基于服務視角下的高校文秘工作

陳萬榮

（三明學院 黨政辦公室，福建 三明365004）

基于服務視角下的高校文秘工作

陳萬榮

（三明學院 黨政辦公室，福建 三明365004）

高校文秘科是學校的基層辦事機構，既是樞紐，也是輔助服務機構，還是窗口，承擔重要責任，發揮重要作用。牢記服務觀念，以服務為業，是高校文秘工作的價值選擇。

高校文秘；服務；價值選擇

文秘工作是高校辦公室一項十分重要的基本職能,隨著高校教育改革的逐步深入,內外管理事務日益增多，如何搞好高校辦公室文秘工作,對學校貫徹落實科學發展觀,堅持依法辦學,保持政令暢通,實現科學管理,進一步推進高等教育事業改革發展具有極其重要的意義。從單純的任務執行轉變為一個主要發揮參謀助手職能的智囊型機構,從注重內部建設轉變為一個協調學校各部門各方面發展的綜合型機構,從側重行政化管理轉變為一個滿足師生和教學需求的服務型機構,從偏重經驗式辦公轉變為一個程序化運行的專業型機構,辦公室工作表現出越來越強的政策性、綜合性、服務性和專業性。因此，高校辦公室文秘工作人員要結合學校工作的實際,認真學習,深入思考,統一認識,不斷提高文秘工作水平,服務好領導,服務好師生員工,為學校的建設和發展作出應有的貢獻。

1.解讀高校文秘工作

1.1 高校文秘工作的內涵闡釋

所謂的高校文秘工作簡言之即 “三服務兩育人”。“三服務”即為校領導、師生員工和高校改革與發展服務，“兩育人”即管理育人和服務育人。

高校文秘工作的主要任務可分為常規性工作和非常規性工作。常規性工作主要包括各類文書、領導講話、匯報材料等的起草與印發;學校領導有關活動、文字材料的分類整理與建卷歸檔；信息搜集與整理,包括針對性的專題調研；機要文件收發、處理和保密等工作。非常規性工作主要包括突發事件的應對與處理；信訪人員的接待；各級領導臨時交辦的其他工作。

1.2 高校文秘工作的性質與作用

從工作內容上看，高校文秘工作者圍繞學校改革與發展涉及的一切開展工作，如：與校內外有關部門和單位進行磋商、往來談判等，收發、聯絡、跑腿等事務性工作占據高校文秘工作較大的比例。因此，事務性是高校文秘工作的一大特點；與此同時，作為協調與溝通服務于師生員工與校領導之間的一座橋梁，又具有較強的服務性。

2.高校文秘工作的現實困境解析

2.1 現實困境

2.1.1 主觀上公共服務意識不足

一些高校文秘人員以“服務為業”的意識淡薄。文秘工作只要是從事日常事務管理和提供公共服務，這一性質決定了它的工作必須圍繞“服務”進行。而當前很多文秘工作者并不可能很好地為他人服務。一些部門制定的辦事流程以自我為中心的意識強烈。按照自己怎樣管理方便出發,制定相關政策和流程。而這種做法卻在很大程度上阻礙了公共服務市場化的發展。因此，要實施公共服務的創新,就應當改變主客體的中心位置，以服務為中心,以公眾為服務的對象。

2.1.2 客觀上高校文秘工作隊伍梯隊建設的不完善

首先，文秘工作者的素質下降。隨著市場經濟的發展，近年來，高校辦公行政人員尤其是文秘工作流失較為嚴重，不少辦公室編制數不滿，有些辦公室雖然充實了一些人員，但多數未經專業學習和培訓，在政策理論水平、知識結構層次、寫作能力等方面還存在相當差距。此外，由于文秘工作的繁瑣性，使得很多年輕人不愿意從事這一行業，導致人員補充較少，普遍存在年齡偏大的問題。

其次，隊伍不穩定。高校文秘工作隊伍需要相對的穩定性，這是辦公室自身工作性質和任務決定的。但近幾年辦公室隊伍卻很不穩定，主要表現在兩個方面。一是頻繁的人員進出。據了解，高校辦公行政外流人員大多是已工作數年，業務熟練，政治上成熟的骨干。他們的流向主要是考研、公務員考試、內部轉崗、外調等。二是在崗人員人心不穩，心理不平衡，不能很好地安心本職工作。

再次，后繼乏人。高校辦公室綜合素質要求比較高。事務多，任務重，工作難度大，因此，在選人、進人時要求較嚴，難度較大，存在著不愿進、不能進、不敢進的問題。

2.2 原因分析

2.2.1 服務意識缺位

缺乏公共服務意識,追求個人和組織私利,往往導致政府或者個人在公共服務市場的失敗。個人效用最大化的理性經濟人,使得他們為了追逐自身的私利，會想方設法擴大自己的預算。在利益博弈中提供公共服務的個人很難同時扮演好兩個不同角色,相反,這一特點卻會導致成本增加,從而造成公共物品供給的低效率甚至無效率。文秘工作者也存在理性經濟人的一面，為了自身利益他們也同樣會做出一些損害公眾利益的事情。

2.2.2 價值取向與現實的矛盾

高等院校是以人才培養和科學研究為己任的是人才的集散地，高校文秘工作者中自然也有少不了會對人才市場加以關注與研究。但是，這對整天事務纏身的辦公文秘工作人員來說是很難實現，自我設計與客觀現實之間的差距和矛盾使他們很容易產生重新擇業的想法，努力謀求一個在未來社會發展中更具競爭力和潛力的職業。而在外部環境上由于高校是以教學為中心，把教學放在第一位的，因此，很多高校都把主要精力用來抓教學和教師隊伍建設。在學習培訓，選拔干部等個人發展上，文秘工作者要比專任教師少。

3.以服務為業，做好高校文秘工作

3.1 端正態度，擺正自我，增強創新服務理念

首先，端正態度，擺正自我。態度決定一切。對于文秘工作者來說態度甚至心情的好壞對于處理日常工作來說有著很大的差別，要做好文秘工作必須端正態度，擺正自我，無論遇到什么事情都必須牢記工作第一、愛崗敬業、客觀公正、恭身于事。其次,高校文秘工作者要有創新服務理念。所謂創新服務理念,是指人們在一定的思想觀念的支配下,對服務客體采取的服務方式、服務行為和服務水平的總和。高校文秘者需要適應時代潮流，樹立以決策為中心,以人為本,弘揚傳統與開拓創新相結合的新型服務理念,以創造性思維去思考和實踐創新服務理念,強化效率意識。

其次,實現服務要有創新性的改變。一是高校文秘應關注經濟和社會發展的趨勢,結合學校的發展趨勢，做好超前預測,為領導決策提供充分、準確的依據，提供決策建議，“工作要做到規范性和創造性相結合,被動性與主動性相結合,不能一味地強調輔助作用,而放棄自己的獨立意識,僅持一種被動適應的態度”。由被動服務向主動服務轉變由單項服務到全過程的服務轉變。二是高校文秘工作者要由一般性服務向優質服務轉變。改變過去僅僅服從領導照章辦事的方式，積極主動地圍繞學校當前的中心工作,找準師生員工關心的問題,并提供切實可行的解決預案,做到能辦大事,會辦難事,敢辦新事,創造性地開展工作。

再次，要有“全心全意為人民服務”的服務理念。辦公室工作無小事,事情多且雜，文秘人員必須本著高度負責的精神做好每一項工作,高標準、嚴要求地處理好每一件事情。同時,要改變以往“只對上服務，不為下服務”的工作態度，做到對上服務和對下服務是一致的,二者不可偏廢。真正做到面向基層、面向師生,使“全心全意為人民服務”的思想更好地體現在日常工作中，更好地發揮橋梁和紐帶作用。

最后，探索文秘工作的新思路、新方法,提高工作創新能力。創新是一個民族永葆青春、永遠立于不敗之地的動力和源泉。文秘工作者要始終本著“以服務為業”的理念，真正做到不斷創新、與時俱進,創新思想觀念、創新工作方式、創新工作機制。加強自身學習，吸取別人的知識成果和實踐經驗，結合自身工作實際進行思考和創新，努力使文秘人員成為學習型、知識型、創造型的干部，只有這樣，才能不斷適應形勢發展的需要，善于解放思想，用新思維去分析和解決問題，創造性地開展工作，才能打破那些不合時宜的工作方式，變被動為主動，變保守為超前，變一般性服務為質量精品型服務。因此，高校辦公室文秘人員應帶頭積極探索文秘工作的新思路、新方法，不斷提高自身的工作創新能力，為推動學校各項工作的順利開展作出應有的貢獻。

3.2 終身學習,與時俱進，做好人生規劃

一是終身學習。在科學技術迅猛發展、知識日新月異的時代，高校文秘工作者必須不斷地學習和實踐，才能跟上社會發展的需要，才能發揮起參謀助手作用，提高參謀服務水平。通過努力鉆研業務,熟悉工作規范和程序,熟練掌握崗位職責所要求的知識和能力。做文字秘書工作的，絕不是簡單地寫寫材料、收集整理信息，他們的思考常常是超越自己職責范圍和層次，不是領導，但要在思想上進入領導角色，從適應領導決策的需要上來收集情況，分析問題，研究對策，提出意見。另外，文秘工作者必須學會干中學，學中干。由于高校文秘工作繁而雜 ，這極大地限制了文秘人員進行專門的學習進修，只能在工作中學習。文秘人員要把服務工作當作提高自己的課堂，珍惜每一次的實踐機會。勤積累，多總結，勇實踐，努力在工作中掌握服務規律，促進自身的提高。在工作中加強理論學習，不斷提高理論素養，更好地做好服務工作。

二是做好人生規劃。把個人的長遠計劃和短期目標相結合。文秘人員自身素質的提高是一個由低到高，由淺入深不斷的積累過程。不能僅憑一時的努力就有質的發展，他們需要長期的培養與努力。這就要求高校文秘人員必須作到“心中有數”，在工作中時時激勵自己奮發努力，必須根據近期的工作制定短期目標，把它納入到長遠的計劃之中，做到有計劃、有目標。這樣，才能加快自身素質的提高養成，收到事半功倍的效果。

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