論如何做好高校合并后的檔案管理工作

韓鳳英

（德州學院，山東 德州 253023）

論如何做好高校合并后的檔案管理工作

韓鳳英

（德州學院，山東 德州 253023）

合并后的高校面臨著許多管理問題,而檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著檔案收集整理有缺失、檔案管理不規范、管理體制不理順等一些問題.合并高校的檔案管理要按照“機構優化、管理科學、布局合理、服務高效、資源共享”原則統一進行.要切實做好檔案的移交工作，確定新的檔案管理工作目標，建立完整統一的管理體系，優化檔案管理組織機構，提升檔案服務層次.

合并高校；檔案；管理

近年來,我國高等教育管理體制改革取得了重大進展，很多地區的高校進行了合并與重組.作為高校重要基礎工作之一的檔案管理工作,在高校合并后如何實現實質性融合,使檔案信息資源更好地服務于高校的改革發展,是高校檔案工作者面臨的新課題.

1 合并高校檔案管理面臨的問題

1.1 檔案收集整理不完善.檔案資料來源于學校各職能部門和院系的相關活動,從原始資料的產生到歸檔要經歷一段時間和多個環節,每個環節都可能會影響檔案材料的完整性和準確性.合并前的各校由于在學校規模、辦學層次、培養目標等方面都存在差異,從而形成了各自特有的相對封閉的管理模式，加之各校檔案管理工作的情況也不相同，有的學校實行集中管理，有的實行分散管理，檔案分散在各相關部門，如人事處的人事檔案、科研處的科研檔案，電教中心的聲像檔案、財務處的財務檔案等，在移交的過程中容易造成流失.并校期間，要經歷多個環節和步驟，牽涉相關部門尚未立卷歸檔的文書檔案等.由于合校前人心思動,有的工作狀態不穩定,有的組織管理出現空白，致使一些正常的工作不能按常規辦理,自然給檔案資料的收集工作增加了難度.如果是責任心強的部門檔案管理人員，會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放;而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問;更有甚者,在部門調整、辦公室搬遷過程中,將大量的文件材料隨無用材料一并處理,致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重,無處尋找,嚴重影響了檔案的完整性.

1.2 檔案管理方法不規范.合并前的各校建立時間不同，隸屬關系不一樣，由于在學校規模、辦學層次、培養目標等方面都存在差異,導致合并后出現檔案管理制度規范不一,質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題.合并前各校檔案的管理模式、類目設置、排列順序也不盡相同，有的已實行檔案計算機檢索，有的檔案分散于各職能部門，由兼職管理員管理，有的仍處于統的手工操作模式，檔案整理、閱卷、歸檔基本上都是通過手工操作完成.同一類型的檔案的因閱卷人觀念、理解的差異而形成不同的歸檔形式.有的歸檔材料沒有統一的規格，收集過程中紙張大小不統一;有的檔案材料沒有進行規范整理,甚至沒有進行科學的分類和裝訂等，致使檔案管理難以集中，影響了檔案的開發利用和服務工作.

1.3 檔案管理體制不健全.合并高校由于原各校建立的時間或早或晚,隸屬關系不一,各自的辦學宗旨及基本職能有所差異,合并后檔案卷宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗,而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同,老?；狙赜梦臅悺⒖萍碱惖姆诸惙椒?成立較晚的學?；窘y一到了高校檔案實體分類法上.原各校區檔案或實行集中管理,或人事檔案歸人事處管理,科研檔案歸科研處管理,聲像檔案歸電教中心管理等;有的合并高校,原各校區或已配備計算機,實行檔案機檢,有的檔案則分散于各職能部門,由兼職檔案員管理,檔案管理處于原始的手工檢索階段等;這些問題也嚴重制約著合并高校檔案管理工作的開展.

2 合并高校檔案管理的原則

要按照“機構優化、管理科學、布局合理、服務高效、資源共享”原則進行統一管理.

2.1 檔案管理要強化整體觀念.必須打破原有各校獨立的檔案管理體系，要將各校所有檔案管理通盤考慮，形成連續性、完整性、系統性的全校檔案管理體系.

2.2 檔案管理要協調好多種關系.既要協調好各種檔案諸多內容的整合關系，又要協調好紙質檔案、電子檔案、實物檔案等不同載體檔案的整合關系，還要協調好學校檔案館與校內各部門之間的關系.

2.3 檔案管理要推動管理規范化.不僅要求整合過程中符合規范化程序，而且要求整合的內容達到規范化標準，尤其要求檔案數據庫達到規劃化和標準化，從面構建高質量的全校檔案數據庫，為多校區提供快捷、方便、高效的檢索系統，實現檔案資源共享.

3 合并高校檔案管理的工作措施

3.1 切實做好檔案的移交工作.檔案移交是前任和現任檔案人員對檔案資料核對無誤后交接的一項嚴肅工作，必須做到完全完整.學校領導要高度重視，要指定專人負責收集、清理、保存個體手中的資料，將有價值的材料整理歸檔，特別是合并前各高校在教學、科研管理方面、跨年度計劃項目在合并時未有完成的，不能及時收檔的，要盡早地完成收集、整理、歸檔，以保持其完整性.由于種類多、數量大，為避免出現遺漏和混亂，移交前必須認真清點，對不清楚的地方，雙方了解清楚認可后進行交接，堅決杜絕不負責任的交接方式，要嚴肅認真地對待移交工作中的細節問題，決不可馬虎大意，首先要進行檔案實體的移交，要按照檔案分類體系中的類目順序，逐逐一核對，逐柜清點.其次是檔案檢索工具和編研材料的移交.最后要將原各校的圖章、牌匾、獎品、證書、校級文物、紀念品等，新檔案管理部門應及時做好登記、造冊、收集和保管.

3.2 制定新的檔案管理工作目標.由于合并高校層次較前相對提高,并校后應根據變化了的新形勢,制定新的管理工作目標和發展戰略,使檔案工作圍繞新目標有的放矢地開展.明確了檔案工作目標,即明確了檔案工作的發展總方向,可以根據總目標,不斷消除偏離目標的因素,還可以通過局部優化,使日常具體工作的開展有利于促進總目標的實現;明確了檔案工作目標,便于加強日常管理,有利于調動檔案工作人員的主動性,增強競爭性.

3.3 建立健全完整統一的管理體系.確定適宜合并高校的檔案管理模式，制定一系列規章制度和管理辦法，對所有檔案資源按照一定的規則和辦法進行有效整合、合理布局和科學管理，使全校的檔案工作走上規范化、標準化和科學化軌道.完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度,及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料,對收集檔案材料,從手續是否完備,表述是否準確、精練,觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別,使檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實.順應時代的發展,增加資金投入,嚴格執行現代化管理標準,注重信息的準確性、唯一性,做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷.

3.4 優化檔案管理組織機構.對合并高校的檔案管理機構、檔案管理組織網絡、檔案工作隊伍等進行重組整合，建立一個統一領導、結構優化的學校檔案管理機構.構建責任明確、層次分明的檔案管理網絡、組建結構合理的高素質檔案管理工作隊伍，實現合并后的學校檔案管理組織機構協調有序、正常運轉.要保持檔案管理人員的穩定性.當并?，F實發生時，檔案人員會對合并產生不確定性，這種不確定性和對未來的不可預期會轉化成心理負擔，造成人心浮動、狀態不穩、常規打亂的局面.因此，在合并時需要及時做好安撫工作，盡快消除其心理壓力，保持檔案人員的穩定局面.尤其是要穩住檔案核心人員，防止檔案管理隊伍的流失.培養管理人員的適應性.高校合并后的工作環境、人際關系、檔案管理模式發生了改變，檔案管理人員對新環境新關系新模式會有不適應感.要培養對新環境的適應性而且要培養檔案人員對新管理模式的認同感和對新的檔案管理部門的歸屬感，還要幫助檔案管理人員建立起新的和諧的人際關系.提高人力資源的可持續性.重視重組人員的可持續發展，通過對檔案人員實行定期考核的目標管理、引入激勵機制、加強培訓教育等一系列措施，增強其責任心和使命感，提高工作積極性，提高職業道德水平和業務工作能力，要根據學校檔案事業發展的需要有計劃地引進高素質檔案專業技術人才.

3.5 提升檔案服務層次.在檔案服務的內容、方式、方法及手段上要不斷創新，提高檔案工作效率，提升檔案服務水平，提高檔案利用率，擴大檔案的服務效益.要優化檔案信息自動化管理系統，建設高質量的檔案目錄數據庫；加強庫藏檔案數字化建設，開發檔案特色數據庫；加強檔案信息網絡化建設，構建檔案管理網絡化平臺；以此，開展網絡查檔服務，滿足各校區師生網絡查檔需求，實現全校檔案資源的多校區無障礙服務，實現檔案資源共享.

〔1〕陸建芳.淺論合并高校檔案檔案資源整合策略[J].蘭臺世界,2010(1).

〔2〕張亦軍，王春莉.高校合并檔案管理存在的問題和策略[J].檔案，2009(4).

〔3〕安巖.淺論高校檔案管理現代化建設[J].科技情報開發與經濟，2007（20）.

〔4〕于立華.加強高校檔案服務工作[J].蘭臺世界，2006（9）.

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