),要求表達時應注重方式方法，不要采用會產生歧義的表達，盡量簡潔地表述。

1983年Leech在不斷實踐與研究中，在Grice研究成果的基礎上，提出了系統化的六大禮貌原則，就是要求在語言交際活動中，雙方應為實現特定的目標，自覺地遵守合作原則。語言的合作原則和禮貌原則，被認為是實現成功交流的非常實用的原則。它同樣非常適用于商務交際與談判。

六大準則具體來講一是策略準則( Tact Maxim)，即盡量使他人受益最大，受損最小；二是慷慨準則(Generosity Maxim)，即讓自己受益最小，使自己受損最大；三是贊揚準則(Approbation Maxim)，即多贊揚他們，少貶低他人。四是謙虛準則(Modesty Maxim)，即盡可能少贊揚自己，盡可能夸大對自己的不足；五是一致準則(Agreement Maxim)，即盡可能少地與他人產生分歧，多與他人保持一致；六是同情準則( Sympathy Maxim)，即盡量減少對他人的反感與不滿，而盡可能增加對別人的同情與好感。我們可以看到在Leech的禮貌原則里，主體是針對“自己”和“他人”展開的，而重心是“他人”，多為“他人”著想，把自己的利益和感情放在第二位，其益處在于能更好地獲得他人的尊重與好感，增加合作與進一步交流的機會。

2 禮貌原則在商務函電中的靈活運用

2.1 策略原則

策略原則，就是為了達到言語或書信想要達到的目的，在說話與行為上講究方式與方法的原則。從另一個角度講，也就是說，如果希望達到己方的目的，就要多從對方的角度考慮問題，讓對方感覺到在交流過程中受到尊重；同時，盡量少地表達自己的觀點或意圖，不要給對方造成先入為主的印象。在行為方式與函電表達中，多減小己方受益的表達，盡可能地加大己方受損情況的表達，這樣更容易在商務交易與合作中取得共識與成功。可以說，策略原則運用得當，將會讓對方更加相信己方的專業性，同時，也會讓對方自覺考慮己方的利益。

2.2 慷慨原則

“慷慨”指的是從說話人的角度，讓己方少獲利益、少爭利益；而擴大自己受損利益的一種表達。結合國際商務及對外貿易的實踐，就是要求在函電或談判中盡可能多地考慮對方態度“other attitude”，而盡可能少的顧忌己方態度“self attitude”或感受。在函電來往中，這一點非常重要，尤其是針對西方人非常重視寫信態度這一語言習慣與特點，我國在對外貿易的函電表達中，更要注重多把收函人的目標、態度、利益、情感放在首位，把對方的背景、困難放在心上考慮，放在信中表達出來。盡量加大對方受益的語氣與文字，多從對方的立場考慮交易將帶給他們的利潤與益處，回避或減小對己方獲益的表述。雖然有些句子意思一樣，但通過慷慨原則的表達后，效果就會截然不同，這種表達，由于更多地考慮了對方受益的情況，因此，通常情況下，雙方都可能在交易中退讓、妥協以達到共識，實現交易的目標。這就是慷慨原則在函電體現后帶給對外商務活動的益處。

2.3 贊揚原則

驅動國際商務或對外貿易進行的，說到底就是利益。在國際貿易中，買方與賣方都有一個基本的、共同的意愿——達成協議、實現交易。雙方非常重視建立互信的、和諧的商務關系。雙方的溝通也是平行的、橫向的，因此，在商務函電中充分運用“贊揚原則”能夠有效地提高溝通的進度，即使在交易過程中，出現了不愉快的方面，也要盡量本著少說不贊賞對方的語言，保持求同存異的良好的交流氛圍。

對于一方不能履行合約，對另一方造成損失的情況，應積極地協商，找到最好的解決辦法。在商務函電中不要出現指責或責難的語句，如果必須需要表示拒絕或失望的時候，也要盡量采用虛擬語氣委婉表達自己的意見。以贊揚原則往來函電證明是比較有效推進商務合作的途徑。

2.4 謙虛原則

在國際商務函電中，比較重要的禮貌原則就是謙虛準則，即在函電中少提到對自己的夸贊，而更多地應該夸大自己的不足，增加對自己的貶損，有時甚至站在客觀的角度上，主動擺出己方的失誤。“謙虛”的態度能讓對方更加放松地交流，而且會給對方留下比較認真可靠的印象，對于保持合作、推進貿易非常有益。

2.5 一致原則

在國際商務活動或對外貿易活動中，經常會遇到對方的意見、想法與我們相左的時候，那么，我們要在交流的語言或函電行文中體現一致原則，常用的開頭句式是“I’m sorry…”或“I’m afraid…”來緩和意見相左帶給彼此的緊張氣氛。例如我們作為買方收到了對方的報價，但需要賣方給予價格上的折扣。顯然，在價格上雙方存在異議。在買方的回復函電中，就要采取一致原則，首先提及并認可對方的看法，肯定賣方的產品質量高，然后再提出對價格折讓的看法，這樣對方更樂于接受己方的觀點，提高了繼續交易的可能性，讓整個交易向著更加積極的方向發展。

2.6 同情原則

所謂的同情原則，就是凡事多從對方的立場去考量。如果需要發一份催貨的函電，那么在函電表達的語氣中要注意緩和，不要有責備的口氣體現出來，要盡量考慮對方的難處。主動為對方著想，為對方找理由，表現出友好大度的態度。用委婉的方式請求對方及時或快速發貨，讓對方易于接受。因此，同情原則就是把對方的處境或利益放在第一位去考慮行文，讓對方以積極的態度看待彼此的合作，最終達到我方的目的。

3 結語

我們知道，在日常生活與人際交往的過程中，禮貌地待人接物是十分重要的。那么在國際商務活動中，在英文函電中更要注意禮貌原則的把握與應用。如在函電中注意不要把己方觀點強加于對方；同時給貿易對象留有余地，這樣更有利于長久地合作。另外，要利用禮貌原則與對方增進工作之外的友情，以便使我們的貿易訴求更容易為對方所接受。

任何一項國際商務活動都少不了“禮貌原則”，它幾乎對所有的貿易活動都具有重要的意義。雖然不同的語言體現禮貌原則的形式有所不同，但未來，將會有越來越多的人意識到禮貌原則在商務函電寫作中的不可替代的作用。在不久的將來，會有越來越多的國際商務活動更加重視禮貌原則在商務英語中的靈活運用。同時，還要把握函電上對文化、習俗等方方面面的處理，尤其是了解禮貌原則與函電寫作之間的關系。盡量在不同文化之間達成文化理解的平衡，這樣才能以靈活、高效的方式實現國際商務交流，與用戶建立與維護良好的往來關系，更好地為促進貿易國際商務而努力。

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