網絡時代下高校辦公自動化的運用與發展

陳婷

(福建師范大學協和學院，福建 福州 350108)

一、辦公自動化給高校辦公工作格局帶來的變化

辦公室是學校日常辦事機構，對內是綜合、協調、管理、服務的行政部門，對外是學校精神面貌的展示窗口，在工作中擔任著輔助決策、參謀助手、中樞紐帶等職能，是高校不可或缺的重要職能部門。辦公自動化的發展帶來信息科技現代化在辦公領域中的廣泛運用，對先前傳統的辦公方式和制度都帶來了極大的沖擊，逐步推行辦公室自動化，對規范工作制度、提高辦公室的工作效率和質量都有極大作用，使辦公室日常工作向科學化、程序化、標準化發展。

1.信息的收集和查詢

輔助領導做好參謀、決策是辦公室的重要工作職責之一，傳統辦公要求辦公人員經常讀書、看報，收集各類重大信息、素材，做好有關輔助決策信息的歸檔、處理，以便隨時查閱和輔助領導進行參謀，提供有效的決策方案。辦公自動化是一種高效率的人機系統，通過以計算機為核心的辦公設備進行處理，可以快速地對各類信息

二、辦公自動化在高校辦公中的具體運用

三、辦公自動化在高校辦公中的發展建設

傳統辦公格局向辦公自動化的發展勢在必行，是高校改革發展的必然趨勢。如何做好傳統辦公系統與辦公自動化系統的過渡，科學、合理地實現這一轉型是高校辦公發展建設的重要任務。

1.提高認識，完善各項辦公軟、硬件設備

隨著高校辦學規模的逐步擴大、高校辦公任務的日益增加，高校各級領導應充分認識到辦公自動化發展是高校改革的必然趨勢，推行辦公自動化是加強高校現代化管理的重要內容，應納入高校全局建設的整體規劃中。在實際工作運行中，應根據學生規模、機構設置等做好統籌規劃和分步實施，不斷完善各項辦公軟、硬件設備的采購，并定期落實好系統更新和后期維護，以“方便快捷、安全高效”為原則做好辦公自動化的推行。

2.深化意識，建立健全各項規章制度

信息化建設發展日新月異，更新換代頻繁。在辦公自動化的實際運行中，必須嚴格建立各項規章制度以保證辦公系統的高效、穩定運行。逐步建立辦公系統的安全性、信息的有效性、日常管理的規范性等方面的工作職責和使用制度，做到有章可循、獎罰分明。采用辦公自動化，可以將學校的常規工作、校務公開等通過網絡公示，使學校的管理工作規范化、透明化、民主化。同時，學校應根據辦公運行的實際變化情況與時俱進，做好調查研究并及時完善修訂，確保規章制度的有效性和可操作性。

3.強化培訓，提高辦公人員業務素質

辦公自動化是人機智能化系統工程，是通過網絡平臺和軟件運行來實現信息的傳遞和功能的轉化。有道是：再高級的系統設備也需要人工來操作運用，操作得當將有助于提高工作效率，操作不當則將給工作帶來不可彌補的損失。這樣精細、嚴格的工作狀態和復雜、高技術的辦公裝備，就要求辦公人員除了具備一定的思想政治素質和業務知識水平外，還需要具備現代化科學管理方面的知識以及熟悉辦公自動化發展所需的計算機知識、英語水平、辦公軟件操作、網絡平臺運用等技術。因此，為了更好地實現辦公自動化真正服務于工作、服務于人民，必須強化辦公人員的業務培訓、相關部門間的工作經驗交流等，提高辦公人員的業務素質，使之更好地適應現代辦公自動化的需求。

4.凈化環境，加強辦公網絡平臺監管

網絡平臺作為辦公自動化的一個重要功能，對辦公環境提出了嚴格的要求。隨著全社會計算機的普及和網絡的迅猛發展，現代校園網、互聯網、資源共享等平臺日益成熟，微博、QQ群、貼吧等信息發布渠道日益增多，雖然信息的暢通渠道可以方便學校了解校情民意、集思廣益，但同時也必須注意網絡環境的凈化，加強網絡平臺的監管，避免個別群體惡意制造不良輿論環境、網絡黑客入侵等危害辦公信息安全。

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