關于加強國土資源檔案利用服務的對策思考

鞠曉悅

檔案服務利用可分為普通提供利用和主動開發利用兩大類。普通提供利用是指調閱檔案、借閱檔案、提供檔案復制件、提供檔案摘錄證明、函調檔案、電話查檔、網絡查檔服務等；主動開發利用是指檔案資料編研、檔案史料陳列和展覽、檔案資料專題信息服務、參與研究等[1]。隨著經濟的發展、社會的進步，國土資源管理已成為經濟與社會管理不可或缺的重要內容，其檔案利用服務工作中存在許多新情況、新問題，需要認真研究、探討并予以解決。

1 國土資源檔案利用服務的現狀

近年來，檔案利用服務突顯了其重要性，檔案提供利用已越來越被人們所熟悉，檔案工作已逐漸走出政府大院，直接面向社會、面向群眾，為社會經濟運行服務。國土資源系統內部查閱相關文件、編史修志等需要提供檔案服務；處理居民拆遷、農民安置、社會保障等問題，涉及國土資源管理政策依據和法律文書，也需要提供檔案服務。

以泰州市國土資源局檔案室為例，近幾年每年接待利用都在3000人次以上，提供檔案資料4800余卷(件、冊)。從查檔目的來看，內部工作查考約占50%，拆遷安置約占30%，失地農民保障約占10%，編史修志與學術研究約占2%，其他類(包括司法機關調檔、婚姻家庭矛盾、經濟糾紛等)約占8%。從查閱結果看，找到所需檔案資料的約占80%，找到相關檔案資料的約占10%，找到線索的約占8%，其他情況約占2%。從查檔的形式上看，以現場調閱為主，其它方式為輔，現場調閱約占93%，電話查詢約占5%，網絡查詢、信訪處理等約占2%。

2 國土資源檔案利用服務工作中存在的問題

國土資源檔案利用服務的主要法律依據是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》及《江蘇省檔案管理條例》、國土資源部《土地登記資料公開查詢辦法》等。這些法律、法規對國土資源檔案利用服務提出了原則性規定，但在國土資源檔案實際利用服務中，尚有一些具體問題難以把握。

2.1 保護與利用的矛盾

從某種意義上講，保證檔案安全的最好辦法就是把檔案封存起來，只在一定范圍內有限使用。但是，保管檔案的目的就是為了利用，因此保護與利用始終存在著矛盾。此外，網絡安全保護與利用的矛盾也較突出。目前，國土資源系統檔案室大多已將檔案數字化，為服務對象提供電子版本供其查閱。考慮到內部網絡及檔案的安全，檔案室一般不提供數據拷貝，只讓利用者通過摘抄的方式記錄相關內容，利用者往往覺得非常不便。

2.2 開放與控制的矛盾

參照《各級國家檔案館開放檔案辦法》，各級檔案的劃控都是針對滿30年的檔案開展的，檔案工作部門根據劃控確定檔案的提供利用范圍。在國土資源檔案實際利用中，大多數檔案未滿30年，按規定不得全部整卷公開，提供利用服務經常會遇到一些困難，開放與控制的矛盾顯得較為突出。如：利用者需要利用的是未滿30年的檔案，這些檔案盡管其內容應該可以公開，但都未到劃控時間，對于這些檔案是否提供普通利用，檔案工作人員往往覺得難以把握。從檔案內容上看，國土資源系統業務檔案中土地權利人、土地座落、用途及面積等信息應對社會公開，而其中的協議、土地出讓合同及權利人身份證明等資料只有土地權利人本人才能調閱和復制。

2.3 復制多與少的矛盾

《檔案法實施辦法》第二十二條對檔案利用的概念作了明確的表述：《檔案法》所稱的利用，是指對檔案的閱覽、復制和摘錄[2]。部分利用者為盡可能多地掌握情況，往往希望復制盡量多、甚至整卷的檔案。但是，在實際工作中，檔案室一般不同意為利用者復制太多的檔案，尤其對整卷地復制檔案控制較嚴，因為整卷復制檔案就等于“檔案搬家”。

2.4 維穩與維權的矛盾

這些年，企事業單位大批改制，勞力安置矛盾時有發生，當事人征地、供地、發證等一系列的相關全套檔案還沒到開放時間，如果提供利用可能使相關矛盾升級，給社會的穩定和政府的工作造成更大的壓力；但是如果不提供利用，當事人的合法權益難以得到保證。這些檔案如何提供利用、提供利用的范圍如何把握也是困擾國土資源檔案利用服務工作的難題。

3 進一步提高國土資源檔案利用服務水平的對策思考

3.1 進一步加強國土資源系統檔案資源管理與建設

提高檔案利用效果，需要豐富的檔案資源作保障。首先，要加強業務監督指導工作，從源頭上提高檔案的質量；其次，要加大檔案收集工作的力度，不斷豐富館藏；再次，加強系統內部檔案管理應用的相互協作，加快推進檔案信息共享，在國土資源系統內檔案室之間實現民生檔案信息數據庫共享，使得利用者所需檔案信息只要保存在其中某個檔案室，即可在首訪的檔案室查閱并可異地開具檔案證明，而無需往返奔波。

3.2 進一步規范國土資源檔案的利用工作程序

由相關職能部門牽頭，研究出臺檔案利用辦法，規范檔案利用程序，做到檔案服務有據可依、有章可循，促進矛盾協調解決，提高檔案利用服務整體水平。一要加快國土資源檔案信息化步伐，解決保護與利用的矛盾[3]。根據檔案的珍貴程度、利用頻率等情況，制訂合理的數字化推進方案，對土地登記發證檔案等利用頻率高、利用效果較好、涉及民生的檔案優先數字化；對已經數字化的檔案、利用頻率高的檔案，要盡量提供電子版本，以保護檔案原件；如確有必要使用的珍貴檔案，在提供利用時則采取佩戴手套等防護措施，要加強檔案流動中的保護工作；同時，做好檔案數據的備份工作，確保數據的安全。二要提前做好國土資源檔案劃控工作，解決開放與控制方面的矛盾。根據政務公開的要求，有很多文件一旦形成，就必須立即對外開放。在實際工作中，要解決開放與控制的矛盾，除了對滿30年的檔案正常劃控外，可以考慮增加10年、20年劃控。在每年整理檔案時，即進行第一次劃控工作；向檔案室移交檔案前，由相關處室進行二次劃控。三要盡快研究制定國土資源檔案具體利用辦法，解決復制多與少方面的矛盾。由檔案管理相關部門組織，對“利用過程中復制多與少”、“如何理解檔案搬家”等問題進行研究，制定相關具體規定，便于檔案工作人員在提供利用服務時執行把握。四要堅持以尊重事實為原則，解決維穩與維權的矛盾。在遇到維穩與維權的矛盾時，要堅持以事實為依據，法制為準繩，把握好提供利用服務的尺度[4]。

3.3 大力發展電子政務，進一步提高國土資源檔案利用服務的水平

一要正確處理保密與公開的問題，維護公民對政務信息的知情權。對在線接收進來的大量的電子文件，檔案部門應進行文件保密審核，審核后，將不涉密的、與社會各界聯系密切、具有利用價值的政策法規性文件及時在國土資源系統門戶網站予以公布，保證公民自由利用不涉密的全部已公開現行文件。

二要以引導和滿足社會公眾需求為導向，確定國土資源系統門戶網站檔案服務方向。對國土資源系統門戶網站各部分內容提供利用的頻率進行統計、分析，針對社會公眾需求熱點，對門戶網站內容、形式進行調整，增強服務功能。

[1]朱玉媛.檔案學基礎[M].武漢:武漢大學出版社,2008.

[2]全國人民代表大會.中華人民共和國檔案法[Z].2010.

[3]GJJ/T117-2007,電子文件歸檔與電子檔案管理規范[S].

[4]國土資源部.土地登記資料公開查詢辦法[Z].[2002]14號.