高校會計檔案管理芻議

○陳惕

（江蘇廣播電視大學(xué)財務(wù)處 江蘇 南京 210036）

○楊承訓(xùn)

會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，高校會計檔案是記錄和反映學(xué)校在管理運行過程中形成的重要歷史資料和證據(jù)，是學(xué)校在教學(xué)、科研、行政管理、后勤服務(wù)中經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展決策的重要依據(jù)。高校會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、經(jīng)濟(jì)合同和協(xié)議、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊等會計核算專業(yè)資料，是高校檔案卷宗的重要組成部分。會計檔案由于具有信息量大、時效性強、查閱頻繁等的特點，加上電子檔案的使用，給會計檔案的管理提出了新的挑戰(zhàn)。加強會計檔案管理工作，堵塞漏洞，消除隱患，防止舞弊行為，保證單位會計檔案的安全完整是高校會計檔案管理的重要任務(wù)。本文通過高校會計檔案的保管方面的實踐提出會計檔案管理中存在的問題以及在管理過程中如何采取相應(yīng)的措施，尋求解決的辦法。

一、單位會計檔案的形成及保管、查閱狀況

1、單位會計檔案的傳遞

會計檔案形成過程為：審核制單—出納結(jié)算—債權(quán)債務(wù)賬目登記—稽核—歸檔。即首先由業(yè)務(wù)受理會計對原始憑證審核，保證所受業(yè)務(wù)合法、合規(guī)，內(nèi)容真實完整，再由復(fù)核員復(fù)核后，傳遞給出納辦理結(jié)算；出納收到相關(guān)業(yè)務(wù)資料后，及時辦理結(jié)算，并妥善保管好已發(fā)生的各項收支原始憑證，不得遺失和涂改，工作日結(jié)束后，將憑證按序號整理打包交賬目登記員進(jìn)行賬目登記；之后將憑證傳遞給稽核，稽核員進(jìn)行全面稽核后，交檔案管理員按檔案管理要求整理、裝訂、歸檔、存放。

2、單位會計檔案的存放及保管

單位會計檔案的存放及保管須堅持以下幾點：要建立檔案保管庫（柜），要有相應(yīng)的防火器材、消毒藥劑、安全會計檔案室；做到妥善保管，存放有序，查找方便，切實防火、防水、防霉，保證其完整無損；應(yīng)設(shè)置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)。

3、單位會計檔案的查閱

檔案室要設(shè)立“會計檔案查詢登記簿”，為防止丟失和泄密，必須嚴(yán)格執(zhí)行以下規(guī)定：第一，內(nèi)部調(diào)閱時，一般只允許在檔案室或規(guī)定地方查閱，并指定專人協(xié)同查閱，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)上級主管單位或單位領(lǐng)導(dǎo)、會計主管人員批準(zhǔn)，應(yīng)做好登記記錄。第二，外部借閱會計檔案時，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。第三，公安、司法檢察院機關(guān)和有關(guān)單位處理案件或因特殊需要查閱會計檔案時，須管理部門的正式公函，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定專人陪同查閱，對所需資料可抄錄、復(fù)印，但不得將原件借出，登記簿要注明查閱結(jié)果，以備查考。借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記，拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出。

二、目前會計檔案管理存在的問題

1、原始單據(jù)遺失

原始單據(jù)的遺失會對會計人員的工作造成不利影響。如目前有的火車票不是紙質(zhì)的，不宜用膠水等粘貼，更不能用訂書機裝訂，且經(jīng)過審批、報銷、審核、制單等多道程序后，原始單據(jù)極易從報銷單上剝落，一旦遺失，日后會計人員查閱會計憑證時，將無法提供完整的信息，從而影響會計資料的真實性。

2、會計檔案保管不到位

第一，現(xiàn)在職工工資銀行代發(fā)后明細(xì)回單、學(xué)生獎助學(xué)金發(fā)放表、學(xué)生貸款下放表、各種費用發(fā)放表、會議通知等都是打印制單的。而會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類；定期保管期限又分為3年、5年、10年、15年、25年5類，25年期間一部分的原始憑證墨粉退色，經(jīng)濟(jì)內(nèi)容變模糊，有關(guān)部門如需查閱、復(fù)印取證會相當(dāng)困難。第二，個別原始憑證原件遺失了，均用復(fù)印件替代，時間長了墨粉也會退色，相關(guān)的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容將無法識別。第三，每學(xué)年收取學(xué)生學(xué)費，學(xué)費票據(jù)也是用打印機打印出來的，票據(jù)一式四聯(lián)，存根聯(lián)裝訂成會計憑證，幾年下來，字跡會不清晰。

3、原始票據(jù)紙張不過關(guān)（熱敏紙現(xiàn)象）

現(xiàn)在報銷憑據(jù)中經(jīng)常出現(xiàn)商場、超市、餐飲、出租車的消費單據(jù)，這些單據(jù)是用熱敏紙打印的，熱敏紙打印的單據(jù)是不能永久保存的，上面的字跡會隨著時間變淡、消失，保存時間由熱敏紙質(zhì)量決定。

綜上所述，高校財務(wù)會計檔案管理存在的主要問題是認(rèn)識不足、管理不規(guī)范、設(shè)施條件不能滿足規(guī)定要求。特別是檔案傳遞、存放、保管及查閱過程中的管理粗放，會導(dǎo)致管理的安全隱患。隨著信息技術(shù)和現(xiàn)代化設(shè)備的廣泛使用，磁質(zhì)檔案的備份、存儲應(yīng)用也必須引起重視。

三、加強會計檔案管理的措施

會計檔案管理工作應(yīng)始終作為會計人員職能的組成部分。只有建立了合理及時的管理制度、具備了充分的檔案管理意識及檔案技能的會計人員，才能具備檔案管理的基礎(chǔ)。檔案整理工作的目的是便于檔案的保管和利用，檔案是歷史的記載，是一切活動的真實記錄。它要求會計檔案工作者，必須正確處理會計檔案工作同其他各項工作之間的關(guān)系，明確自己的職責(zé)，自覺做好各個環(huán)節(jié)的工作，并通過多種有效方式滿足各方面對檔案的各種需求。

1、加強原始憑證的裝訂前的整理與核對

第一，整理檢查會計憑證日期、順序號，如有顛倒須重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因；檢查附件有否漏缺，是否隨附齊全。第二，在整理會計憑證時仔細(xì)查閱對應(yīng)的原始單據(jù)，看原始單據(jù)是否遺失、貼貼是否牢固。第三，對較大的單據(jù)，如工資單、學(xué)生獎助學(xué)金發(fā)放表、教材清單借款合同等要折成記賬憑證大小。折疊的順序：先自下而上，后從右向左，且用力壓平，在折疊部位的左下角反折成三角形，且要避開裝訂線，以便翻閱，保持?jǐn)?shù)字完整。第四，原始憑證來源廣泛，規(guī)格不一，特別是醫(yī)療費單據(jù)、銷貨發(fā)票等，毛邊、缺角較多，為了整齊劃一，可在不影響單據(jù)內(nèi)容的前提下，用直尺將單據(jù)的兩邊對齊劃線，將多余部分剪去，不宜修剪的則粘貼。

2、實行檔案服務(wù)創(chuàng)新

第一，一些重要的原始憑證原件遺失了，以復(fù)印件代替的，再用掃描儀將復(fù)印件進(jìn)行掃描，備份電子檔，專項保管。第二，用打印機打印制單的各種費用發(fā)放表，向報銷經(jīng)手人說明檔案保存的重要性，請經(jīng)手人同時提供一份電子檔案，專項保管。學(xué)生收費記錄在收費系統(tǒng)中定期備份電子檔案，按系部、年級、專業(yè)、班級編號等分類后，由專人保管。第三，商場、超市、餐飲、出租車的消費單據(jù)，熱敏紙問題會計人員暫時得不到解決，只能向有關(guān)方面進(jìn)行反映，希望得到重視，能夠改進(jìn)消費打印紙的質(zhì)量。第四，會計憑證裝訂時，對于那些重要的原始憑證，比如各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)、涉外文件、契約等，為了便于日后查閱，可以不附在記賬憑證之后，另編目錄，單獨保管，然后在相關(guān)的記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號，以便日后核對。第五，將憑證管理與資金管理同等重視。加強領(lǐng)導(dǎo)，明確分工，責(zé)任到人，樹立起良好財務(wù)檔案意識，牢固按照《關(guān)于財務(wù)檔案管理工作的規(guī)定》的辦法實行“誰財務(wù)，誰立卷，邊財務(wù)邊收集整理，審結(jié)卷成”的原則，實行定期檢查制度，使會計檔案管理走上正規(guī)軌道；建立健全會計檔案管理各項規(guī)章制度，狠抓落實規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、調(diào)閱等各項工作程序，使財務(wù)檔案管理工作有章可循；明確責(zé)任，統(tǒng)一格式，限期歸檔，明確整理方法、傳遞程序、歸檔要求，制定保管的安全、保密制度；確保會計檔案傳遞有序，不丟失不損壞、不泄密，保證會計檔案的完整、及時、規(guī)范。第六，會計檔案管理場所設(shè)計科學(xué)。如保持裝訂和保管地點相鄰，以使檔案歸架及時、查詢方便等；規(guī)范檔案管理工作，合理設(shè)置財務(wù)檔案室；規(guī)范會計檔案保管的期限和銷毀管理，編造會計檔案銷毀清冊，提高檔案整體工作的質(zhì)量和效果。第七，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。加強思想認(rèn)識，強化職業(yè)道德，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)；加強檔案管理的法制意識，依法歸檔觀念；對檔案人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的實際工作能力及責(zé)任心。

四、發(fā)揮會計檔案的監(jiān)督、反映功能

會計檔案是審計部門最重要、最直接的資料。會計檔案從宏觀看能記錄和反映國家機關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要歷史資料和證據(jù)。從微觀看是反映各單位開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理會計手續(xù)、進(jìn)行會計核算、執(zhí)行會計制度的情況。因此它能起到最直接的監(jiān)督作用。

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們在生產(chǎn)生活中對檔案利用提出了更多的需求，因此也對檔案整理工作提出了更高的要求。整理有序的檔案能方便人們檢索利用，人們在利用檔案的同時也能檢驗出檔案整理工作和服務(wù)工作的整體水平，在不斷增長的需求下對檔案整理工作和服務(wù)創(chuàng)新提出更高要求，使檔案整理與服務(wù)創(chuàng)新相互促進(jìn)、共同發(fā)展，從而有力地推動檔案整理水平和質(zhì)量的提升。

[1]財政部、教育部：高等學(xué)校會計制度（試行）[S].1998.

[2]財政部、國家檔案局：會計檔案管理辦法[S].1984.

[3]丁杰：如何做好檔案管理工作[J].現(xiàn)代商業(yè)，2010（2）.