酒店業采購成本控制與管理

王 晶

(內蒙古化工職業學院 管理工程系，內蒙古 呼和浩特 010070)

一、采購成本控制已成為酒店業經營管理的重要內容

現代成本控制戰略將企業的內部條件、優勢和弱點與外部環境、機會和威脅聯系起來，將成本與競爭聯系起來。如何獲得競爭優勢，成為酒店業成本控制的重點內容之一。不少酒店管理者紛紛將目光轉向成本控制，制訂出各種不同的競爭戰略，應對來自市場經濟環境下國際競爭國內化、國內競爭國際化的機遇與挑戰。

酒店物資采購是酒店物資從供應到組織的內部管理過程，是酒店企業成本控制的一個重要環節，在酒店經營管理中處于中心的地位。任何一個酒店企業，其生產經營所需的投入都離不開物資采購。對酒店業來講，食品的原材料，客房的消耗品等在酒店銷售收入中占據了很大的比例。在企業經營和生產管理中采購管理是一個非常重要的問題。因此，通過采購管理降低酒店物資采購成本是酒店企業增加利潤的極具潛力的方向。

采購成本控制作為一個旅游酒店財務管理工作的重要組成部分，是酒店財務管理工作中的重中之重。加強旅游酒店采購成本控制必然能帶來經濟效益的提升，會對酒店有效提高服務效率，降低管理和運營成本，產生積極的影響，從而為提高酒店競爭力，創造利潤最大化奠定堅實的基礎。

二、目前的問題與改進的原則

酒店業在成本控制中存在的不足主要表現為:第一，財務管理在成本控制中的地位不突出，機構設置不合理。目前，大多數酒店不設財務總監，有的雖然設了財務總監，卻不屬于酒店的領導班子成員，只是作為部門經理，這樣不利于財務總監(或財務經理)在成本控制中直接協調各部門的關系，無法有效地控制各部門支出。另外，酒店不專門設采購部或采購部不歸財務總監(或財務部)管理，財務總監(或財務部)就無法及時了解和掌握市場行情并迅速做出反應，這樣根本起不到控制和監督的作用。第二，缺乏完善、嚴謹的成本控制體系。從“部門申請—采購—入庫—掛賬—付款—部門領料—使用”整個過程來看，很多酒店都缺乏一套嚴密的成本控制體系，中間環節往往存在一定的漏洞，例如酒店日常工程維修用料，對其缺乏監督和控制，用多少料、用什么料完全由維修人員說了算。第三，沒有制定科學、合理、完整、細化的成本預算。成本管理粗放，很多酒店幾乎不制定成本預算指標，也不下達消耗定額，或者制定的成本預算指標很籠統，不科學合理，沒有針對具體項目層層細分。比如沒有制定采購成本預算、餐飲成本預算、現金收支預算、餐飲成本率、每間客房消耗定額、各部門的物料消耗定額等，更不用說編制現金流量預算表和利潤預算表了。第四，設備陳舊老化，能源消耗大。有相當一部分酒店設備非常落后，能源利用率很低，有的設備已經超過使用年限，經常會發生故障，且能源消耗大、設備維修費高。

因此，酒店業提高采購成本控制能力，要堅持以下原則:

1.經濟效益原則。經濟效益原則要求成本控制能起到降低成本、糾正偏差的作用，具有實用性。經濟效益原則要求貫徹重要性原則對正常成本費用支出可以從簡控制，把注意力集中于重要事項，對成本細微尾數、數額很小的費用和無關大局的事項可以從略，使得成本控制系統具有靈活性。提高經濟效益不是依靠降低成本的絕對數，更重要的是實現相對的節約，以較少的消耗獲得更多的效益，取得最佳經濟效益。

2.因地制宜原則。旅游酒店要根據自身發展的特點對本酒店的采購成本控制系統進行量身定做，使得酒店的采購成本控制系統適合本企業、部門、崗位和成本項目的實際情況，不可全部照搬別人的做法。

3.全員介入原則。旅游酒店采購成本控制是全體職工的共同任務，只有通過酒店全體總動員才能完成。成本控制要求酒店員工具有成本愿望和成本意識，認識成本控制的重要意義，養成節約成本的習慣，關心成本控制的結果;能夠理解成本控制不是個人活動，而是一項團體共同的努力過程，只有全員介入才能達到改進工作，降低成本的目的。

三、提高酒店采購成本控制效率的對策

1.注重組織保障。旅游酒店企業經營的目的總是以降低成本，提高利潤為出發點的。而降低成本的重要手段便是實行酒店物資采購成本控制。酒店物資采購成本控制工作涉及到酒店企業經營管理的各個方面，它維系著酒店的正常運轉。但在市場經濟的今天，由于受社會風氣的影響，回扣風盛行，進貨渠道的放開，給酒店企業對采購的管理帶來了多種困難。許多酒店就是由于對采購部門管理不當甚至是失控，進貨質次價高，即既增加了成本有時還影響了質量，致使酒店在競爭中失利。因此，如果沒有組織機制上的保障，就很難確保酒店采購成本控制工作落到實處[1]。而加強酒店物資采購的組織保障就顯得十分必要了?？梢猿闪ｉT酒店采購成本控制領導小組，由總經理任組長、采購部門經理任副組長、酒店各相關職能部門經理任組員，并且要建立分工負責制，經常召開協調會議，嚴格落實工作進度，并以“統一領導、統一籌劃、統一行動、統一步調”為主旨，發動員工獻計獻策，多方聽取意見和建議，使酒店采購成本控制的意識貫穿到酒店所有經營和管理活動之中。

2.構建采購流程。根據供應鏈管理的原則，構建酒店采購流程、建立酒店采購管理信息系統，使酒店采購控制工作規范化、制度化。首先，要根據酒店需要制定用料計劃，依據市場可接受價格和預期的利潤率計算每個年度的模擬采購成本，盡量減少因臨時需求而出現的額外采購;第二，加強對采購人員的選擇、培養、教育，嚴格采購紀律，控制采購權，加強采購管理，避免出現因人為原因而造成的采購成本的增加。第三，控制庫存、精選品種，根據酒店每一種用料的使用頻率規定優化原則，精選采購品種，規定合理的采購量，保持合理的庫存量和存儲期，這樣保證食品等材料在保質期內得到充分的利用，不至造成浪費，以減少庫存成本。采購工作流程按供應鏈管理原則構建以后，一般情況下，酒店企業的采購成本可以下降八到十個百分點。實行酒店采購成本控制可以有效地控制以往在酒店采購工作中存在的各種不良行為，從而使酒店采購成本得到有效控制。

3.開設網絡采購。隨著網絡的發展，網絡的聯系功能日益顯示出它的強大優勢。為了開拓客源，吸引通過網絡訂房的商務客人，近年來一批富有管理創新意識的酒店在互聯網上開設了酒店網頁或網站。這樣一方面可以通過網絡實現網上訂房，增加酒店的營業額;另一方面還可以通過網絡進行酒店的形象宣傳;此外還可以通過網絡公布酒店企業的采購計劃，尋找更具實力和優勢的供應商。

酒店業網絡采購將成為酒店企業未來發展的趨勢。從事酒店服務的安達信公司根據對全球300家酒店進行了專題調研，提出未來酒店管理公司采用庫存管理軟件來尋求實時、在線的網絡采購解決方案，已成為酒店業經營管理的重要手段。因此，酒店企業應順勢而為，改進訂單式采購的經營模式，增加對酒店網頁和網站的資金投入，逐步實現從銷售到采購的一體化供應鏈在線管理。這樣可以最大限度地降低庫存物流，按需供應;此外，重建銷售采購模式，逐步實現即時在線的酒店網絡銷售、采購，向科技要效率，從市場爭效益。

4.適當引入外援。酒店采購相對于大規模采購來說品種多、規格小、數量少，造成單體酒店不能實現大規模采購，從而很難實現采購成本的有效控制。借助一些外援的力量酒店可以實現采購成本的有效控制。

第一，實現采購外包。酒店業的外包可定義為:酒店企業有效的整合、利用其外部的專業化資源并與其達成戰略聯盟關系，進而達到增強酒店對環境的應變能力、提高效率、降低成本和風險、充分發揮自身核心競爭實力的一種戰略管理模式[2]。酒店企業的采購業務外包逐漸成為酒店企業借助外部資源，提高自身競爭力的經營管理模式。酒店企業可以通過競爭的方式選擇具有實力的采購外包企業，經銷商為了獲得酒店的外包業務，往往一次性支付給酒店集團一定資金來購買的外包權。這樣酒店一方面減少了采購管理成本，節省了人力，同時酒店還無償獲得了出售采購權的資金。一般實力雄厚的采購商往往同時擁有多家酒店的采購權，這樣的采購商就實現了采購的集團購買力，從而實現了酒店采購成本的有效控制。

第二，建立采購聯盟。與有實力的酒店集團企業建立酒店聯盟關系可以借力其集團采購的優勢。一般酒店集團都具有采購質量可靠、采購渠道穩定和采購標準上規模等優勢，如，廣州東方驛站酒店管理有限公司的經營管理模式實行品牌、銷售、采購、質量、規范“五類標準統一”[3]。選擇和這樣的酒店集團建立穩固的采購聯盟關系，或者可以和其他加盟酒店共享資源，從全方面降低采購、庫存和運輸的成本，從而將酒店企業的經營風險降低。

第三，建立物流中心。實際上酒店物流中心承擔著供應鏈中分銷商的角色，它可以協調酒店集團內部或其它酒店之間的需求，形成合作統一的物流管理系統。建立酒店物流中心，酒店企業可以從多方面受益:一方面是將酒店自身對源材料需求和其它酒店的采購需求整合在一起，借助集團采購的規模優勢可以降低采購成本;另一方面是經營物流中心可以為酒店企業帶來新的營業收入。酒店企業建立物流中心一般有獨立建設、改造建設、聯合建設這三種方式可供選擇。獨立建設需要投資數額較大、建設周期長。改造建設是充分利用企業原有資源，這樣可以縮短建設周期，整體上較獨立建設來說具有一定優勢。聯合建設是以整合其它企業或集團等各方面的資源優勢，可以分攤投資，形成合力，使物流中心具有一定規模，從而實現競爭優勢。

成立酒店物流中心的最大優勢是通過物資的集團化采購、流通、使用等方面可以達到控制酒店采購成本從而提升酒店競爭力的作用。

當然酒店企業的成本控制不單單是降低成本，前提是必須保證酒店企業的產品質量不降低。顧客的滿意度才是酒店企業經營的主旨。酒店的成本控制戰略是一個系統工程，它關系到酒店全體員工及每一個部門，須充分調動每一個員工的積極性，將成本控制意識灌輸到每一個員工的思想中，轉化到工作中。酒店企業的管理層應從增強企業市場競爭力出發，務實地制定采購成本控制方案并采取有效地措施加以實施。也只有降低了成本，才能提高市場占有率，同時帶來更高額的利潤。

[1]容莉.酒店企業采購成本控制的新思考[J].揚州大學烹飪學報，2003，(3).

[2]劉麗文.生產與運作管理[M].北京:清華大學出版社，2002.

[3]舒波.酒店應用供應鏈管理的特殊性與運作思路[J].旅游科學，2005，(6).