談招標采購與項目管理

宋玉萍 張玉剛

(中國能源建設集團山西省電力建設三公司，山西太原 030006)

1 招標采購項目管理概述

1．1 招標采購項目管理的特點

招標采購項目管理是為實現招標采購目標，通過實施滿足質量、時間、費用和資源等約束條件的一系列措施所做出的一次性努力，是一個具有鮮明項目特點的獨特服務過程。招標采購項目具有服務項目的一般特征，其管理屬于服務項目管理，采購管理是項目管理的重要組成部分，招標采購工作具有項目的屬性和管理特點。

1．2 招標采購項目管理的任務

招標采購項目是項目中的一種重要類型，具有項目管理的綜合管理、范圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、采購管理九大任務。

1．3 招標采購項目管理的應用工具

招標采購項目管理是一項復雜的管理活動，應用工作結構分解、責任分配矩陣、里程碑計劃、橫道圖、排列圖法、費用估計法等眾多的管理方法和工具。

2 招標采購項目管理措施

2．1 組織措施

組織編制邏輯性和有序性的招標采購項目計劃:招標采購工作錯綜復雜，因此應圍繞招標采購工作的邏輯關系確定項目進度管理任務，編制招標采購項目的組織保障計劃，招標人在接受招標任務后，應根據企業及項目特點，選擇有經驗的采購人員和恰當的組織方式，成立招標采購團隊，根據招標采購項目的工作任務分解落實責任;根據工作分解結構(WBS)和責任矩陣的內容，編制具體的人力資源計劃;預計完成招標采購活動所需資源(人、材料、設備等)的費用近似值。

2．2 技術措施

2．2．1 組織編制系統性和可行性的招標采購項目管理方案

招標采購項目管理方案是在實施招標工作之前，通過分析招標項目的需求、目標以及技術特點、經濟特性、管理特性等，依據有關法津政策、技術標準和規范，科學設定、合理安排項目招標工作的總體規劃，屬于初步的項目綜合管理計劃，是編制招標采購相關具體計劃的指導文件。編制招標采購項目管理方案主要是明確“做什么”“誰負責”“怎么做”“完成任務的起止時間”等基本管理內容。

2．2．2 招標采購項目的溝通與信息管理

溝通是為了一個既定的目標，把信息在個人或群體間傳遞和交換，并且力圖形成共識的過程。溝通既是人際的交流，也涉及組織之間的交流。溝通的目的是讓對方達成一致行動或理解你所傳達的信息，賃借一定的渠道將信息傳遞給接收者，并尋求反饋以達到相互理解。溝通的效果取決于對方的回應，沒有有效的溝通，很難有有效的管理，溝通分為內部溝通和外部溝通。招標過程涉及招標人、評標專家、投標人、各級行政監督管理部門等，如果溝通不暢必然會造成嚴重的后果。溝通的基礎上在于信息管理，信息管理的作用能規范管理行為、預防運營風險、提高工作效率、完善管理績效，溝通工作內容。信息管理應標準化、制度化。招標采購信息技術主要包括計算機網絡技術及其應用、多媒體計算機技術、專用軟件應用。

2．3 經濟措施

2．3．1 招標采購項目的質量控制管理

招標采購項目質量控制管理是保證招標程序合法;價格合理低價;合同完善無歧義;中標、合同結算價格基本一致。應采取嚴格執行法定程序;建立信息庫并充分利用公共信息平臺;采取事前預測、事中檢查、事后總結評價;招標文件系統嚴謹、邏輯合理，避免投訴等主要措施。

2．3．2 招標采購項目的進度控制管理

招標采購項目進度控制管理是保證在規定的時間內完成全部招標工作;滿足建設項目整體進度要求。例如準確完整的理解委托人的意圖，提供完整的備案資料，與行政管理部門充分溝通，及時反饋問題;掌握項目總體進度對招標采購項目計劃時間的要求;對里程碑計劃和重要工作環節設置檢查點，并定期進行考核等主要措施。

2．3．3 招標采購項目的成本控制管理

招標采購項目成本控制管理是保證在滿足質量、進度要求的前提下，使采購成本和費用最低。采取費用管理制度、標準及審核、審批程序;厲行節約，減少額外費用的支出;合理安排人力資源，避免間歇工作，采用招標項目群管理方式;充分利用信息和共享資源。

質量、成本、進度是項目管理的三大主要管理目標。招標采購項目的實施控制結果與項目本身的質量、進度和成本緊密相連。招標人(或代理機構)在編制招標方案和實施過程中，對項目的質量、進度和成本的控制結果不僅體現了招標人或招標代理機構的工作質量和水平，而且是保證項目招標采購成功、降低項目風險的重要標志。招標采購項目的質量、成本、進度之間相互制約，相互作用，因此合理協調三者之間的關系，科學確定適宜的管理方法，是招標采購項目實施與控制的重要環節。

2．4 合同措施

招標采購與合同管理風險:招標項目的合同管理工作貫穿招標采購和項目實施的全過程，合同管理過程實際是招標人項目管理的全過程。招標采購風險屬于事前風險管理范疇，目標是控制與處置風險，以防止和減少損失，通常被分為兩部分，一部分是損失前的目標，一部分是損失后的目標，前者避免或減少損失的發生，后者是盡快恢復到損失前的狀態。

合同管理風險可以分為合同制定階段的風險、合同實施階段的風險，合同制定階段的目的是為了滿足合同實施的管理要求，合同實施的成效是合同制定工作質量的體現。其中合同制定階段即是招標采購的具體實施環節，所以合同制定的風險和招標采購的風險有可能相互疊加，也有可能相互減弱，但如果出現疊加，潛在風險損失很大。例如在招標采購的合同簽訂階段合理準確的確定采購項目的價格、交貨期、質量標準，就可以將合同實施管理的風險降低。因此在招標采購時建立完善的合同變更和審查制度及合同履行機制，減少合同制定過程的風險;加強項目合同管理，減少項目實施過程中合同履行的風險，成為合同管理與招標采購風險管理的基本思路。

3 招標采購項目管理諸措施之間的關系

招標采購項目管理諸措施各有特點而又是普遍聯系的，它們共同作用保證了招標采購項目管理得以實現:組織措施是招標采購項目管理控制組織方面采取的措施，是其他措施的前提和保證，而且一般不需要增加什么費用，運用得當就可以收到良好的效果;技術措施不僅是招標采購項目管理控制過程中的關鍵，而且也是項目管理實施的關鍵;合同措施是招標采購項目管理控制的出發點和立足點，是招標采購項目管理控制的標準和法律保障;經濟措施是最易接受和采用的措施，是招標采購項目管理控制的輔助措施。在招標采購項目管理控制措施中組織措施是龍頭，技術措施、合同措施是龍身，經濟措施是龍尾。

4 招標采購項目的總結、跟蹤和評價

招標采購項目的總結與評價工作屬于招標采購項目管理結束及其后續階段，其目的是對項目實施過程的經驗和教訓進行回顧、梳理，從中提煉出有規律性或理論價值的內容，用以指導和改進新項目的招標采購活動。根據實施的時間、參與人員和評價對象的不同，總結與評價工作可分為總結、跟蹤和評價。

［1］曾海波，楊俊杰，夏才安．對現今工程招投標過程中存在問題的思考［J］．山西建筑，2011，37(11):243-244．