新醫改下做好醫院基建檔案管理工作的幾點思考

王清艷，史鴻清，史喜真

(1.山西省心血管病醫院，山西太原 030024;2.山西農業大學，山西太谷 030600;3.山西職工醫學院，山西太原 030012)

醫院基建檔案是醫院檔案工作中的重要組成部分，是醫院基建工作的記錄，對醫院的建設與管理有著重要作用。基建檔案室是指在基建管理和基建工程項目活動中形成的有保存價值的文字、圖表及聲像載體資料，既是建設過程的真實記錄，又是建設發展的重要基礎和依據［1］。新醫改下，隨著醫院基礎設施建設的快速發展，基建檔案管理工作的重要性也越來越清晰地體現出來。

1 新醫改下基建檔案在醫院建設中的作用

隨著醫院建設步伐的加快，醫院基建檔案在醫院保衛、消防、維修方面發揮著越來越重要的作用。

1.1 醫院基建檔案對醫院的建設和維修具有參考價值

時間越久，完整、系統的基建檔案在醫院后期建設中的參考價值越明顯。基建檔案記載了大量醫院基本建設信息，包括各類建筑、地上地下各種管線的規劃、設計、招標、維護等詳細資料［2］。隨著時間的推移，當初的基建人員或調離或退休，大樓內水、電、暖等設施的消防檢修、新設備安裝、空間改造等后續工程，完全依賴基建檔案。

1.2 醫院基建檔案是醫院基建工作不可或缺的部分

醫院基建檔案室是醫院項目建設的重要組成部分。在項目施工準備階段，基建檔案工作就開始介入，與基建科室一同參與到準備階段的各個環節，勘探資料、可行性報告、土地建設許可證、施工許可證、大樓整體設計圖、施工合同等都應系統歸檔。施工后期，大樓建設驗收報告、消防驗收、水電驗收等憑證文書也都必須歸檔，方便日后維修和檢驗。基建檔案的收集歸檔是醫院基建工程不可或缺的一部分。詳細完整的資料反映出基建工程建設過程的嚴密流程和嚴謹態度。

1.3 基建檔案真實反映醫院項目的建設質量

隨著病人的增加，醫院基礎設施建設的任務逐漸加重。醫院項目建設有別于其他行業的項目建設。住院樓建設越來越注重環保、節能，力求為病人提供一個人性化、舒適的就醫環境。基建檔案可以展示工程的真實面貌，從一個側面反映出醫院基建的人性化、節能、低碳和環保等建設理念、流程、管理和質量。詳實的醫院基建項目檔案是后期評測的可靠依據。

2 新醫改下醫院基建檔案管理工作存在的問題

醫院基建檔案從無到有，從小到大，從雜亂到系統，在發展過程中存在一些問題，亟待改進完善。

2.1 醫院基建檔案歸檔不及時，不完整

醫院基建項目從勘探、立項、審批到施工、驗收，存在很長的周期，期間很多手續資料經常使用。基建科往往待工程結束驗收后才統一歸檔，可能造成基建資料丟失，導致基建檔案不完整。項目工程建設完畢后，建筑公司、監理公司轉赴下一個項目，許多重要基建資料無法重補，為以后基建項目的維修、測評帶來不便。

2.2 醫院基建檔案歸檔不系統，缺少原件

系統化是基建檔案工作的基本要求，然而基建檔案材料的時間跨度大、數量多，因此收集難度大［3］。基建檔案強調原始性，復印件檔案效果不如原件，且法律效力也差于原件。在基建檔案收集過程中，基建部門往往上交復印件而把原件保留在本部門，增加了基建檔案收集歸檔工作的難度，不符合檔案管理制度。

2.3 對基建檔案工作不夠重視，缺乏專業技術人員

醫院工作圍繞提高醫療技術和醫療服務水平展開，重視病歷檔案工作，往往在后期維修和續建時才意識到基建檔案的重要性。醫院基建檔案管理工作多由檔案室管理人員承擔，缺乏基建專業背景，基建檔案管理知識不系統，邊學邊干，工作以手工操作為主。基建檔案中的圖紙等資料與其他檔案資料不同，整理、疊放、保存要求更高，對檔案管理人員的專業技術要求高。基建檔案電子化建設更無從談起。

3 新醫改下加強醫院基建檔案管理工作的措施

為確保基建檔案質量，應重點做好以下幾個方面的工作。

3.1 加強相關法制宣傳，強化基建檔案意識

根據《檔案法》、國家檔案局《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》等法律法規，制定適合本院特點的基建工程檔案工作規章制度;成立以分管院領導為負責人的醫院基建檔案管理相關組織，強化檔案工作意識，充分認識基建工程檔案在醫院建設中的重要性，督促和指導基建檔案管理工作;及時歸檔，及時改正不符合要求的檔案材料，維護檔案法規的嚴肅性。

3.2 加強科學立檔歸卷，維護基建檔案系統準確

嚴格按照基建檔案立卷歸檔范圍，將具有保存使用價值的材料收集完整，根據材料的形成先后和相互聯系，科學立檔歸卷。健全完善歸檔制度，明確歸檔期限、范圍和具體要求。與施工方約定基建檔案材料收集的要求及違約責任。對基建檔案資料人員進行業務培訓，提高基建資料的歸檔質量。根據基建項目特點，提前擬定時間表，分階段分步驟進行歸檔。在基建工程竣工時，對基建資料逐項檢查核對，按照項目單逐項收集，對缺失材料及時催辦。退回不符合基建檔案要求的資料，限期按規定標準完成。

在建檔時可以將保存價值較高的文字資料通過掃描技術轉化為電子檔案，也可要求設計單位在交付施工檔案時提供電子檔案。對收回的基建檔案按照內容、價值、數量、載體形式進行系統整理。檔案電子信息化也是基建檔案的一個趨勢。

3.3 重視檔案開發利用

檔案的開發利用是檔案保存的價值體現。為了后期更好地發揮基建檔案的獨特價值，基建檔案在收集歸檔整理階段就應有前瞻性，為日后開發利用打下堅實基礎。樹立服務的理念，方便參考使用。保持高度的責任心，不斷學習新技術與新知識，外出參加相關培訓，參觀學習先進檔案單位的好做法，提高基建檔案的保存質量和利用率，為醫院發展服務。

［1］何 屹.檔案管理實務［M］.北京:北京大學出版社，2010.

［2］王云慶.現代檔案管理學［M］.北京:青島出版社，2004.

［3］陳兆祦.檔案管理學基礎［M］.北京:中國人民大學出版社，2005.