多角度談標書編制理念和方法

楊耀福

(中鐵十二局集團有限公司經營計劃部，山西太原 030024)

投標書指招標人與投標人之間進行經濟活動的一種格式文件，不同部門和行業具體要求不盡相同。隨著經濟社會法制建設不斷健全完善，市場運作規則將會更加透明與規范，真正意義上的公開、公平、公正、擇優、誠實守信的招標評標機制會更加凜然固守陣地，如何發揮投標書更大的功用，作者認為必須多角度審視，樹立宏大編標理念，采取行之有效的編標方法。

1 強本固基，周密籌劃

編標是系統工作，牽涉因素多、涉及專業廣，往往處在時間緊迫狀態下進行。必須科學部署資源，夯實基礎工作，搭建設施完善、功能齊備、高效運作的編標平臺。

1.1 人力資源

資源配置的關鍵和核心是人員，事關編標工作成敗。1)人員數量根據編標任務量大小、時間要求和難易程度進行配置;2)依據項目工程類別配齊專業人員，把控好個人專業優勢和團隊積聚效應;3)從理論和實踐兼顧配備人員，不可偏廢;4)配備后勤人員，搞好后勤服務;5)著意培養編標梯隊，營造合理格局，永葆編標隊伍的生機與活力。

1.2 設備配置

高效的編標工作離不開性能先進、數量齊全的工作設備。應本著以下原則:1)數量和質量與編標規模相適應;2)設備性能穩定可靠;3)視工作緊急重要程度，關鍵設備留有一定余量;4)有應急保障機制，確保在應急或意外情況突發時，仍能保證編標工作進行。

1.3 保障完備

編標需要相應后勤保障，如辦公環境、住宿環境、飲食環境、通訊環境、交通環境、安全環境、保密條件及文體娛樂條件等。服務設施和后勤保障愈完善，對編標工作的促進就愈明顯、愈給力。

1.4 聚合優勢

組建內外順暢、責任明晰、一專多能和精干高效的編標組織，全力打造擁有凝聚力、執行力和戰斗力團隊。

2 標本兼顧，相得益彰

標書內容和格式是標書的靈魂和形象。標書內容和格式嚴格按照招標文件明確要求進行編制，但通常可根據投標人的興趣愛好有所變化而不致影響實質要求。內容是標書的精髓和靈魂。標書內容借助一定的格式或方式來顯現，雖然格式或方式從屬于內容，但在一定的條件下會對內容的表達效果帶來較大影響，在可能的情況下，對表達格式或方式賦予新意、創意，提升標書的整體表達效果;將恰當的表達格式或表現方式融入標書不僅渲染表現力，而且能給招標人帶來深刻美好印象。

3 拓寬思路，與時俱進

3.1 標書的廣告效應

隨著市場競爭從廣度、深度上日趨激烈，企業間已逐步從簡單的經濟競爭上升到內涵豐富、奇招智謀、延伸性與持久性強的綜合實力競爭，其中企業文化理念競爭表現尤其活躍。文化理念競爭是更高層次上的競爭，企業圍繞文化理念越來越注重企業形象包裝，且達到了無處不用、無孔不入的地步。投標書也不例外，同樣是展現企業文化、形象和實力的重要窗口，同樣可以散發出企業文化的濃濃馨香。標書雖然不是廣告，然而已具有了廣告書的部分實質作用，且有愈演愈烈之勢。1)企業名稱是企業最大且最有價值的廣告詞。一些標書千方百計突顯單位名稱，如在每一頁的頁眉或頁腳位置上書寫單位名稱，顯示單位的形象標志等。切不能小視這一做法，事實上它就是潛在的廣告。視覺上醒目碰撞，感官上反復沖擊，會自覺不自覺在感性和理性認識上得到強化，起到了宣傳企業認知度的作用。2)高質量的標書可成為宣傳企業的載體。中標就意味著招標人或業主對投標人標書予以接納和肯定，因為是在眾多投標人中經過篩選比較，優中選優決定的結果，當然是對企業信譽的肯定。3)標書體現企業綜合實力與素質。企業實力與素質是全方位體現的，有硬件有軟件。投標書包含財務狀況、技術水平、技術能力、設備狀況、人力資源和素質、業績和信譽、任務儲備等方面，所有這些都是體現企業綜合實力的信息窗口。4)標書反映企業文化。企業文化體現企業精神、理念、價值和目標，并深深根植于企業的言行之中。投標書侵滲了企業文化和企業經營理念，如投標承諾、文明施工、安全生產、環境保護、勞動保護及各種目標措施等，都直接或間接地顯現出企業文化理念。5)標書是企業獲取經濟與社會效益的敲門磚。企業通過中標項目獲取應得的經濟利益，也將通過對項目精心施工、科學管理、和諧運作，獲取更為廣闊厚重的社會效益。6)技術暗標規定非常苛刻嚴格，評標前尚不知哪個單位，但終究會知道的，不影響對以上的理解，不影響對中標企業所具獨特魅力和形象的深刻記憶。

3.2 標書的美學藝術效應

只要用心研究就不難發現標書和美學藝術存在聯系。標書內外裝幀設計已上升到相當高的層次，一改過去只重內容表述，而忽略表達形式美和表達藝術美。1)從標書內部打印方式、紙張使用、排版布局、字形字號、字距行距、頁眉頁腳的設置，到插圖插表、顏色搭配、版面美化等都能在滿足招標文件要求的前提下，絞盡腦汁地用美學藝術審視角度去規范和運作;2)標書外裝幀設計形式各異，多姿多彩，由簡裝到精裝提升了很高的水準;3)標書包封。以往因認識不全，時間急迫，往往草草包封了事，只要符合要求就足夠了，很少有人問津標書包封的好不好、美不美，有沒有自己特色，能不能借機展露企業形象，而給評委和業主留下哪怕是一丁點好印象。現在卻完全不同，將包裝標書當成一件嚴肅認真的事對待。提前準備，精心籌劃，不厭其煩，精細包裝。連一個章，一條密封帶都不會隨意蓋貼。包封后的標書像一個規整、精美的藝術品;4)標書市場氛圍變化。過去投標基本是在國內進行交流和競爭，現在隨著經濟全球化發展，市場領域從國內走向國際市場，標書所涉入的領域也必然走向國際競爭舞臺，標書不僅代表企業形象，在一定意義上也代表了一個國家的企業形象。因此，全面提高認識，全方位把控標書質量，把宣傳和廣告的功能與標書有機聯系，將美學和藝術的涵養與標書和諧融匯，當是標書發展的現實需要和趨勢。

4 提高標書質量不可或缺的幾個方面

1)思想認識。有什么樣的思想就會有與之相應的行動，思想認識愈明確行動就愈堅決。統一思想認識不是可有可無之事，而是磨刀不誤砍柴功、事半功倍之要事。在全面展開編標工作之前進行思想工作動員會，讓編標人員清楚了解項目情況、明確重難點和注意事項非常迫切必要。2)方案優先。編寫前，首先研究制定可行合理總體方案，具體明確組織機構、關鍵設備、專業隊伍與勞動力部署、進度安排與節點控制、總體目標和關鍵措施，并傳達到位，使之有章可依，在統一的方案思路下協調運作。3)專家論證。對編標方案必須進行專家論證，只有經過專家論證通過的編標方案方能付諸實施;從具有豐富現場實踐經驗同時又熟悉編標投標工作的人員中挑選專家。4)準備工作。應內容全面、目標具體、超前運作、貫穿全程。從時間上掌握好前、中、后;準備工作從屬、服務和促進主體工作。準備越充分及時，對主體工作實施越有利越有效。5)現場調查。現場調查為編標提供第一手資料。a.事前通讀招標文件，領會全面實質性要求;b.將重難點問題進行摘錄，帶著問題進現場;c.請設計院或地方國土部門熟悉現場的同志帶隊進現場;d.將要調查的內容與事項列表備查，一一核對，摸清重點;e.編寫現場調查報告，提出合理化建議。6)編標組織。編標組織是編標實施運作的鏈條和框架，沒有一個得力的編標組織架構就無法順利完成任務。明確責任單位、責任領導、責任人、施組負責人、報價負責人、商務負責人、內外協調人、后勤保障負責人等等。組織機構應當像項目管理一樣，政令暢通，運作順暢。7)履歷經驗。編標具有創新性、理論和經驗性相結合的特點。選派一定數量有工作經驗人員投入編標，會起到事半功倍效果。8)強化審核。標書質量的取決因素很多，主要在編寫當中形成基礎，在修改中得到鞏固和完善。標書質量很多時候是在精心復核和反復修改當中得以保證的。標書的審核實行分級負責制、專業責任制。只要時間允許就不斷審核，直到萬無一失。9)激勵機制。建立編標競爭激勵機制有利于激發編標人員的工作積極性、主動性和創造性，有利于編標隊伍的發展壯大，有利于標書質量的不斷提高。10)信息反饋。創建及時、準確、順暢、快捷的信息聯系網絡，形成良性穩定的信息反饋機制，跟蹤收集內外信息，及時篩選、歸納、總結，為編標獲取有價值的信息資源，進一步充實編標思路與改進編標方法。

5 擯棄誤念，樹立正確編標觀念

1)標書僅僅是陪襯。把能否中標過多寄托或片面強調在公共關系上，而輕視了編標工作，把標書看成是陪襯或附屬物。在市場經濟競爭機制和法律法規建設不很完善的條件下，招投標運作過程中存在各種問題，把運作關系當成一件至高無上的制勝法寶，一度導致了關系至關重要而編標無關緊要的認識。編標工作是相對獨立的、不可取代的重要工作，缺失了這一環就不可能中標。高質量標書會促進和鞏固公共關系并成為公共關系內涵的有機組成部分。2)活兒沒干過，怎么會編標。土建工程專業之間既有區別又有聯系，而且有的聯系非常緊密，可以達到舉一反三、觸類旁通。不能因某項沒親自干過，就一切給予否定。配備有實踐經驗的人員為編標奠定了基礎，可不能完全認為只要有操作經驗的人就一定能夠編好標書;編標經驗豐富的人能夠正確把握標書的整體內容結構，把形式和內容有機結合、優化整合，更重要的是可憑借自身長期積累的經驗較貼切地迎合招標人的評標要求。編標實踐中因出現過分強調現場實踐經驗豐富或過分強調編標業務強的人員單一運作而導致標書質量低劣的不良后果。因此，強調團隊合作、優勢互補、相互依存，依據項目特點積極發揮有編標經驗人員的優勢。3)編標是二流活兒。這個問題的實質同第一個問題一樣。工作固然有輕有重、有簡有繁、有易有難，但不能完全對立，需要辯證對待，統籌協調處理。而且重要與次要在一定的條件下是可以轉化的。每一項工作都是整體中不可缺失的一部分，都需要每個人在自己的崗位上盡職盡責，負責完成。

6 對標書發展趨勢的展望與預期

標書伴隨經濟社會的不斷深入發展而發展。一向站在改革開放、先行先試前沿的廣東省，尤其是深圳地區已經發生了很大變化。投標時不僅要按照招標文件編制文字投標書，同時要編制一套集商務、報價、施組等于一體的投標書宣傳片，將投標書率先推向了有聲有色、有景有情，讓人如臨其境、耳目一新的視頻新格局;評標時評委首先和主要觀看的就是投標書宣傳片，其次是面對面答辯效果，除有疑義外一般很少顧及文字投標書。2012年4月～5月中國鐵建股份有限公司組織有史以來最大規模的投標活動——深圳地鐵7，9號線，作者全過程負責編制和錄制了深圳地鐵7，9號線高清版投標宣傳片，該片獲得了股份公司領導和評委的一致好評。

隨著網絡和軟件技術的發展，電子標書將廣泛運用。標書也將向速度快捷、內容生動、形象藝術、資源集約和務實求真方向邁進。

總之，只要秉承科學理念，高瞻遠矚，敢為人先，就一定能在投標編標工作中采擷到累累碩果。

[1] 韓惠芳.如何編好投標文件[J].山西建筑，2010，36(1):274-275.