高校人事檔案信息化管理初探

楊麗麗

（太原旅游職業學院，山西 太原 030032）

高校人事檔案信息化管理初探

楊麗麗

（太原旅游職業學院，山西 太原 030032）

高校人事檔案是高校的人才信息庫，是高校進一步推進教育教學改革和人事制度改革的重要依據。為了適應高校和人事檔案自身發展的需要，人事檔案信息化建設勢在必行。本文就檔案信息化建設遭遇的瓶頸，分析了人事檔案管理信息化進程中存在的主要問題，并從觀念的轉變、管理隊伍建設、數據平臺的開發等方面提出了加快信息化建設的對策措施。

高校；人事檔案；信息化建設；問題對策

高校人事檔案是人才信息的重要載體,是所有教職員工個人經歷和社會實踐的原始記錄,是其思想品德、業務表現和工作情況的真實反映，也是組織人事部門開展人事工作進行人員管理的一個重要依據。而高校人事檔案管理工作也間接地衡量著高校人事管理水平的高低。隨著高校教育教學和人事制度改革的逐步推進,人事檔案作為教職工個人成長的記錄和高校發展軌跡的印證,其利用率不斷提高,工作重要性也越來越凸現出來。但從目前各高校人事檔案管理的狀況來看,傳統的管理理念和方法仍占著主導地位,檔案管理的諸多環節上基本都是由手工完成,工作強度大,重復勞動多,工作效率低。歸檔、編目等基礎性業務建設占據了檔案工作人員的大部分精力,致使檔案管理人員無暇無力顧及檔案工作中最重要的后期的信息匯集、編研與開發利用，這樣的檔案工作狀況顯然己無法適應當今高校人事檔案管理工作的需要。伴隨著便捷、高效地現代信息技術的迅猛發展,信息技術介入人事檔案管理已然成為人事檔案工作改革和發展的必然趨勢。

一、高校人事檔案信息化建設的基本目標

根據國家檔案局中央檔案館頒布的《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，高校人事檔案信息化建設的基本目標就是運用現代化的電子計算機和信息網絡技術，加強對人事檔案信息資源的收集、整理、開發和利用，實現人事檔案信息管理的標準化、人事檔案信息存儲的數字化和人事檔案信息利用的網絡化，全面提高人事檔案利用率，從而優化高校人才資源配置,促進高校人才合理流動,最大限度發揮高校人才效益，為高校的人事管理工作提供高效、便捷的服務，進一步推進高校人事制度改革。

二、高校實施人事檔案信息化管理的必要性

（一）高校人事檔案管理現狀及存在的問題

人事檔案記載的信息與干部職工切身利益密切相關，具有證據性和法律性的特質，在職工的職稱評定、工資晉升、人才選拔、離退休和人事糾紛等方面都發揮著重要的證據性作用。目前，多數高校人事檔案仍然由館藏檔案、紙質檔案等實物材料構成，數字化檔案缺失，如果反復拆裝、翻閱，紙質載體不堪重負，容易造成人事檔案的損毀，不利于檔案的保護和保存。此外，人事檔案管理多采用手工歸檔、人工檢索等傳統方法，管理手段落后，工作效率低下，而且對人事檔案信息開發利用嚴重不足，現有的檔案的管理模式已經無法適應高等學校的發展，無法為其提供更為便捷高效的服務。

（二）高校實施人事檔案信息化管理的意義

隨著計算機應用的廣泛普及和現代信息技術的快速發展，根據國家對實施檔案信息化管理建設的要求，傳統的手工人事檔案管理方式由于其耗時多、工作量大及利用效率低等問題，已不能適應時代的發展。唯有把人事檔案管理與現代信息技術緊密結合，轉變以館藏檔案、紙質檔案為中心的實體管理模式，實施以電子信息資源為主的檔案管理模式，變被動管理為主動管理，使人事檔案管理由手工化變為自動化、館藏由紙質化變為數字化、檢索由人工化便為智能化，才能最大程度地提高人事檔案管理的工作效率和質量。而人事檔案事業的發展只有朝著信息化的發展目標邁進,才能改變人事檔案利用的種種局限,使人事檔案管理從封閉走向開放,實現人事檔案的現代化管理;也只有實現人事檔案信息化,才能不斷發揮人事檔案的價值,提高人事檔案工作的社會地位,實現人事檔案事業的跨越式發展。

高校作為人才培養和科學研究的高端學府，集中著大量的優秀人才和專家學者。在高校進行人事檔案信息化管理，建立真實全面的人才電子信息檔案，匯編成庫，并利用先進的計算機技術對人才隊伍進行統計和定量分析，把高校人事檔案轉化為“活”的信息，實現高校人才檔案資源共享，實現人才的優化配置、合理流動及人才效益的最大化。

三、高校人事檔案信息化管理存在的問題

（一）思想觀念陳舊，管理模式落后

隨著高校規模的不斷擴大及人事制度改革的深入，高校人事檔案的信息量也在不斷增加。然而，受傳統觀念和管理模式等各種因素的影響，多數高校對人事檔案的作用和功能認識不夠，尤其是對其作為一種社會資源開發利用認識不夠。很多高效的人事檔案仍由單位內部的組織、人事檔案部門進行封閉式管理，僅供領導或組織上使用，既不能有效地為查閱者提供服務，也不利于人才信息的共享和人才資源的優化配置。此外，檔案管理人員的思想仍然停留在重保管輕利用、重接收輕優化的陳舊觀念上，對檔案信息化管理的認識不足，檔案管理手段仍以手工接收、人工檢索為主，工作量大，耗時長，工作效率低下。這些落后的思想和管理模式嚴重阻礙了各高校對人事檔案信息的開發即高校人才的開發，同時也制約了人事檔案事業的改革和發展。

（二）缺乏復合型檔案管理人才

高校人事檔案的信息化管理的實施，不僅需要知曉相關法律法規、精通檔案業務，而且需要掌握現代信息技術的復合型檔案管理人才。目前人事檔案管理隊伍中普遍存在著思想觀念陳舊、知識結構老化和使用現代信息技術能力薄弱的現象。許多檔案管理人員缺乏工作熱情、學習意識和與時俱進的進取精神，在現代信息技術的學習和檔案管理專業知識的更新上積極性不高，難以摒棄原有的、陳舊的、傳統的檔案管理方式，不能適應新時代環境下的高校人事檔案信息化管理的需要。

（三）缺乏安全的、統一規范和標準的信息化檔案平臺

建立人事檔案信息數據庫是實現人事檔案管理信息化的關鍵。2002年清華大學自主研發了網絡版的人事檔案管理信息系統THPAMIS。該系統是在檔案館內建立計算機局域網,在原有的單機Foxpro數據管理系統的基礎上，運用計算機和數據庫等現代信息技術管理手段,實現對人事目錄和人事信息的統一管理，解決了因管理手段落后產生的很多遺留問題，大大改善了檔案服務工作水平。比如，該系統根據館藏檔案的性質，將檔案按照“在職”“離退休”“遺留（因特殊原因離職，但未將檔案及時轉出的）”進行了分類，這樣既方便了對各類人員檔案的管理，又能準確、快速地核查學校的各種遺留檔案，并對其做出相應的處理，極大地改善了人工翻查、盤點，耗時耗力的狀況，提升人事檔案工作水平。盡管如此，受各高校信息化程度和各數據庫之間無法兼容等技術手段的限制，目前在全國范圍內還沒有一套成熟的通用的軟件系統，人事檔案數據庫建設還存在著許多值得思考的問題。首先，我國還沒有統一規范和標準的檔案數據平臺，高校人事檔案信息化的建設仍然以高校建立適合自身需要和發展的檔案數據庫和管理系統為主。數據平臺之間的兼容性較差，給人事檔案信息的轉遷和更新帶來了極大的不便。其次，數據平臺的差異性，導致了各高校所采集的數據信息參差不齊，部分高校人事檔案信息量少，數據不完整，準確度低，質量較差。再次，數據平臺的安全性仍需提高。受現代信息技術水平和網絡知識水平的限制，要進行人事檔案數據平臺的共享還存在著很大的風險。因此要加強對檔案管理者、檔案查閱者、檔案管理制度和數據庫軟件的安全性管理，防止人事檔案信息外泄，給個人、單位或組織乃至國家造成不必要的損失。

四、高校實施人事檔案信息化管理的對策

（一）轉變思想觀念，增加資金投入

在現代信息技術飛速發展和高度運用的今天，檔案信息化建設程度已成為衡量高校現代化水平的重要標尺。然而，很多高校只將工作重點放在招生、教學、科研等方面，對人事檔案信息化的建設重視不夠，資金投入不足。為了保障人事檔案信息化建設的順利進行，各高校要轉變觀念，正確認識人事檔案信息化的價值、作用和意義，加大資金投入的力度，根據信息化建設的需要和檔案管理的要求，合理配置檔案庫房，并配備先進的計算機、打印機、刻錄機、掃描儀等信息技術裝備，加強人事檔案管理工作人員的培訓，提升檔案管理人員的綜合素質，深化人事檔案事業的改革與發展。

（二）提高檔案管理工作人員的素質水平

高校人事檔案信息化的實現不僅需要必備的現代化辦公設備,而且更需要業務過硬的素質全面的管理隊伍，因此，培養造就一支知識化、專業化的管理隊伍成為當前開展檔案信息化建設的重要任務。首先，高校人事檔案管理工作者要破除陳舊迂腐的觀念，摒棄平庸安逸、不思進取的消極思想，增強創新意識、服務意識，在工作中，積極研究探索檔案工作的新理論、新技術、新方式和新手段,針對人事檔案數據平臺建設、檔案資源結構、存儲介質、信息安全等問題進行研究，提高人事檔案工作的科研水平，推動人事檔案信息化建設進程。其次，在管理隊伍建設方面，一方面可以加大對現有檔案管理人員的專業知識和現代信息技術培訓以提高檔案管理人員工作能力。另一方面，積極引進精通計算機技術、網絡技術和檔案管理的雙重知識結構復合型人才，也成為優化檔案管理隊伍，提高檔案管理隊伍整體素質的重要方法。最后，可以在高校檔案專業課程設置上，加大對計算機和網絡技術的普及和推廣，或者開發檔案管理和現代信息技術相結合的邊緣學科，同樣也可以為檔案信息化建設和實施培養專業化人才。

（三）開發建立安全、統一規范和標準的信息數據管理系統

1.建立統一規范和標準的數據平臺，保證數據的真實性、準確性和完整性

首先，要建立嚴格科學的信息系統管理標準體系和政策法規，為檔案信息化順利進行提供理論依據和政策保證。制定一項規章制度不是某個單位自己可以獨立完成的。這項工作必須得由人事、教育以及檔案管理等部門協同，根據目前人事檔案信息化管理的現狀以及人事檔案信息化建設的總體要求，來制定相應的完整的理論體系。在此基礎上，再根據人事管理工作的實際需要，建立起一套操作性強的業務指導系統，使人事檔案管理人員可以在此體系的指導下，更好更快地推進人事檔案信息化建設。

其次，檔案信息化管理實施的另一個核心任務就是數據庫軟件系統的開發。該系統的優劣決定著整個人事檔案信息平臺能否順利運行，也將直接影響著檔案信息的平臺的有效性和服務性。目前，各高校開發和使用的數據庫如軟件差異性較大，數據庫的信息篩選能力和反映水平參差不齊，導致了數據庫信息不完整、準確度不高、相互之間無法兼容等問題，嚴重地制約了信息的網絡共享。因此，在建立人事檔案的信息系統時，一定要注意數據平臺的標準化和規范化，采用國家統一制定的標準和規范，這是實現人事檔案信息網絡化最基本的要求，也是實現人事檔案資源共享的根本所在。首先，人事檔案的信息系統要統一格式，字段設定要規范。全面準確的字段設定不僅有利于人事檔案的檢索查詢，更有利于信息系統的更新升級和兼容共享。其次，要開發信息覆蓋全面的管理軟件。格式統一、信息覆蓋全面的軟件系統，是保證著錄信息的完整和系統間相互兼容的最基本的要求。

最后，在數據庫系統開發完成后，最重要的工作就是人事信息的著錄。人事檔案是對個人學習、工作和成長經歷的真實客觀反映，因此，在進行數據信息的錄入時，一定要保證數據信息與人事檔案的一致性，保證錄入的信息數據真實性，只有如此電子檔案才能全面準確完整地展現教職工的個人經歷和表現，只有如此電子檔案才能發揮其真正的作用。

2.加強數據系統的網絡化建設，維護人事信息的安全

人事檔案是具有特殊價值的檔案材料，不僅關系著個人的發展，同時也對單位、組織和國家起著重要的作用。因此，在進行高校人事檔案信息化建設的時候，要注意保證人事信息的安全，即人事檔案信息系統要防止由于非法侵入而導致人事信息的丟失、篡改和泄露等情況的發生。高校人事檔案信息化建設必須建立相應的安全保障體系。各高校在強化檔案信息安全意識、制定人事檔案管理和保密制度的同時，也可以通過建立權限控制機制等一些技術手段，實施系統分級管理，加強數據系統網絡安全建設，在保證人事檔案信息安全的前提下，為高校的發展提供最大化的服務。

總之，隨著科學技術的不斷發展，實現檔案的信息化管理，已成為當前和今后一個時期檔案部門和檔案工作者面臨的一項重要任務，也是檔案工作的發展方向和必然趨勢；而且，信息化的檔案管理模式對實現高校人事人才信息管理工作的社會化服務有非常突出的現實意義。高校檔案管理人員要積極創造條件，努力實現人事檔案管理的信息化，實現高校人事檔案管理的根本變革。

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1673-0046（2012）6-0119-03