海峽西岸經濟區干部人事檔案信息化建設探討

吳建議

（泉州師范學院人事處，福建泉州，362000）

國家檔案局明確了檔案信息化建設的目標和主要任務，而干部人事檔案信息化是檔案信息化建設的重要組成部分。隨著計算機技術的廣泛應用，改變傳統的干部人事檔案管理模式，運用現代化的管理手段管理干部人事檔案，采用干部人事檔案管理信息系統，把干部人事檔案管理推向數字化、標準化、規范化，是檔案信息化建設的迫切要求。因此，我們要在國家檔案局統一領導下，結合海峽西岸經濟與社會發展對人才基本情況、基本信息的需要，抓住機遇，努力使干部人事檔案信息化建設同本地區經濟同步發展，最大限度地滿足廣大海峽西岸經濟區建設者對干部人事檔案信息的利用需求。

一、干部人事檔案信息化建設的必要性

在《國務院關于支持福建省加快建設海峽西岸經濟區的若干意見》的出臺、國家檔案局下發的《關于支持海峽西岸經濟區檔案事業發展的批復》的大背景下，海峽西岸經濟建設和社會發展對干部人事檔案的需求已成為干部人事檔案工作必須改革發展的根本原因。加快建設海峽西岸經濟區，人才是關鍵，包括各類高端技術人才。而干部人事檔案管理部門是各類人才信息的密集地，是一座豐富的人才信息寶庫。因此，探索便利、安全、高效的干部人事檔案信息化管理模式，管理好、利用好干部人事檔案信息，正是干部人事檔案工作必須適應經濟建設和社會發展的必然。

從廣義方面看，海峽西岸經濟區社會經濟進程的加快，對干部人事檔案信息需求量、時效性的要求也日益提高。因此，干部人事檔案信息化建設作為順應經濟時代發展的新舉措，能更好地為經濟區社會發展服務，滿足經濟區建設者需求，這也是干部人事檔案工作的目的。同時，信息技術的應用已成為經濟區干部人事檔案信息化建設戰略需求，是推行海峽西岸經濟區社會電子政務對干部人事檔案工作提出的迫切要求及自身工作發展的需要。

從狹義方面看，干部人事檔案信息電子化，不同于傳統實體管理。其一，節省手工收集、整理等工作量，而且只需一次錄入，就能反復利用。其二，對檔案信息資源可直接進行分類、分析、提取、加工，減少檔案實體材料的二次加工時間，提高干部人事檔案信息的時效性，同時可改變傳統管理效率低、費時又費力的工作狀況。其三，避免干部人事檔案紙質載體多次利用、反復折裝對原始檔案材料的磨損，從而延長檔案壽命。其四，數字化檔案信息的網絡檢索、傳遞更加快捷，可以直接網絡查詢所需各類人才基本信息，形成各類分析統計圖，如性別構成、年齡結構、學歷層次等圖表，形象、直觀、全面反映干部的基本情況，有利于聘用制人事管理模式下人才選拔與任用總體規劃科學合理決策。其五，相對紙質檔案檢索更加便捷，而且一份信息可供多個用戶同時訪問，隨時查詢傳遞，滿足用戶對干部人事檔案信息資源的不同需求。其六，干部人員的工作表現、考核、獎懲、科研成果、繼續教育等新信息能夠以數據形式及時更新，不斷充實干部人事信息庫。

因此，加強干部人事檔案信息化建設勢在必行。由傳統的檔案實體管理轉向信息化檔案管理，形成以電子文檔為主要形式與載體的信息化管理模式，是適應福建省加快建設海峽西岸經濟區時代發展的需要，也是干部人事檔案自身發展的要求。也只有這樣，海峽西岸經濟區干部人事檔案管理工作才能與福建省加快建設海峽西岸經濟區步調相適應，才能及時、準確、高效地為福建省加快建設海峽西岸經濟區管好、用好干部人事檔案信息資源。

二、干部人事檔案信息化建設應遵循的原則

其一，電子干部人事檔案與紙質載體檔案同時并存的原則。信息社會的發展，信息化、網絡化已普及到社會、生活的每一個角落，干部人事檔案信息資源是其中最基礎的一部份，其載體也日益多樣化，既有傳統的紙質載體檔案，也有電子載體檔案。由于電子檔案信息的可塑性影響了檔案原始記錄的法律憑證性，保存紙質載體檔案以避免電子檔案信息的不安全性、不穩定性以及不易認證性。因此，在加強干部人事檔案信息化建設的同時，必須保存好、保管好紙質載體檔案。

其二，干部人事檔案管理軟件的研制開發，應遵循“規范、實用、先進”的原則。建立信息網絡化干部人事檔案管理系統軟件，首先要適應當前海峽西岸經濟區干部人事檔案管理工作，兼顧現代化技術發展需要，即堅持適應性又兼顧先進性、前瞻性。還必須符合國家有關檔案工作和計算機信息系統管理的法律法規和業務技術標準，提高系統質量，完善軟件功能［1］。

其三，干部人事檔案網絡信息安全保障的原則。由于電子檔案易改動，易掉失，易泄密，還會出現計算機病毒，甚至遭受黑客的惡意攻擊。因此，加強安全防范意識，首先要建立干部人事檔案信息安全保障體系。其次要完善干部人事檔案信息安全管理體制，防止失密、泄密，確保干部人事檔案信息和系統安全。

三、干部人事檔案信息化建設的內容

干部人事檔案信息化建設就是要以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以檔案信息資源開發利用為目標。在干部人事檔案管理活動中采用現代信息技術，對干部人事檔案信息資源進行管理、接收、傳遞、提供利用一體化①福建省檔案局監督指導處.檔案信息化建設工作常用文件（一）［M］.68，61.。干部人事檔案電子信息具有動態性，更新頻繁，把收集到的文字、圖像、音頻、視頻等不同載體進行分類合成加工、數字化儲存，然后通過網絡聯接實現資源共享，不受時間空間限制快速傳遞交流。實現干部人事檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化。

（一）基礎設施建設

基礎設施建設包含軟件設施建設和硬件設施建設。即增加電腦；設置防火、防盜自動監控系統；購買或開發研制計算機管理軟件，實行現代化管理，運用計算機管理干部人事檔案；建立干部人事檔案信息檢索系統；建立干部人事檔案數據庫，是開發利用干部人事檔案信息資源和信息技術應用的基礎，核心是建設一定范圍的局域網。從而逐步推進干部人事檔案信息資源網的鏈接，建立綜合信息網絡，實現干部人事檔案信息網絡化。

（二）信息資源建設

干部人事檔案信息資源是海峽西岸經濟和社會發展的戰略資源。開發利用干部人事檔案信息資源是提高經濟效益，更好地為經濟建設服務的需要，它的開發利用是干部人事檔案信息化建設取得實效的體現。因此，我們應充分運用計算機技術加強干部人事檔案數據庫建設，把各類型干部人事檔案數字化，建立海峽西岸區域性干部人事檔案全文數據庫；合理整合資源，豐富網站內容，為干部人事檔案信息交換、信息資源共享創造條件；便利用戶網上查閱和利用服務，提高干部人事檔案信息網絡化的綜合能力。

（三）管理系統建設

長期以來，各干部人事檔案管理部門信息化建設走的是根據自己的資金投入及技術條件進行硬件設備選擇，開發研制出的管理軟件標準化水平低，不規范。為了促進干部人事檔案管理系統科學化、規范化，達到干部人事檔案信息共享，我們應該開發應用統一的干部人事檔案信息管理系統和標準規范的軟件，建立干部人事檔案局域網。利用先進的電子信息技術，包括數據庫技術、網絡技術等，構建干部人事檔案信息系統；經網絡聯通，把各層各級局域網聯結起來，建立網站，形成優質、高效的干部人事檔案網絡系統；進一步改進、完善信息管理軟件標準化，讓干部人事檔案信息資源開發利用和信息化建設有強硬的技術保障。

（四）標準規范建設

中央組織部制定和頒發了全國組織干部人事管理信息系統《信息結構體系》，具有較高的標準化、規范化和總攬全局的權威性［1］。在網絡環境下，推進海峽西岸經濟區干部人事檔案信息化建設，必須貫徹執行中央組織部推行的《信息結構體系》各種標準，統一規范干部人事檔案管理系統，建立干部人事檔案信息化標準實施機制。有效確保干部人事檔案信息化有序健康發展，實現干部人事檔案信息化運行規則，就象“高速公路上交通規則”一樣嚴密、規范。讓干部人事檔案信息在共享與網絡運行中有統一的標準和規范遵循，能夠及時、準確、有效地為福建省加快海峽西岸經濟區建設提供干部人事檔案信息數據。

（五）安全體系建設

干部人事檔案運用信息技術管理后，一方面給利用提供了高效快捷的服務，另一方面給管理帶來了安全隱患。這是因為計算機對電子檔案有著可重寫性，可隨意增補、刪改，不留痕跡，使得檔案信息的真實性受到影響，甚至會造成干部人事檔案信息的泄密。因此，做好干部人事檔案的信息安全保密工作，是檔案信息化管理不可缺少的工作前提。采取有效措施進行干部人事檔案數字化資源的安全管理和維護，制定一系列相關政策法規，出臺相關法律舉證條款，既要嚴格執行國家及福建省頒布的有關信息安全的法律法規，還必須健全干部人事檔案信息安全保障體系和信息安全標準。實現干部人事檔案信息安全法律法規對干部人事檔案信息資源安全的保障，充分發揮干部人事檔案信息資源基本價值，更好地體現出干部人事檔案法律憑證作用。

首先，建立系統訪問控制，防止越權操作，實現嚴格的權限控制。設置病毒防護、防火墻、安全備份等一系列安全措施，確保干部人事檔案信息資源的安全以及系統的正常運行。

其次，嚴格利用人身份認證識別。在利用終端設計嚴格、合理的身份確認、準入密碼等系統程序，既保證識別功能準確無誤，又能給利用人于方便、快速達到干部人事檔案信息利用要求。

再次，嚴格信息內容的復制、打印、下載。在系統中設置申請功能，使未取得許可的同時系統自動生成限制利用終端的復制、打印、下載功能。

最后，嚴格限制信息內容的利用范圍。在干部人事檔案信息的提供利用上，為了能夠區別不同利用對象、不同利用目的、不同利用要求，提供不同利用范圍、不同信息內容的干部人事檔案信息，就要在系統中設置屏蔽、隔離等功能，實現干部人事檔案信息內容利用范圍的限制。

四、干部人事檔案信息化建設的措施

做好干部人事檔案的信息化建設是完成檔案資源有效整合的科學手段，就是要建立好完整的干部人事檔案數據庫［2］。

第一，在收集、整理、保管好實體檔案的前提下，開發運用專業的干部人事信息系統管理軟件，具備數據管理、整理編目、檢索查詢、安全保密、系統維護等基本功能。借用計算機、掃描儀等現代技術設備，編輯干部人事各種信息資料，嚴格甄別、整理。通過文本錄入、圖像錄入，把每位干部個人紙質檔案運用現代數字技術轉化成數字化形式。并把這些檔案的數字化信息全部導入檔案信息數據庫，建立電子干部人事檔案，構建人才信息數據庫。再由干部人事檔案管理系統提供各用人單位查詢利用，實現干部人事檔案的電子化、干部人事信息的數據歸檔、信息查詢統計等信息化管理功能。

第二，在完成干部人事檔案信息數據庫的基礎上，建立每位干部個人檔案信息平臺。設置信息檢索條件，以干部個人姓名為條目，包含如姓名、崗位、身份證號、照片等信息。建立干部人事檔案目錄數據庫，利用已整理的干部人事檔案目錄作為鏈接條目，方便人們快速查找。

第三，突出干部個人特色，豐富干部個人信息。及時跟蹤干部人事基本情況變化，隨時進行修改維護，增加個人的考核、獎懲、繼續教育、科研成果等數據變更，確保干部人事檔案信息的時效性、真實性、準確性，實現干部人事檔案動態管理和補充。

綜上所述，檔案信息化建設工作正處于起步階段，最終實現，需耗費大量的財力和精力。因而必須大力宣傳檔案信息化建設的必要性，引起社會各界重視。加大檔案管理的資金投入，添置計算機、打印機、掃描儀等必要且適用的設備，開發系統管理軟件，實現海峽西岸經濟區干部人事檔案管理工作信息化，為福建省加快建設海峽西岸經濟區服務。

［1］朱廣會.對數字化干部人事檔案的管理［J］.黑龍江科技信息，2011（19）：119.

［2］楊付彬.人事檔案管理利用及信息化建設小議［J］.人力資源管理，2011（3）：88-89.