對機構編制信息化管理創新的思考與對策

沈洪子

（吉林省延邊州機構編制委員會辦公室，吉林延吉 133001）

對機構編制信息化管理創新的思考與對策

沈洪子

（吉林省延邊州機構編制委員會辦公室，吉林延吉 133001）

在電子政務蔚然興起的大背景下，如何行之有效地提高機構編制綜合管理平臺軟件運維能力，將現代信息技術合理融入機構編制管理之中，已成為當前機構編制信息化工作中丞待解決的關鍵問題。本文通過對當前機構編制信息化現狀的深入思考與剖析，試從技術領域、崗責細化、業務流程、高效服務、集中處理、數據應用等方面對機構編制信息化管理提出調整辦法和創新意見。

機構編制；信息化管理；創新

機構編制信息化是機構編制部門不斷應用信息技術，深入開發和應用信息資源的過程。機構編制信息化管理是機構編制信息化在機構編制管理中實踐的過程，也就是機構編制管理理念與現代網絡技術融為一體的一項系統工程。從客觀上來講，機構編制信息化管理是以技術設備的配置為基礎的，但技術創新無法超越主觀層面的管理方式而獨立進行。當前機構編制信息化的基本任務，就是要將現代化信息技術整合到機構編制管理中去，應用于機構編制管理、監督檢查和輔助決策，實現機構編制規范化、科學化、法治化管理。在信息化大環境下，機構編制部門和有關各方面應共同努力，以機構編制信息資源建設和應用管理為基礎，以服務經濟社會發展大局為核心，深化機構編制管理理念革新，不斷提升管理和服務水平，達到機構編制管理的科學化、規范化和民主化狀態。機構編制信息化管理體系由五個因素構成，即機構編制管理主體、機構編制管理客體、信息資源、責任道德觀念和相關制度、信息管理服務媒介手段和系統（平臺）。

一、機構編制信息化管理建設現狀及存在的主要問題

（一）對機構編制信息化的認識不到位

1.個別干部對信息化建設的認識有偏差。個別干部簡單地把發展中出現的一些問題歸結為機構編制信息化的必然產物，因而對機構編制信息化建設缺乏堅定性和主動性。

2.對內、對外的協同發展意識不夠強。對內而言，個別干部在思想認識上把機構編制信息化建設當作純粹的技術問題來對待，存在技術與業務協調不夠的問題；對外而言，沒有從更高的層次把機構編制信息化納入政府信息化的有機組成部分去謀劃和思考，與人社、組織、財政等相關部門之間缺乏協調配合，爭取地方政府理解、支持的工作做得不夠深、不夠細，機構編制信息化應有的綜合效應發揮得不夠理想。

3.提高信息化隊伍整體素養的意識不夠強。目前從中央編辦到地方編辦，各項培訓的主角一般是各級編制部門的主要負責人或者是分管負責人，而具體從事業務工作的人員培訓極少，培訓速度太快，根本沒有達到預期的目的。絕大多數干部的計算機水平僅限于本崗位業務的簡單操作及文字處理，應變能力和獨立解決問題的能力十分有限，對專業技術人員的依賴性過強。

（二）機構編制信息化管理機制不夠健全

1.機構編制管理法治性不嚴。建國以來，政府行政體制已經進行多次精簡和改革，但精簡之后又會重新出現膨脹，“精簡——膨脹——再精簡——再膨脹”循環不已。導致這種循環的主要原因是基層編辦隨意性較大，沒有將機構編制管理納入法制的軌道。目前機構編制部門接受地方黨委和政府的領導，這種體制上的局限性，大大降低了機構編制部門的權威性，不但易出現“人治”的現象，而且數據庫平臺信息失去真實性，導致數據庫平臺與證、冊不統一。如：超編、超職數安排領導干部或個別部門的“三定”方案中，因為核定的領導職數大于行政編制，在數據庫中無法體現完整的信息。

2.信息管理機構存在局限性。從上而下沒有專門、規范的數據管理機構或指定專職數據管理人員。各地上線后的運行維護工作有的由信息中心牽頭，有的由業務處牽頭，數據管理責任不清，難免形成數據問題無人監控、錯誤原因無人查找、錯誤責任無人追究、數據無法及時維護的局面。

3.流程設計存在滯后性。一方面，數據管理的鏈條還沒有完全構建起來。雖然在軟件推廣中吉林省編辦制定了全省統一的崗責體系和業務流程，但只是原則性地提出了框架和要求，很多具體的環節沒有統一要求和標準。另一方面，省和市州編辦的事權劃分需要進一步完善。通過《綜合管理平臺》軟件進行人員信息的對號入座工作過程中，由于機構、編制、人員調動等所有業務都需要省編辦審批，流程過于繁瑣，審批時間較長，無形中增加了工作量，導致工作效率不高。

（三）業務整合協同能力不夠

1.應用系統集成與共享的深度和廣度不夠充分。人社、財政、機構編制部門各自用自己的數據庫。雖然是為了實現同一個管理目標，但開發的結果卻是千姿百態，各個應用系統獨立、分散，信息沒有實現共享，數據應用程度不高，無法有效溝通和對接，無形當中增加了許多不必要的工作環節和工作量。

2.機構編制信息化網絡服務力度不夠。傳統管理模式由于環節多、部門多，很容易導致責任不清、推諉扯皮的現象產生。這不僅對管理人員、操作人員和人事干部來說是一種負擔，而且容易導致三（庫、證、冊）不統一的現象，直接影響管理質量和工作效率。

3.機構編制信息應用能力不夠。當前，對統計數據信息的利用率還較低，只重視錄入信息，忽視了分析、整理和利用，造成共享性、開發性極為不足。一方面，基礎數據的收集、核對、錄入、審核、呈報、應用等環節的保障機制不健全，數據的真實、準確、全面、及時等要求難以得到保證。另一方面，各種數據利用率較低。目前基層采集的大量數據存入數據庫后，僅能進行簡單的查詢、匯總等，未能對數據進行動態加工，數據應用分析水平還處于淺層次階段，使大量有價值的數據資料基本處于閑置狀態。

（四）應用系統功能不夠完善

1.系統兼容性不夠。由于地區發展不平衡，信息資源分散，信息共享程度不高，標準規范建設滯后等多種原因，機構編制系統軟件開發與應用中事實上存在條塊分割問題。從中央到基層沒有統一的業務平臺、標準和要求。

2.系統易用性不強。吉林省經過幾年的機構編制實名制管理系統建設和運行，已經構建了全省完整的機構編制、人員信息的數據庫，實現了機構編制、人員數據的日常管理和進編出編等業務流程的網上辦理，進一步增強了機構編制管理的透明度，使機構編制管理做到規范化、精細化、法制化。然而因多種原因存在平臺與《機構編制管理證》兩張皮問題。機構編制管理是一種動態的管理，傳統的臺帳管理模式使機構編制部門難以準確、及時、快速地掌握各部門的最新動態。尤其手工記賬的最大的缺陷就是重復勞動，隨意性太大。在紙介質條件下，信息在采集、匯總和傳遞過程中，不可避免地出現信息漏損、失真和衰減，這使得管理隨意性加大，甚至發生違規行為，而上級難以很快發現和及時查處。

二、創新機構編制信息化管理工作的對策與思考

（一）轉變觀念，提高認識

1.加大信息化形勢教育，增強使命感。機構編制信息化是機構編制管理上的一場革命，是利用信息技術改造機構編制工作的系統工程。因此，要加強全員的形勢任務教育，進一步強化信息化基礎性地位，進一步增強做好稅收信息化工作的使命感、危機感和緊迫感。第一，提高現代機構編制信息技術的認識。準確把握“科技加管理”的內涵，為現代信息技術建設打下思想基礎。在實際工作中，采取多種渠道、多種形式、多種方法，以現代信息技術帶動機構編制管理水平的提高，以較高的機構編制管理水平促進現代信息技術的縱深發展；第二，樹立現代信息技術管理的思維理念。機構編制部門要實現機構編制管理現代化，必須全面樹立現代化管理的思維理念，確保軟件、硬件的現代化。

2.強化全局觀點，謀求綜合效應。在系統內部，要做到統籌規劃。第一，要對信息資源加以整合，對信息化建設項目進行統籌規劃，使不同的項目彼此響應、協調、持續發展，提高資源利用率和效益；第二，要科學擺布，使信息化建設項目與其他工作有機結合、互相促進；第三，要主動向當地政府匯報機構編制信息化建設的現狀、主要項目及其對政府信息化的重要意義、作用，爭取地方政府更多的支持，以取得更加積極的綜合效應；第四，要面向人事干部積極開展宣傳和輔導，使人事干部有能力享用信息化成果。

3.加強組織培訓，提高信息化隊伍整體素養。為切實提高機構編制干部的業務能力和政策水平，根據《公務員法》有關規定和中、省編辦制定的掛職鍛煉的相關制度，積極創新機構編制系統內部的學習培訓、崗位交流和掛職鍛煉的新途徑，增強機構編制工作活力，培養復合型人才。第一，落實待遇，構建留住人才的激勵機制。確保信息技術崗位人員的各種待遇真正落到實處，穩定信息技術崗位人員，調動信息技術崗位人員的工作積極性；第二，分層推進，培養一支英才型與能手型兼備的信息化隊伍。充分利用省編辦的雄厚資源，與省內高校聯合舉辦基礎強化班、高尖端技術培訓班、技術水平提高班等三個層次的培訓班，全面系統地提高技術人員的技術水平；第三，加大全員培訓力度，提高機構編制系統干部的信息化整體水平。要在普及性培訓的基礎上，找準薄弱環節，提高針對性，確保培訓效果，要做到“三個結合”，即：要把操作技能培訓和業務流程、崗責體系的培訓有機結合起來；要把崗位培訓和相關軟件的整體功能培訓結合起來；要把軟件相關知識培訓和提高數據應用水平結合起來。

（二）健全體系，完善機制

1.加強法制建設，提高信息質量。我國機構編制管理中因為缺乏科學的編制分配標準，編制的確定、調整過程中常常伴隨著討價還價現象。為此，各省、自治區、直轄市要頒布相關地方性機構編制管理配套法規，少數民族地區根據當地的特點研究制定較科學的編制、領導職數配備標準和管理辦法，建立健全配套制度，從而實現機構編制科學化、規范化管理，確保暢通網絡，提高信息質量。

2.改變信息機構性質，理順工作關系。在信息化發展到今天這種程度下，仍把履行行政職能的信息中心從核心工作中剝離出來確定為事業單位不僅是不合時宜的，而且也會阻礙信息化的發展，不利于提高從事信息化具體工作同志的工作積極性。2008年工業和信息化部的成立和2011年國務院事業單位改革方案的公布，一方面是機構改革的需要；另一方面也為事業單位機構改革做好了鋪墊。我們借此機會進一步理順工作關系和工作機制，明確信息化的管理加服務的職能，將“信息中心”變更為機關的內設機構或參公事業單位，解決信息中心人員問題，正視信息中心作用，使信息中心真正承擔起信息化服務監管、服務機關、服務基層的作用，起到提高辦事效率，實現無紙化辦公，提升機構編制形象的促進作用。

3.簡放提優，健全崗責體系。

為推進業務應用和服務規范化、標準化，結合實際，制定符合應用條件的業務工作規范和服務標準。按照“兩個減負”的要求，全省機構編制系統全面實行“簡放提優”。“簡”就是簡化程序、減少手續；“放”就是進一步下放審批權限，能下放到基層的全部下放到基層；“提”就是提高效率、辦事工作的質量和效率；“優”就是進一步優化服務環境。第一，崗責體系嚴密化。為加強機構編制管理基礎建設，規范機構編制業務工作，適應機構編制科學化、精細化管理需要，建立以信息化為支撐的《崗責體系》。崗責體系是將機構設立、機構職能、崗位設置、崗位責任四者有機地聯系到一起，形成一個相互作用和制約的整體。《崗責體系》結合《綜合管理平臺》軟件的需求，按照職能清晰、崗位合理、職責明確的要求，國家和省、市（州）、縣（市、區）設置業務崗位。該崗位體系可以一人一崗，也可以一人多崗（一個人負責多個崗位的工作）或一崗多人（多個人職責相同，適用同一崗位）。第二，業務受理“流程化”。信息化的一個重要特征就是“流程化”，為適應科學化、精細化的機構編制工作需要，進一步規范業務工作，實現簡化、順暢、高效、制約的目標，按照《崗責體系》和綜合管理平臺的業務需求，在總結和借鑒多年來工作實踐的基礎上，制定科學、規范、嚴密的《業務流程》。《業務流程》內容包括機構類、編制類、人員類。按照機構編制信息化管理的要求，重新設計和優化機構編制業務程序和內部管理程序，建立一套與綜合管理平臺和機構編制管理相配套的業務流程。第三，電子政務法治化。加強電子政務相關行政法規研究，積極推進電子政務相關法規制度建設，實施依法行政，完善監督措施和辦法，健全行政責任制。

（三）高度集中，強化應用

1.信息管理集中化。信息化建設一般要經歷初始、蔓延、控制、集成、數據管理和成熟幾個階段。當前機構編制信息化建設正處于信息資源整合階段，即集成階段。整合是當前機構編制信息化建設的重點工作之一。第一，搞好信息化基礎設施的整合，提高現有資源的利用效果。在保證安全的前提下，改變原來一些系統的“專機專用”為“一機多用”，使現有設備發揮最大效用。進一步加強網絡資源的整合，統一網管軟件，加強網絡運行的監控和維護，實現網絡資源的統一、集中、規范管理；第二，加快現有應用系統的整合，提高數據共享度。整合內部網站資源，對各市（州）、縣（市、區）編辦的內部網站進行整合，由省編辦統一管理，實現全省網站資源共享；第三，開展各類數據的整合，為數據分析利用奠定基礎。加快數據積累的速度和數量，把可以集中的數據想辦法集中上來，建立數據倉庫，為數據分析奠定基礎。

2.網絡服務高效化。服務是責任、途徑、載體，是做好信息化工作的落腳點。第一，為人事干部服務。在信息技術條件下，以創新的思維、改革的方法，積極適應和把握建立現代新格局的發展要求，努力構建符合時代特征高效化的服務體系。也就是建立“以電子申報和優化服務為基礎，以計算機網絡為依托，集中信息，分級管理、重點監督”的新型管理模式。編制人事財政一體化是一個龐大而復雜的系統工程，通過網絡傳遞，逐步實現編制人事財政一體化的總體目標，即以計算機網絡為依托，以提高基層人事干部服務質量為宗旨，在申報、核編、調動、入庫、核定工資、財政列支等環節，建立人事干部、機構編制部門、組織人社部門、財政局之間的信息網絡，進行一站式、一網式服務，減少多余環節，降低成本，提高工作效率，便于基層人事干部。采用編制人事財政一體化管理平臺之后，實現適時申報，人事干部在單位填寫好電子申報表后，點擊發送，相關信息隨即會被發送到綜合管理平臺，再也不需要因上門申報而受奔波之苦和排隊等候的煎熬，節約時間和交通費用，同時節省人工費用，大大降低成本，使操作變得更簡便。利用各種信息技術不斷改進和優化機構編制服務，建設一個規范、全面、便捷、經濟、安全的服務平臺。由于目前省政府內網覆蓋僅局限在行政機關和部分事業單位，首先在行政機關領域上試行網上電子申報。時機成熟后，將電子申報逐步覆蓋到整個事業單位。第二，為機構編制管理服務。利用信息技術手段，重組和改造管理流程，建立嚴密、高效、科學、完整的機制，以提高管理質量和水平、提高效率和降低成本；第三，為領導決策服務。充分利用數據省級集中的優勢，整合查詢途徑，統一權限管理，逐步建立一個全省統一的“數據綜合查詢平臺”；第四，為機關和基層服務。借助“信息公告”，實現郵件提醒、會議短信通知等。減輕管理員負擔，使信息化建設真正成為提高機關和基層工作效率的必要手段。

3.數據應用動態化。成立電子政務中心統領整個數據處理、分析和應用工作。數據管理和應用是機構編制信息化工作的主題。第一，在數據管理上要突出三個重點，即建立專門數據管理機構，是做好數據管理和應用的內在要求和當務之急；應將過程控制原理運用到數據管理和應用之中，建立數據質量過程控制體系，確立“把住入口、過程控制、持續改進”的數據質量管理基本思路，建立以數據流為主線的環環相扣的質量責任制；要建立數據質量指標體系，合理確定主要監控指標，開發、完善符合實際需求的數據錄入、邏輯校驗系統，對不同人員分別制定不同的考核辦法和獎懲辦法，制定數據質量過錯責任追究制度。第二，在數據應用上應分三個層次，即搞好數據的統計，利用綜合管理平臺的查詢功能和統計技術，形成各種統計報表，通過直觀、簡捷的方式展示出來，并自動生成相關報表；搞好數據的分析，根據業務部門建立的對比分析模型、監控模型、質量考核模型、評估模型等，有針對性、有計劃、系統地進行宏觀變化動態分析；搞好數據的挖掘，在數據分析的基礎上，深入挖掘相關因素，找出規律。

（四）注重開發，加強管理

《綜合管理平臺》從提出到論證、實地測試、試運行等過程僅僅用了一年左右的時間，雖然解決了很多問題，但還存在一些不足，需要采取措施加以改進。第一，加強《綜合管理平臺》網絡系統開發和建設。盡快搞好綜合管理平臺與其他軟件的整合兼容，特別是將中央數據庫軟件、實名制軟件與平臺從一體化的方向出發，使兩者統一到一個信息系統上來，減少工作的重復和浪費，避免信息來源的多頭和不協調。并在創新機構編制信息化管理方式上，通過服務熱線的開通和申報系統的推廣，真正實現網上辦公、動態管理、網上統計、實時監控的功能，從而減少環節，規范流程，降低成本，提高效率，減輕各單位人事干部的負擔；第二，加強行政管理系統的開發和建設。進一步推廣《公文處理軟件》，文書流轉方便快捷，行政效率大大提高，基本實現無紙化辦公；開發應用電子郵件系統，方便公務往來及個人信息傳輸，提高辦事效率；開通機構編制系統IP電話系統，提高電話普及率，節約通訊經費；第三，加強決策支持系統的開發和建設。開發和應用“一點通信息系統”，將分散在全省市（州、縣、區）基層單位的信息逐級向上集中，實現對市（州、縣、區）基本信息和數據的省級統一管理、匯總查詢、相關報表的直報和對基層機關工作的監控、管理和服務；第四，加強多崗位密鑰管理系統的開發和建設。在平臺上按每個人崗位職責的要求，協調部門之間、處室之間、職工之間合理劃分權限。在平臺中設置多個不同權限的用戶，設置系統管理員、超級用戶、普通用戶、操作員。嚴格用戶權限管理，在主機單用戶操作、多機資源共享的情況下，嚴格控制修改權限；第五，加強《機構編制管理證》存儲和打印系統的開發和建設。進一步加強《機構編制管理證》存儲和打印系統的開發和建設，使用戶可以根據自己的實際需要來設置打印紙張規格及內容字體大小，便于存檔保存，實現微機管理與紙質資料管理同步進行，逐步將電子《機構編制管理臺帳》替換為手工《機構編制管理臺帳》（機構編制部門），將《單位U盤》替換為手工《機構編制管理證》（單位）。

三、結語

機構編制信息化建設工作，正處在整合資源、擴大應用、提升效能、發掘效益的關鍵時期。當前，信息化建設任重道遠，各級領導和全體干部要創新思維，創新理念，超前謀劃，迎接挑戰，大力推進綜合管理平臺建設，實現國家和省、市、縣四級網絡的縱向聯通，與組織、人社、財政等部門的橫向聯通，覆蓋到各部門的子集管理，實現機構編制統一、聯動、即時管理和應用，從而減少環節，規范流程，降低成本，提高效率，減輕各單位人事干部的負擔，真正實現機構編制管理的科學化、規范化、精細化、程序化、法制化，建立起適應形勢的新型的管理體系，為經濟發展和社會穩定做出重要貢獻。

On the Innovation of Information Management of Institution

SHENHong-zi
(Commission Office for Public Sector ReformofYanbian in Jilin Province，Yanji133001，China)

Under the background of the rise of e-commerce,it has become a key issue in current institutions that how to improve the operation and maintenance capacity of the organizational establishment comprehensive management platform software,and integrate modern information technology into the management of organizational establishment. This paper analyses the current agency and staffing of information technology,then try to make adjustment and innovation tothe area oftechnology,business processes,and efficient service tofocus on data applications.

institution;information management;innovation

book=177,ebook=177

G931.9

A

1008-178X（2012）07-0007-05

2012-03-11

沈洪子(1975-)，女，吉林延吉人，吉林省延邊州機構編制委員會辦公室信息中心主任，碩士研究生，從事機構編制信息化管理研究。