浙江大學(xué)：以財(cái)務(wù)信息化改進(jìn)管理與服務(wù)

文/羅泳江

財(cái)務(wù)信息化促進(jìn)了工作方式的全面創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的辦公電子化。財(cái)務(wù)信息能通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)進(jìn)行、快速處理、及時(shí)傳遞，部門各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換極大地提高了服務(wù)效率。工作方式有了更高層次的改進(jìn)，無現(xiàn)金報(bào)賬、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷、不等候報(bào)賬、網(wǎng)上繳費(fèi)等新的服務(wù)功能得到開發(fā)和應(yīng)用，服務(wù)水平得到極大提高。

1998年，原浙江大學(xué)、杭州大學(xué)、浙江農(nóng)業(yè)大學(xué)和浙江醫(yī)科大學(xué)合并組建了新的浙江大學(xué)。作為學(xué)校重要支撐的財(cái)務(wù)部門，其財(cái)務(wù)信息化建設(shè)經(jīng)歷了從各校區(qū)獨(dú)立封閉運(yùn)行到多校區(qū)聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)運(yùn)行，從滿足日常核算工作到核算、管理、服務(wù)并重，從局限于財(cái)務(wù)部門到多部門數(shù)據(jù)共享交換，其建設(shè)初見成效。進(jìn)入21世紀(jì)，隨著國家高等教育快速、蓬勃的發(fā)展，特別是近幾年來，隨著教育、科技經(jīng)費(fèi)投入加大，財(cái)政國庫集中支付制度改革，審計(jì)監(jiān)督加強(qiáng)等，給高校財(cái)務(wù)管理帶來了極大的壓力，進(jìn)一步加快高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)顯得非常必要。隨著高校信息化建設(shè)的推進(jìn)，加強(qiáng)各部門協(xié)作、不斷提高工作效率，信息公開透明等因素都要求高校以財(cái)務(wù)為核心，建立信息化管理。

圖1 浙大財(cái)務(wù)信息化發(fā)展歷程

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的意義

財(cái)務(wù)信息化突破了會(huì)計(jì)信息輸入輸出的局限性，促使會(huì)計(jì)職能由“核算型”向“管理服務(wù)型”轉(zhuǎn)變，推進(jìn)高校財(cái)務(wù)工作的多樣化創(chuàng)新。

財(cái)務(wù)信息化促進(jìn)了財(cái)務(wù)工作方式的全面創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的辦公電子化。財(cái)務(wù)信息能通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)進(jìn)行，快速處理、及時(shí)傳遞，部門各系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換極大地提高了服務(wù)效率。工作方式有了更高層次的改進(jìn)，無現(xiàn)金報(bào)賬、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷、不等候報(bào)賬、網(wǎng)上繳費(fèi)等新的服務(wù)功能得到開發(fā)和應(yīng)用，服務(wù)水平得到極大提高。

財(cái)務(wù)信息化推進(jìn)了財(cái)務(wù)管理模式的創(chuàng)新。網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)信息資源的高度集成和共享，實(shí)現(xiàn)了異地查賬、異地授權(quán)等遠(yuǎn)距離的財(cái)務(wù)實(shí)時(shí)監(jiān)控，利用網(wǎng)絡(luò)化的管理平臺還保證了財(cái)務(wù)部門和相關(guān)部門之間良好的信息溝通。

浙大財(cái)務(wù)信息化建設(shè)歷程

四校合并以來，我校的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)可以基本劃分為兩個(gè)階段，發(fā)展歷程如圖1所示。

從1998年開始的前十年，圍繞著多校區(qū)核算及以核算軟件為核心進(jìn)行的一系列周邊系統(tǒng)的開發(fā)和完善，如：銀行對賬系統(tǒng)、工資系統(tǒng)、酬金系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)、收費(fèi)系統(tǒng)等。2008年以后，信息化建設(shè)跨入了第二個(gè)階段，建設(shè)的重心轉(zhuǎn)移到加強(qiáng)管理和提高服務(wù)上，包括財(cái)務(wù)管理平臺、財(cái)務(wù)一卡通管理系統(tǒng)、網(wǎng)上預(yù)約（不等候）報(bào)賬、無現(xiàn)金報(bào)賬、網(wǎng)上辦事大廳等。

圖2 報(bào)賬模式

主要應(yīng)用

一卡通經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目管理系統(tǒng)

隨著校園信息化建設(shè)的推進(jìn)，為數(shù)字化校園建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也為財(cái)務(wù)一卡通經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目管理的實(shí)施創(chuàng)造了條件。

該系統(tǒng)將校園卡與財(cái)務(wù)的經(jīng)費(fèi)管理和服務(wù)功能進(jìn)行集成，將項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的校園卡與本人負(fù)責(zé)的經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬時(shí)身份認(rèn)證、網(wǎng)上授權(quán)、子項(xiàng)目管理、預(yù)算管理、結(jié)算點(diǎn)消費(fèi)、電子支付、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的各種查詢（包括預(yù)算執(zhí)行情況查詢）功能。使用經(jīng)費(fèi)卡管理功能能夠?qū)崿F(xiàn)更加嚴(yán)密的電子身份認(rèn)證、更加便捷的網(wǎng)上查詢和網(wǎng)上授權(quán)。

校園卡信息從校園卡中心進(jìn)行數(shù)據(jù)同步，包括關(guān)聯(lián)的銀行卡號等信息。

除了財(cái)務(wù)管理平臺提供授權(quán)、查詢等服務(wù)外，在遍布校園的校園卡自助服務(wù)終端提供項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用查詢。

在結(jié)算點(diǎn)消費(fèi)后可以現(xiàn)場刷卡，也可以使用一卡通經(jīng)費(fèi)網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬結(jié)算。持卡人不再需要帶校園卡到結(jié)算點(diǎn)刷卡，只需登錄高級財(cái)務(wù)管理平臺，選擇支付的結(jié)算點(diǎn)，支付成功后打印《校內(nèi)經(jīng)費(fèi)轉(zhuǎn)賬確認(rèn)單》，簽字、蓋章后交到相應(yīng)的結(jié)算點(diǎn)即可。

無現(xiàn)金報(bào)賬-預(yù)約報(bào)賬-不等候報(bào)賬

無現(xiàn)金報(bào)賬、預(yù)約報(bào)賬、不等候報(bào)賬是在學(xué)校經(jīng)濟(jì)體量與報(bào)賬工作量不斷增大情況下，為了解決報(bào)賬排隊(duì)等待時(shí)間過長，有效分流、合理安排不同類別的報(bào)賬工作，使報(bào)賬服務(wù)做到方便快捷、報(bào)賬工作快速流動(dòng)的一種新的工作方式，如圖2所示。

本項(xiàng)目的實(shí)施是傳統(tǒng)現(xiàn)場報(bào)賬模式向不等候非現(xiàn)場報(bào)賬模式轉(zhuǎn)變的重要環(huán)節(jié)，能夠根本上解決教職工在報(bào)賬現(xiàn)場的排隊(duì)及等候時(shí)間，也能夠更加合理地使用有限的財(cái)務(wù)人員，營造和諧有序的工作環(huán)境，提高工作效率。

無現(xiàn)金報(bào)賬、預(yù)約報(bào)賬、不等候報(bào)賬工作方式的優(yōu)勢如下：

1. 提供報(bào)銷預(yù)約平臺，加強(qiáng)報(bào)銷流量的控制，達(dá)到工作量相對均衡。

師生可以在約定的時(shí)間到會(huì)計(jì)核算中心的指定窗口辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)，無需排隊(duì)，直接辦理，方便快捷。采用不等候報(bào)賬方式，可以在根本上解決報(bào)賬現(xiàn)場擁擠，報(bào)銷人流無法控制現(xiàn)象，提高財(cái)務(wù)部門服務(wù)形象。

2. 減少工作步驟，從而加快工作進(jìn)度和質(zhì)量，提高工作效率。

報(bào)銷人員在預(yù)約的同時(shí)需要將報(bào)銷的發(fā)票按支出內(nèi)容整理、歸類，在報(bào)銷內(nèi)容對應(yīng)的欄目中填寫報(bào)銷金額，自動(dòng)生成預(yù)約號及報(bào)銷匯總單，會(huì)計(jì)人員審核報(bào)銷憑據(jù)與網(wǎng)上填寫的內(nèi)容，據(jù)此入賬。

3. 網(wǎng)上預(yù)約時(shí)可同時(shí)錄入報(bào)銷轉(zhuǎn)賬的銀行卡號，通過與合作銀行的網(wǎng)銀實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)賬接口，會(huì)計(jì)人員可在完成審核流程后直接將報(bào)銷款項(xiàng)轉(zhuǎn)入相關(guān)人員的銀行卡中，消除現(xiàn)金清點(diǎn)工作，提高工作效率，同時(shí)也減少了相關(guān)的現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)。

4. 統(tǒng)一身份認(rèn)證，為今后與有關(guān)部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)集成及后續(xù)發(fā)展提供有力的保障平臺。如發(fā)展規(guī)劃處985/211專項(xiàng)資金管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)管理系統(tǒng)、人事處人事管理系統(tǒng)、研究生院和本科生院的學(xué)生綜合管理系統(tǒng)等。

我們已完成和實(shí)驗(yàn)與設(shè)備管理處的設(shè)備增置預(yù)約報(bào)賬接口，并于2011年開始運(yùn)行，固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)的管理流程如圖3所示。

存在的主要問題

盡管高校財(cái)務(wù)部門在財(cái)務(wù)信息化方面做了許多工作和努力，但信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，僅靠財(cái)務(wù)一個(gè)部門遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要學(xué)校各部門信息化建設(shè)相互支持，也需要與財(cái)政、銀行等外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作，協(xié)調(diào)發(fā)展。當(dāng)前在財(cái)務(wù)信息化過程中還存在以下主要問題：

圖3 固定資產(chǎn)業(yè)務(wù)流程的整合

1. 財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)集成度不高

因?yàn)樨?cái)務(wù)信息化各模塊是在核算管理過程中逐漸建立和發(fā)展起來的，模塊功能上相對比較獨(dú)立，帶來操作上的不便，同時(shí)也較少考慮到子系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的共享及深入挖掘，數(shù)據(jù)的利用率不高。

2. 財(cái)務(wù)信息尚未完全實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)同步

財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)基本獨(dú)立于其他部門的管理信息系統(tǒng)之外（目前僅與本科生數(shù)據(jù)中心保持?jǐn)?shù)據(jù)同步，并上傳學(xué)生繳費(fèi)信息；與校園卡中心同步校園卡信息；與設(shè)備處資產(chǎn)管理系統(tǒng)傳遞預(yù)約及憑證信息），它重復(fù)存儲(chǔ)了各個(gè)業(yè)務(wù)部門管理信息系統(tǒng)已經(jīng)存儲(chǔ)過的數(shù)據(jù)，既存在各類數(shù)據(jù)的不一致問題，也提高了信息管理的成本。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入，依賴于其他各個(gè)業(yè)務(wù)部門的信息輸出(如人事部門的教師信息、學(xué)生管理部門的學(xué)生信息、科研部門的科研信息等)。但是由于尚未建成基于教工的數(shù)據(jù)中心，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)無法從相關(guān)業(yè)務(wù)部門實(shí)時(shí)提取數(shù)據(jù)，自然也就談不到數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)處理和會(huì)計(jì)信息的實(shí)時(shí)支持。

3. 外部數(shù)據(jù)平臺制約

目前與財(cái)務(wù)信息化關(guān)系緊密的銀行和財(cái)政兩個(gè)部門，銀行的數(shù)據(jù)接口比較成熟穩(wěn)定，基本已經(jīng)能夠滿足要求。但隨著財(cái)政國庫集中收付制度改革及公務(wù)卡的推行，財(cái)政國庫集中支付資金在高校中的比重不斷上升，而財(cái)政國庫支付系統(tǒng)接口尚未開放，由此帶來數(shù)據(jù)重復(fù)錄入、差錯(cuò)以及工作量巨大等問題。

4. 信息化建設(shè)的管理體制沒有真正建立

信息的分散不集中、傳遞不及時(shí)、信息不完整、信息資源的浪費(fèi)，這都是信息化建設(shè)過程中有待完善之處。因此，需要建立一套科學(xué)完整的管理體制作為保障，力爭做到管理工作程序化、業(yè)務(wù)規(guī)范化、信息資料標(biāo)準(zhǔn)化，才能真正使信息化建設(shè)在高校的現(xiàn)代化管理中發(fā)揮出色的作用。

發(fā)展趨勢

從會(huì)計(jì)電算化向財(cái)務(wù)信息化轉(zhuǎn)變

會(huì)計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)記賬、算賬和報(bào)賬的自動(dòng)化，并在此基礎(chǔ)上向?qū)W校的管理者提供財(cái)務(wù)信息輔助決策。這只是財(cái)務(wù)信息化的初級階段，與真正意義上的財(cái)務(wù)信息化還有很大的差距，已不能滿足高校財(cái)務(wù)信息使用者的要求。

由歷史性信息向?qū)崟r(shí)性信息轉(zhuǎn)變

雖然歷史性的財(cái)務(wù)信息對使用者的決策有一定的作用，但實(shí)時(shí)性的信息對決策者更為有用，更具有預(yù)測價(jià)值。高校的教學(xué)和科研活動(dòng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，與各部門間的聯(lián)系也比以往任何時(shí)候密切，建立實(shí)時(shí)性的數(shù)據(jù)共享機(jī)制也是學(xué)校信息化建設(shè)的要求。

由單一財(cái)務(wù)信息向多元化信息轉(zhuǎn)變

雖然財(cái)務(wù)信息對使用者的決策十分重要，但并非是惟一所需，如果僅提供財(cái)務(wù)信息可能無法滿足使用者的需要，諸如科研合同、資產(chǎn)設(shè)備使用狀況、人員信息等多元化信息的提供逐漸成為必要。

由概括性信息向挖掘性信息發(fā)展

以往的財(cái)務(wù)信息更多的是提供概括性的綜合性信息，具有簡單、明了、概括的特點(diǎn)，滿足了一般使用者的信息需求。但是對管理者或研究人員而言，綜合性和概括性往往掩蓋了個(gè)別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或事項(xiàng)的特殊性，他們需要挖掘出詳細(xì)的信息滿足各自的需求。

財(cái)務(wù)信息發(fā)布由固定式向移動(dòng)式發(fā)展

以往的財(cái)務(wù)信息一般固定時(shí)間和格式，使用者在固定場所才能獲取。由于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，各種移動(dòng)設(shè)備的使用，使財(cái)務(wù)信息獲取的方式可以由發(fā)布者主動(dòng)推送到使用者，也可以由使用者通過定制來個(gè)性化獲得。