EMIS 在現(xiàn)代企業(yè)中的應(yīng)用

李葉梅

(中國能源建設(shè)集團山西省電力建設(shè)一公司，山西大同 037043)

1 概述

EMIS是Electric Manage Information System的縮寫，中文含義是電力管理信息系統(tǒng)。當(dāng)今社會，是一個E時代，隨著電腦的普及和科技的發(fā)展，網(wǎng)上辦公已不再是神話。同時，隨著電力建設(shè)市場的繁榮，公司承建的項目也越來越多，一管多的局面正在形成，網(wǎng)上辦公已成為需要。

2 EMIS應(yīng)用的前提條件

2.1 具備上網(wǎng)條件

此條件包括有計算機、有用計算機的人和有網(wǎng)絡(luò)，這幾個條件目前在我公司基本具備。計算機在公司總部、各個項目部、分公司應(yīng)用比較普及，各個項目部基本能上網(wǎng)，即使不能上網(wǎng)的，在目前電信如此發(fā)達的情況下，上一條寬帶網(wǎng)已很容易。

2.2 企業(yè)倡導(dǎo)無紙化辦公

EMIS的主導(dǎo)思想是網(wǎng)上辦公，所以企業(yè)必須倡導(dǎo)無紙化辦公，否則就將日常工作變成雙份工作，運行EMIS成為一種負擔(dān)。

3 EMIS應(yīng)用的優(yōu)越性

隨著項目點的增多，距離公司的遠近各不相同，公司總部管理各個項目點的難度增大，而EMIS的應(yīng)用就體現(xiàn)出了優(yōu)越性。

3.1 EMIS辦公，解決了距離遠的問題

公司的管理制度里規(guī)定了總部各職能部門的職責(zé)，包括審批一些措施、重大方案等，但由于距離的問題，只能是在大同總部的好控制，遠離總部的就不好控制了，只能處于半失控狀態(tài)。網(wǎng)上辦公，不存在距離問題，只要能上網(wǎng)，何時何地均可控制，解決了紙張審批時效性的問題。

3.2 EMIS辦公，解決了找人難的問題

作為項目部管理人員，每個人都要處理一大堆事務(wù)，包括審批措施、審批材料等，而作為分公司的管理，每天都有一堆單子需項目部審批，找人難成了分公司頭疼的事，大老遠跑來，剛好碰上人家下工地，白跑一趟，誤事又費時。用EMIS就不用這么麻煩了，不管對方當(dāng)時在何地，只要將需要審批的文件、措施或材料按審批流程發(fā)過來，對方就會看到，即使當(dāng)時不在辦公室，回來后也能看到，用最快的時間來審批。EMIS里詳細記錄了每個人的審批過程和審批所花費的時間，同時也避免了以前那種互相推委責(zé)任的說法。如果EMIS里安裝了短信模塊，在發(fā)出審批的同時還能讓手機發(fā)短信及時通知您處理。EMIS系統(tǒng)做審批工作，確實解決了找人難的問題。

3.3 EMIS辦公，保存歷史數(shù)據(jù)，節(jié)約紙張

采用EMIS辦公，日常工作中處理的數(shù)據(jù)都記錄在EMIS系統(tǒng)中，可以方便地保存歷史數(shù)據(jù)，便于查閱。流程的處理過程記錄了事件的處理過程，用戶密碼的設(shè)置也為審批權(quán)限設(shè)了一道關(guān)卡，對于一些資料可以不打印，節(jié)約了紙張。

3.4 EMIS辦公，為公司統(tǒng)一規(guī)范管理提供條件

基于上述各優(yōu)點，在EMIS上辦公，為公司統(tǒng)一規(guī)范管理提供了條件。

3.5 EMIS辦公，實現(xiàn)資源共享

EMIS辦公，能將公司的資源共享，同時也能將各項目部的資源共享，便于公司與分公司、項目部之間的互相溝通，互相了解信息，避免目前這種一出外地，就不了解公司信息，和公司不好掌握外地項目情況的狀況。

3.6 方便的統(tǒng)計功能

EMIS系統(tǒng)的應(yīng)用，最大的優(yōu)點還在于其方便的統(tǒng)計功能。只要在日常工作中做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，統(tǒng)計工作便交給計算機來做，為財務(wù)分析、領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，同時也在日常工作中就進行了盤點，避免年底盤點忙成一團的局面，提高了辦事效率。

4 EMIS包含的內(nèi)容

目前，我們建立的EMIS系統(tǒng)，初步包含以下幾大功能:OA(辦公自動化)，安全管理、機械管理、質(zhì)量管理、物資管理。

4.1 辦公自動化

通過使用OA，可以非常方便的實現(xiàn)以下功能:

1)管理個人日常事務(wù)，比如:你的個人日程表，個人通訊錄，個人待辦事宜，個人文件管理等。

2)實現(xiàn)和同事或者其他部門的協(xié)調(diào)工作，比如:辦公物品的領(lǐng)用，固定資產(chǎn)的維修，請假，報銷，發(fā)布業(yè)界的新聞，甚至還包括公司的問卷調(diào)查，公開的意見箱等。

3)更好的實施管理和控制，數(shù)據(jù)是管理的基礎(chǔ)，沒有數(shù)據(jù)的管理只能是一種模糊的、完全依靠經(jīng)驗和推測的管理。有OA系統(tǒng)幫助記錄和分析這些數(shù)據(jù)，管理和控制當(dāng)然更加輕松。

EMIS對于OA的管理提供了一個平臺，我們可以根據(jù)自己的需求，任意的設(shè)置一個流程或一個功能，非常方便、實用。在豐鎮(zhèn)項目，根據(jù)項目特點我們保留了通知公告(發(fā)布公眾信息的地方)，內(nèi)部郵箱(對于一些不公開的信息，個人對個人的信息，可利用內(nèi)部郵箱來收發(fā))，施工動態(tài)發(fā)布(包括工程動態(tài)、設(shè)備到貨動態(tài)、安全動態(tài)等可在此公布)，來文公告(公司、監(jiān)理、業(yè)主、內(nèi)部會議紀要等文件在此公布，對于一些限制公開范圍的文件可用內(nèi)部郵件發(fā)送)、天氣預(yù)報公布，圖紙管理(包括到圖登記、圖紙發(fā)放、圖紙借閱，分公司很方便地就可查詢到項目部圖紙的到圖情況)，施工作業(yè)指導(dǎo)書的審批(網(wǎng)上審批有什么修改處直接修改，而同時發(fā)送人還能很清楚地查詢到誰修改的信息，避免了以往作業(yè)指導(dǎo)書因不合適多次打印審批的情況)，公眾信息的公布(項目部管理制度、需執(zhí)行文件、學(xué)習(xí)園地資料等，避免了以往項目只有先去的分公司才能了解到項目部管理制度的弊病)。OA還可根據(jù)個人需要和崗位不同，來設(shè)置不同的菜單。

4.2 安全管理

安全管理圍繞26本臺賬、表格，分公司與項目部同時進行記錄，確保從MIS進行的工作不重復(fù)、好統(tǒng)計、項目部好考核，月底自動形成報表數(shù)據(jù)，避免了以往那種報表虛報的現(xiàn)象。

同時在安全管理里增加了曝光欄與表彰欄，公布現(xiàn)場文明施工好的方面和不好的現(xiàn)象，以便大家互相學(xué)習(xí)，互相監(jiān)督。

4.3 機械管理

EMIS系統(tǒng)中的機械管理主要服務(wù)于機械部，其主要功能如下:

1)記錄項目部機械臺賬(庫存)資料。

2)記錄項目部機械維修保養(yǎng)資料，并產(chǎn)生機械使用成本。

3)記錄項目部機械的報廢資料。

4)記錄項目部承租機械的資料。

5)記錄封存或啟用機械的資料。

6)記錄承租機械和公司機械在工地使用(包括出租和調(diào)度)資料，并產(chǎn)生機械使用成本。

7)記錄施工單位進入工地時自帶機械的資料。

8)記錄施工單位進入工地時機械操作員的取證資料。

9)記錄工地全部機械的安全檢查資料。

4.4 質(zhì)量管理

質(zhì)量管理也是與日常工作有機地結(jié)合起來，主要是對質(zhì)量的過程進行控制與管理，對計量器具進行管理，對實驗委托進行管理，通過網(wǎng)上驗收走流程，每月對驗評情況進行統(tǒng)計，自動形成質(zhì)量月報、季報和質(zhì)量統(tǒng)計臺賬，對現(xiàn)場質(zhì)量有效的進行控制。

4.5 物資管理

物資管理集材料管理、配制品管理、限額領(lǐng)料、材料跟蹤、周轉(zhuǎn)租賃等于一體。該模塊根據(jù)豐鎮(zhèn)項目部的需求，從物資施工需求計劃、采購計劃、入庫管理、倉庫管理、庫存管理到財務(wù)稽核、報表統(tǒng)計查詢等，涵蓋了物資管理的全部過程。通過物資管理，可以很方便地對工程的成本進行分析。

5 EMIS運行需注意的事項

1)數(shù)據(jù)的備份。EMIS系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)相當(dāng)于一本電子賬，所以其數(shù)據(jù)的備份工作相當(dāng)關(guān)鍵，數(shù)據(jù)一旦丟失，損失相當(dāng)大，所以做好數(shù)據(jù)的備份是首要問題。

2)個人用戶密碼的保密性。此密碼就像是開家門的鑰匙，也像是領(lǐng)導(dǎo)手中的簽字筆，計算機不認人，只認數(shù)據(jù)，以誰的身份登錄，留下的就是誰的痕跡。所以如果將自己的密碼泄露了，就像把自己家門的鑰匙交給別人一樣，尤其對于一些審批功能就亂套了。

3)系統(tǒng)的維護。再好的槍不擦也會生銹，再好的系統(tǒng)不維護也會出錯，EMIS系統(tǒng)方便的統(tǒng)計功能，在于其基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的正確性，所以要有專人對數(shù)據(jù)的初始化、人員權(quán)限的設(shè)置、基本數(shù)據(jù)的錄入進行維護整理，及時糾正不合理數(shù)據(jù)，才能使系統(tǒng)運行得好。

6 EMIS系統(tǒng)的擴展

目前我們實現(xiàn)的是項目部與分公司之間的日常工作聯(lián)系運行EMIS，通過增加一些東西，公司可以通過運行EMIS來與各個項目、各個分公司加強聯(lián)系，也便于公司掌握全局。公司實現(xiàn)無紙化辦公，文件的收發(fā)通過網(wǎng)上發(fā)郵件進行，可避免紙質(zhì)文件傳達過程中收件人不能及時的收到，收到后還得進行再次傳達，出現(xiàn)中間斷檔的情況。