重繪管理“路線圖”

文/謝曉丹

信息化的過程也是高校管理重塑的過程。伴隨著信息技術的發展，高校管理正走到一個十字路口，如何重新繪制管理“路線圖”成為焦點。不少學校以財務信息化為契機，對高校信息化管理進行流程再造。無論落腳于何種契機，管理重塑都是無法回避的歸宿。

上線滿一年的中山大學財務管理信息系統，在學校近期的政風行風民主評議中獲得好評，這讓鄭琦深受鼓舞。他是中山大學財務與國資管理處副處長，在11月的一次全國性財務信息化論壇上，他專門提到此事?！耙郧拔覀兘洺＝拥揭恍┩对V，比如報銷排隊時間太長，師生意見很大，會計人員壓力也很大。有了這個系統后，服務水平和效率提高了，工作環節減少了，校領導和各部門都比較滿意。”

工作效率的提高，促使服務環境得到改善，師生對信息化支持力度加大了，管理信息化可謂功不可沒。

管理信息化一直是教育信息化的主力軍之一。這些年來，“以人為本”的服務理念深入人心，數字化校園建設快馬加鞭，管理信息化也力圖以用戶為核心提供資源與服務，促進部門之間的業務集成與整合。CIO機制的熱議和嘗試，推動管理信息化體制機制的創新。

隨著信息化的深入，學校用戶對信息化的需求越來越高、越來越豐富，管理信息化正面臨新的挑戰。當前，學校仍然存在缺乏統一的信息標準、業務數據亟待互通、難以高效支持學校的決策等主要問題。

“十二五”期間，管理信息化建設將踏上新臺階，如何做到讓管理者放心，讓用戶滿意，這是一個挑戰。

以人為本，加強頂層設計

“十二五”教育信息化拉開序幕以來，高校紛紛制定信息化建設規劃，以此指導新一輪的學校信息化建設。

西南大學于2010年上半年就啟動了《西南大學信息化建設十二五規劃》的編制工作，謀劃未來5年的信息化“路線圖”。

“部署信息化工作時，眼光一定要看的遠，要結合當前現狀和未來發展確定信息化的發展思路?！蔽髂洗髮W副校長丁忠民表示。

目前，高校教育信息化已經夯實了基礎設施建設，業務系統也讓用戶“離不開”，但數據資源不能共享、用戶權限混亂、應用系統重復建設、硬件建設重復投資，導致信息系統無法集成。為此，人們希望找到一個統籌信息化建設的方法。強調以人為本、前瞻部署的頂層設計，符合信息化建設的基本規律，被學校奉為“法寶”。

“信息化發展規劃解決‘做什么’的問題，頂層設計解決‘怎么做’的問題?！备呓虒W會信息化分會理事長蔣東興說。

他認為，頂層設計就是從全局出發，站在整體高度，以信息化的思維，全面分析機構的各項業務，建立該機構的業務模型、功能模型、數據模型和用戶權限模型，并結合該機構的信息化現狀，設計出信息化總體技術方案與路線圖。

西南大學以湖南、湖北兩省985/211高校的數據來確定自身在信息化資金保障、硬件設施、資源建設及保障措施的差距。堅持總體規劃，分步實施，重點突破，逐步推廣，全面推進的原則，將主要力量放在一體化應用系統建設、核心資源建設和校園網絡文化建設上。資金投入有所側重，其中軟硬件設備維護的投入比例為14%，信息化系統的建設投入經費約為10%，人才培養投入經費為5%。預計經過兩個階段的努力，建立示范性智慧校園，支撐與推動學校整體戰略發展。

加強頂層設計的原則既適用于學?？傮w信息化設計，又適用于部門的信息化管理工作中，包括財務工作。

“沒有哪個部門像財務處這樣涉及整個學校的‘人、財、物’等資源，以及教學、科研、管理等，也沒有哪個部門像財務處這樣與其他部門都有著千絲萬縷的聯系。因此，財務信息化必然是教育信息化管理中的關鍵環節之一，也是打開管理信息化建設新局面的亮點。”對外經濟貿易大學財務處處長孫強說。

清華大學財務處與校內、校外的很多部門在不同層次上交互關聯，共同構筑財務系統的生態環境。2006年以來，財務處著手完成了財務信息化頂層設計工作，重新梳理了財務工作流程及其與其他業務的關系，將信息化滲透到財務工作的每一個環節中，無縫銜接全校相關業務，初步實現學校財務業務一體化，為學校總體目標的達成鋪平道路。“像科研經費管理中的經費到賬及認領等業務已看不到科研系統與財務系統的邊界，對于用戶來說渾然成為一體，而后臺是通過數據交換、Web服務調用整合在一起的。”清華大學信息化技術中心副主任佟秋利說。

流程再造促進管理機制創新

為了將信息存入學歷認證網站上，教育部會到所屬院校采集畢業生照片。“然而，男生變女生、照片與本人不符的情況時有發生。通過調研后發現，學生在填涂機讀卡時會填錯或者填得不規范；學生照完相，必須知道是哪個照相師傅照的，必須找出自己照片的排號，還要填寫相關信息，如果填錯了號碼，那么在教育部的網站上查到的就是別人的照片。流程環節的繁瑣讓信息填寫失誤難以避免，給學校的教學管理工作造成了很大困惑，業務流程管理需要優化?！蔽靼步煌ù髮W網絡中心開發培訓部主管、高級工程師韓博提到。

目前，教育管理信息化整體發展水平不高，雖然很多管理系統紛紛上馬，但是學校的低效管理現象仍然十分嚴重。中國科技大學副校長張淑林認為管理信息化不是簡單地應用電腦，而是涉及業務流程的根本性變革，它導致信息的共享、組織結構的扁平化，權力重心的下移。成功的信息化應用，對現實的業務流程有實質的推動和幫助。

業務流程的重新梳理、規范和優化，以及信息技術的準確運用，將使各個部門業務管理環節簡化，促進管理效率的提高，人力成本的節約。有專家指出，在本質上，流程管理與信息技術的關系體現為“流程為本、技術支撐”的思想。一方面，流程管理為IT發揮作用明確了方向，給出了IT發揮作用的準確的作用點。另一方面，IT不僅是實現這些流程的重要支撐工具，并且具有本質驅動力。

為了提高自主服務的水平，西安交大校園一卡通平臺增加了校務管理功能。即在一卡通上開發了一系列系統，包括畢業生照片采集輔助刷卡系統、電子離校系統、學籍注冊系統、非在編人員管理系統、迎新系統等，將這些系統與數字校園平臺實現對接，互享數據。

“在畢業生采集照片時，學生不再需要填涂機讀卡，只要拿著一卡通去繳費，然后到照相的地方刷卡，進門時刷一次，確認學生是否交完錢，照相后再刷一次，將照片與一卡通的信息建立關聯，之后由學校將信息傳給教育部?！表n博說。

這種優化后的工作模式首次使用于2009年的本科

生畢業?！拔覀儗崿F了無一例錯誤。從2010年開始，本科生、研究生照片采集全用的是這個系統?！?/p>

制定信息標準，實現數據互通

信息標準是實現數據整合與共享的前提。最近一次全國范圍內的調研報告發現，有58.06%的調查對象知道教育信息化標準，25.81%的調查對象采用了《教育管理信息數據代碼GELTS-30》?？梢?，盡管信息標準不是新問題，但人們對其的認識和推廣工作尚有一段路要走。

早期的應用系統推動了部門內部的信息管理，當部門級系統應用鋪開之后，跨部門的信息管理需求凸顯出來。此時，這些系統缺乏統一的信息標準，無法進行數據共享，增加了信息管理成本。信息化發展到現階段，管理模式已向服務轉型，部門之間的聯動成為新的管理工作模式。制定一套統一的信息標準和技術平臺，打破數據壁壘，實現互通共享，為信息化建設的整體集成和資源共享推波助瀾。

上海財經大學校長助理劉蘭娟在選擇軟硬件基礎設施和信息系統供應商時，明確提出遵循學校的統一標準，要求實現系統功能和數據的整合與集成?！斑@能夠有效地實現資源共享，避免重復建設，提高管理效率。”

如何建立信息標準？佟秋利建議，在參考上級管理部門相關標準的基礎上，制定本校信息系統建設標準，在標準中尤其重視信息系統互聯互通部分的標準設計。通過標準的建立，確保公共基礎數據的一致性、準確性和完整性。

建立信息標準，形成制度后，數據互通工作有了保障。相關人士表示，數據互通要做好四件事：第一，梳理好業務和數據，整體規劃數據資源；第二建立公共數據庫；第三，重視業務一體化設計；第四，做好信息安全。

數據共享推進科學決策

隨著教育規模的不斷擴大和資源投入的加大，學校領導需要借助信息技術手段為“人、財、物”資源的優化合理配置作出科學的決策。

為學校決策提供有效信息，不是易事。財務處感受最深。鄭琦就遇到過這樣的尷尬事。“有一次，校領導需要某個數據，我們整個財務處人員都發動了，加班加點花了兩天拿出數據，結果，校領導說這是兩天前的數據，現在已經沒有用了?！?/p>

他告訴記者，一些先進技術未能及時使用在財務工作中，導致一些功能，比如專業統計，難以實現。雖然花了大量人力，效率仍然低下，難以及時響應決策需求。

劉蘭娟也有同感?！霸诟咝－h境下建設決策支持系統，仍然面臨著觀念、資金、技術、人員等方面的困難和挑戰。而管理者面臨的是‘數據豐富，信息匱乏’的尷尬局面?！?/p>

如何化解這一局面？上海財大做了嘗試，遵循從“信息管理”走向“決策支持”的信息化發展思路?！笆晃濉背跗陂_始推行學校與院系的二級預算管理制度改革，利用信息技術對各部門的支出預算執行狀況全程監控，在決算中匯總分析，對比完成情況，隨時掌握資金流動的真實情況。

為此，上海財大建了一套高效決策支持平臺，利用數據倉庫、數據分析、數據挖掘等新技術，將分散在各個業務系統中的數據集成起來，進行加工、分析，將數據和報表精細化，及時為管理者反饋信息，為其制定預算提供依據，為決算提供執行情況，使其可以更好地協調和運轉業務資源。該平臺在教學、就業等方面開始顯身手。

以往，上海財大重點學科和專業總能獲取較多的資金支持，在校級財務支出中占較大的比率，而承擔基礎課程的專業相對“弱勢”。通過對預算執行情況的實時監控，領導及時發現問題，將資金向部分承擔基礎課程的院系傾斜，“弱勢”院系的支出比重逐年上升，全校各學科的發展日趨均衡，預算平均完成率已達到94.83%。

信息化的過程也是高校管理重塑的過程。伴隨著信息技術的發展，高校管理正走到一個十字路口，如何重新繪制管理“路線圖”成為焦點。不少學校以財務信息化為契機，對高校信息化管理進行流程再造。無論落腳于何種契機，管理重塑都是無法回避的歸宿。