試論高職圖書(shū)館“5S”管理的構(gòu)建

江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院 王萬(wàn)平

管理是指通過(guò)計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等職能，整合和分配資源，以實(shí)現(xiàn)組織特定目標(biāo)的活動(dòng)和過(guò)程。對(duì)高職圖書(shū)館而言，管理工作應(yīng)當(dāng)是一個(gè)科學(xué)、民主的決策過(guò)程；是一個(gè)集思廣益，發(fā)揮眾人智慧和力量的過(guò)程；也是綜合館領(lǐng)導(dǎo)和館員的豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程。因此，它必須堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展的前進(jìn)方向，拓展思路，培育特色，以開(kāi)拓創(chuàng)新、求真務(wù)實(shí)的精神，通過(guò)引導(dǎo)、教育和溝通，以及館員的參與，使管理具有持久的活力。

隨著高職圖書(shū)館硬件、軟件的不斷完善，圖書(shū)館的內(nèi)涵要求、發(fā)展目標(biāo)、工作方法和行為方式方法也相繼發(fā)生了一些變化。諸如：計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在圖書(shū)館的廣泛應(yīng)用，從半開(kāi)架到全開(kāi)架，從小流通到大流通。這些變化無(wú)疑增加了現(xiàn)場(chǎng)工作的難度，它需要我們開(kāi)展“5S”管理活動(dòng)來(lái)改善圖書(shū)館現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境的質(zhì)量。

一、什么是5S管理

5S是整理(SEIRI)、整頓(SEITCN)、清掃(SEISO)、清潔(SETKTSO)、素養(yǎng)(SHTSUKE)，這5個(gè)詞的縮寫(xiě)。因?yàn)檫@5個(gè)詞的日語(yǔ)中羅馬拼音的第一個(gè)字母是“S”，所以簡(jiǎn)稱(chēng)為“5S”。開(kāi)展以整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)為內(nèi)容的活動(dòng)稱(chēng)為“5S”管理。它起源于日本，并在日本企業(yè)中廣泛流行，其活動(dòng)的對(duì)象是現(xiàn)場(chǎng)的“環(huán)境”，并對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境進(jìn)行綜合考慮以及制定出切實(shí)可行的計(jì)劃與措施，從而達(dá)到規(guī)范化管理，其最終目的是提升人的品質(zhì)，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。

二、5S管理與其他管理活動(dòng)的關(guān)系

首先，5S是全面生產(chǎn)管理的前提（現(xiàn)在設(shè)備維修制度，以下簡(jiǎn)稱(chēng)為T(mén)PM），它邁開(kāi)了全面品質(zhì)管理的第一步（全面質(zhì)量管理以下簡(jiǎn)稱(chēng)TQM），有效的推行國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)組織的ISO9000文件的貫徹執(zhí)行。其次，5S管理能夠營(yíng)造一種人人參與，事事遵守標(biāo)準(zhǔn)的良好氛圍，并強(qiáng)化了員工對(duì)組織的認(rèn)同感，有了這種氛圍，則有利于調(diào)動(dòng)員工的積極性，從而把整個(gè)組織聚合起來(lái)形成強(qiáng)大的推動(dòng)力。第三，實(shí)施ISO、TQM、TPM等活動(dòng)的效果是隱蔽的，長(zhǎng)期的，一時(shí)半會(huì)難以看到顯著的效果，而5S管理活動(dòng)的效果是初見(jiàn)成效、立竿見(jiàn)影，發(fā)揮了它不可替代的作用。第四，5S管理是現(xiàn)場(chǎng)管理的基礎(chǔ)，現(xiàn)場(chǎng)如何則體現(xiàn)出管理者對(duì)現(xiàn)場(chǎng)認(rèn)識(shí)的高低，這種差別制約著ISO、TPM、TQM活動(dòng)能否順利有效地推行。因此，通過(guò)5S的管理活動(dòng)，從現(xiàn)場(chǎng)管理著手，提升組織形象，則能起到以點(diǎn)帶面的輻射作用。

三、高職圖書(shū)館“5S”現(xiàn)場(chǎng)管理

高職圖書(shū)館的“5S”管理活動(dòng)，是以人為對(duì)象的管理與服務(wù)，它的理想境界絕不是約束和規(guī)范，也不是簡(jiǎn)單的控制和干預(yù)，而是通過(guò)整理、整頓、清掃、清潔提高館員素質(zhì)，塑造圖書(shū)館形象并以一種內(nèi)在的精神感染每一位讀者。這就需要遵循下列原則：首先，自我管理的原則，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮館員與相關(guān)人員自己動(dòng)手創(chuàng)造一個(gè)整潔、優(yōu)美、有序、安全的工作環(huán)境，使大家在改造客觀世界的同時(shí)也改造自己的主觀世界，形成“美”的意識(shí)，養(yǎng)成自覺(jué)遵守規(guī)章制度，和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。其次“上通人和，下達(dá)徽物”的原則。“人和”就是圖書(shū)館的各項(xiàng)活動(dòng)處于一種和諧狀態(tài)，對(duì)外體現(xiàn)出團(tuán)隊(duì)的力量，內(nèi)部管理能消弭隱患和紛爭(zhēng)；“徽物”就是“細(xì)節(jié)”等。只有“上通人和”才能營(yíng)造蓬勃向上，和諧發(fā)展的局面；只有“下達(dá)徽物”才能注重細(xì)節(jié)，確保執(zhí)行到位。第三，“5S”管理起來(lái)，比較容易，在短時(shí)間內(nèi)取得明顯效果，但要持之以恒，堅(jiān)持不斷優(yōu)化則不太容易，這就需要采取相應(yīng)的措施，建立長(zhǎng)抓不懈的完備機(jī)制和有效的推進(jìn)措施，通過(guò)引導(dǎo)，教育和溝通，以及相應(yīng)的考核、獎(jiǎng)懲制度，使“5S”活動(dòng)具有持久的原動(dòng)力。

（1）改變作風(fēng)，始于整理

整理關(guān)于圖書(shū)館的形象和效率，它應(yīng)側(cè)重于規(guī)范服務(wù)形象，提升保障水平，提高管理績(jī)效。堅(jiān)決做好這一步，是樹(shù)立好作風(fēng)的開(kāi)始。因此，管理必須體現(xiàn)以人為主體的理念，著重于激勵(lì)館員的自覺(jué)性，使館員與圖書(shū)館之間建立一種責(zé)任感，當(dāng)圖書(shū)館與館員的責(zé)任感建立起來(lái)以后，他們就有了共同的目標(biāo)，就會(huì)專(zhuān)注自己的職責(zé)，關(guān)心每一個(gè)細(xì)節(jié)，實(shí)事求是的解決所遇到的問(wèn)題。

筆者所在的圖書(shū)館是與新校區(qū)同步建設(shè)并于2006年交付使用的，館內(nèi)設(shè)有四個(gè)書(shū)庫(kù)，報(bào)刊閱室，期刊閱覽室等多個(gè)服務(wù)窗口，并配有大小兩個(gè)報(bào)告廳，以及1800個(gè)閱覽座位。目前館內(nèi)藏書(shū)近90萬(wàn)冊(cè)，其中紙質(zhì)圖書(shū)65萬(wàn)冊(cè)，電子圖書(shū)25萬(wàn)冊(cè)，各類(lèi)期刊1000余種，圖書(shū)館網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)量27T，是一個(gè)綜合性圖書(shū)館。

隨著學(xué)院的發(fā)展和評(píng)估的要求，近5年內(nèi)又相繼購(gòu)進(jìn)30萬(wàn)冊(cè)圖書(shū)，這樣一來(lái)使本來(lái)寬敞的集藏閱一體的書(shū)庫(kù)“捉襟見(jiàn)肘”，也使新書(shū)上架變的困難，形成同一類(lèi)書(shū)放置兩個(gè)書(shū)庫(kù)，既不便讀者查詢(xún)，也給整理工作帶來(lái)了難度。

針對(duì)這些問(wèn)題館領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過(guò)調(diào)研和磋商并在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的支持下，新購(gòu)300個(gè)新書(shū)架，于今年暑假實(shí)施布局調(diào)整，搬遷整合圖書(shū)45萬(wàn)余冊(cè)，整合了部分辦公場(chǎng)地，新增加了一個(gè)文藝書(shū)庫(kù)，開(kāi)辟了新書(shū)閱覽室，目前的館藏布局趨于完善，消除了圖書(shū)混放的的尷尬局面。通過(guò)整理后的圖書(shū)館采取了全開(kāi)架，大流通，大門(mén)禁，借閱藏三位一體的管理方法，實(shí)現(xiàn)了“書(shū)在人旁，人在書(shū)中”的閱讀景觀。

（2）兩者結(jié)合，提高效率

圖書(shū)館在整頓中雖然不能要求每一項(xiàng)工作做的盡善盡美，但應(yīng)把需要的人，事，物加以定量，定位并通過(guò)進(jìn)一步的整理，能夠有效的規(guī)章制度和簡(jiǎn)捷的流程下完成借還工作。

這就需要注意吸收館員在長(zhǎng)期實(shí)踐中形成的工作經(jīng)驗(yàn)，注意發(fā)現(xiàn)和升華館員在工作中創(chuàng)新的閃光點(diǎn)，不斷充實(shí)管理中的整頓內(nèi)容，使整頓的內(nèi)涵反映在圖書(shū)館的發(fā)展方向與館員的根本利益結(jié)合上，同時(shí)還要通過(guò)反復(fù)的宣傳教育和思想政治工作以形成共識(shí)，才能使整頓活動(dòng)變?yōu)槿w館員的自覺(jué)行動(dòng)。

在整頓中關(guān)注館員的需求，這就是“人”的需求，他是柔性的。也就是說(shuō)，讓館員參與會(huì)變得更加溫馨，這種柔性使內(nèi)部的整頓更加靈活。要相信館員，在相信館員的基礎(chǔ)上，思考如何培養(yǎng)館員，并不斷提升他們的工作能力。也只有相信館員才能客觀地對(duì)待館員工作中出現(xiàn)的困惑、問(wèn)題，并指導(dǎo)他們?nèi)シ治龈恼！秾O子兵法》始計(jì)篇中說(shuō)：“將者，智，信，仁，勇，嚴(yán)也。”為將者率兵打仗足智多謀，固然重要，但更需要賞罰有信。信任是軍隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力的基礎(chǔ)；同時(shí)要愛(ài)撫士卒，以仁愛(ài)之心才能獲得部下的愛(ài)戴，這就是“仁”。因此，在整頓活動(dòng)中強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)精神，其基礎(chǔ)就是相互信任，相得益彰。

（3）形成互動(dòng)，優(yōu)化環(huán)境

創(chuàng)建一個(gè)整潔，舒暢的閱讀環(huán)境，給讀者提供一個(gè)溫馨怡人的學(xué)習(xí)環(huán)境，乃是每一位館員應(yīng)盡的職責(zé)，每開(kāi)館前。把工作場(chǎng)所打掃干凈，檢查網(wǎng)絡(luò)是否正常，看似小事，卻能體現(xiàn)館員的職業(yè)素質(zhì)。試想一下，當(dāng)讀者來(lái)到圖書(shū)館，看到地下凌亂的垃圾，桌上薄薄的灰塵，又怎能心情愉悅，安心閱讀呢？因此，每天開(kāi)館前做好清潔打掃工作是我們的“必修科目”，并做到責(zé)任化，制度化以及相應(yīng)的目視標(biāo)準(zhǔn)，以確保公共場(chǎng)所的安全衛(wèi)生。

圖書(shū)館開(kāi)放時(shí)間長(zhǎng)，讀者流量大，要保持整潔，僅僅依靠官員是難以維持的。那么怎樣才能保持整潔，寧?kù)o的環(huán)境使讀者流年忘返呢？我們以《文明公約》的方式，倡議大家自覺(jué)維護(hù)公共場(chǎng)所的秩序，做一個(gè)文明的大學(xué)生，諸如：請(qǐng)保持整潔，不亂丟廢棄物品；請(qǐng)勿大聲喧嘩，保持室內(nèi)安靜；公共場(chǎng)所請(qǐng)衣著得體，講究禮儀……。以增進(jìn)師生互相關(guān)愛(ài)，提升文明行為，這種正面鼓勵(lì)，溫馨提示，文明倡導(dǎo)的公約形態(tài)，有助于增進(jìn)共識(shí)，提升凝聚力。

（4）重在修為，莫患得失

圖書(shū)館5S管理活動(dòng)的核心是努力提高館員的素養(yǎng)，養(yǎng)成嚴(yán)格遵守規(guī)章制度的習(xí)慣和作風(fēng)，在館內(nèi)對(duì)館員的評(píng)價(jià)并不局限于館員的技術(shù)和技能水平，而是評(píng)價(jià)館員的綜合素質(zhì)，包括工作態(tài)度，遵守紀(jì)律情況。完成任務(wù)情況，服務(wù)和效率，人際關(guān)系合作等。這種專(zhuān)業(yè)技能之外的能力是館員綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，在推行“5S”活動(dòng)中都很重要，但最重要的可以說(shuō)是“習(xí)慣”。“5S”活動(dòng)實(shí)際上是日常習(xí)慣的事，要靠親身去體會(huì)實(shí)行，由內(nèi)心得到認(rèn)同。因?yàn)樽约旱氖韬觯矔?huì)給讀者帶來(lái)了不便或遺憾。所以要養(yǎng)成良好的習(xí)慣，不僅要保持工作場(chǎng)所的整潔，而且要注重儀表整潔，舉止得體，更重要的注意精神上的“清潔”，待人要講禮貌，真誠(chéng)的目光，和諧的微笑都會(huì)使讀者產(chǎn)生親和力。

正如人們所說(shuō)；“贈(zèng)人玫瑰手有余香”。

在圖書(shū)館有一些約定俗成的規(guī)則，我們只能遵守，但并不是每個(gè)遵守規(guī)則的人都會(huì)得到好評(píng)。當(dāng)工作軌跡完全依賴(lài)于慣性的驅(qū)動(dòng)，是否覺(jué)得力不從心，疲憊不堪？面對(duì)一個(gè)不能由自己決定的客觀環(huán)境時(shí)，有兩種態(tài)度可選擇。一是心平氣和接受它，二是從心里排斥這個(gè)不能改變的事實(shí)，為它煩躁，嘆息。這種態(tài)度是心灰意冷、不思進(jìn)取。其實(shí)，很多問(wèn)題不在于他人而在自己，視角的不同，感覺(jué)的不同，其實(shí)背后是性格和素養(yǎng)的不同。如若把事情看得淡一些，不爭(zhēng)名奪利，能為則為之，不能為則棄之，順其自然，就能坦然處之，寬心以養(yǎng)身。“不管風(fēng)吹浪打，勝似閑庭信步”。

作為館員在工作中需要技巧智慧，但不能缺少的是原則和信念。不僅要做到“崇文而不尚空談，包容而不懼競(jìng)爭(zhēng)。內(nèi)斂而不失大氣”，才能在工作中富有熱情，注重溝通和團(tuán)結(jié)，在實(shí)踐中尋求內(nèi)心的快樂(lè)和價(jià)值觀的平衡，并且能抵御各種負(fù)面影響，一次又一次地反復(fù)調(diào)整和控制自己。

四、結(jié)束語(yǔ)

高職圖書(shū)館開(kāi)展“5s”管理活動(dòng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，但要堅(jiān)持下去，持之以恒，不斷優(yōu)化就需要圖書(shū)館與館員之間，館員與讀者之間形成一種信任，合作，協(xié)調(diào)，互動(dòng)的氛圍，通過(guò)團(tuán)隊(duì)的凝聚力，更好的融合全體館員的行為，并把規(guī)章制度落實(shí)到每個(gè)環(huán)節(jié)之中，促使館員內(nèi)在的自我要求與外在客觀要求兩方面的相互作用，以形成良好的工作習(xí)慣。于細(xì)微處著手，改善現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量和館員的思維方式，不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，使讀者在整潔，寧?kù)o的“港灣”中尋覓到前人的精彩與廣博，找到自我的充實(shí)與自信……，從而駕馭生命的帆船，奔想廣闊的海洋……。

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