推進工程建設行業管理信息化的深化應用（之一）
——企業管理的信息化建設

◎同望V3企業架構平臺總架構師 項目管理咨詢顧問 李鴻君

近年來，工程建設行業在利用信息化進行企業管理方面取得了一些可喜的成果，成功實現部分信息的電子化溝通并提升了企業的工作效率。

初步的嘗試使企業對信息化有了一定的認識，當大張旗鼓的“過特活動”即將告一段落之際，經過了前一階段實施信息化的成功與失敗，軟件商與企業雙方都在思考：

■企業管理信息化到底能夠為企業帶來什么？

■企業管理信息化的下一步向哪里發展？

圖1 信息化的新方向

■企業管理信息化下一步需要做什么？

筆者認為企業管理信息化下一步的發展方向應該是從“溝通·效率”轉向“管理·效益”，也就是向信息化的深化應用方向發展。

溝通 · 效率

■ 溝通：通過各類軟件，建立了人與人，部門與部門、企業與企業、內部與外部的溝通體系。

■ 效率：由于有了溝通手段、做到了即填即讀，極大地提高了在信息傳遞方面的工作效率。

管理 · 效益

■ 管理：通過企業架構、業務梳理、流程監控等，做到對業務處理的過程管理。

圖2 怎么做？

■ 效益：由于建立了管理機制，能夠做到精細化控制，最終能夠提高企業的經濟效益。

要達成讓信息化為企業“管理· 效益”提供直接支持的目的，就要著重解決管理系統設計中的三個的關鍵點：

1.強化管理系統中的過程管理

關鍵點：“過程”與“管理”

2.加強研究信息化環境下管理系統的設計方法

關鍵點：“信息化環境”

本篇主要從業務的視角，就這三個管理產品設計的關鍵點展開討論。企業信息化建設中沒有過程管理，數據的全面性、及時性、正確性就無從體現，數據缺少可信性，同時，不符合信息化環境的設計，使管理系統不能真正發揮它的實用價值。

一、對管理“過程”重要性的認識

1.管理軟件的現狀

管理軟件包含的產品種類很多，比如ERP、CRM、HR、PM、OA等，現在市場上常見的管理軟件多數可以歸類為“填報類”軟件，這類軟件的主要功能是將業務處理過程中各個環節的執行結果數據借助“填”的窗口記錄到系統中，然后對所填入的數據進行收集、加工（計算等），形成各類表單“報”給各層管理者參考。也就是說，管理軟件的主要作用放在了對業務處理數據的記錄、采集、加工、呈現等方面，尚未大范圍地被應用于對過程的管理。

這里所說的“過程”指的是對“業務本身的處理過程（對應業務流程）”的管理，不是對“領導的審批過程（對應審批流程）”的管理。

從管理產品對企業各相關人業務的覆蓋面來看（圖3）

■決策層：對這部分的需求覆蓋比較到位，主要集中在決策層所需要的各類報表資料提供，這部分的系統大都采用了綜合型大軟件企業的產品。成功解決了決策層想看什么的問題，加快了信息的傳遞速度。

■管理層：是企業承上（決策層）啟下（執行層）的中樞，決策層的戰略決定要通過管理層建立的機制（規章、流程等）來落實到執行層。信息化對管理層的對應較為薄弱，原因是還沒有找出信息化系統對支持企業戰略落地、過程監控等的有效方法，因此，由執行層填報給決策層的數據（信息）是否可信就成了目前管理系統共同的軟肋。

■執行層：支持執行層相關人員需求的軟件最為豐富，軟件的水平最高也最為成熟，執行層的需求主要集中在處理日常業務的工具型軟件方面，比如：財務軟件、造價軟件、進度軟件、人資管理軟件等。這部分的軟件大都采用了專業軟件企業的產品，成功解決了執行層的工具問題，大大提高了工作效率。

2.管理層在過程管理中的重要性（圖4）

強化管理系統的“過程管理”，主要體現在對企業管理層需求的實現，也就是說企業管理層的需求是下一步進行管理系統架構的最重要參考依據。

圖3 項目管理產品的對客戶業務的覆蓋

圖4 信息化管理的循環

在信息化管理系統中，各個層級對“過程”管理的關注點不相同。

■決策層：

①（循環的起點）公司的戰略是否可以在系統中得到落實？

⑤ 通過過程管理的數據是否可信？目標是否達成？

⑥（循環的終點、下一個循環的開始）參考歷史數據，制定新的戰略。

■管理層：

② 采用何種方式將公司的戰略落實到信息系統中？

公司的決策是否可以轉為量化的目標？

采用什么指標對目標進行管控等？

④ 過程是否按照企業管理規則被執行？

執行的結果是否滿足數據的完整性、及時性、準確性？

■執行層：

③ 系統是否容易操作？系統是否簡化了工作程序？

理解管理系統在實現中對各層需求的不同對應：

■決策層：制定的企業戰略目標是一個“點”，是過程追求的目標。

■執行層：是過程中的多個“點”，最終目標是由多個點工作的累加達成的。

■管理層：是連接“目標”與 “點”的依據，并利用管理手段保證這些“點”的工作能夠達成最終的“目標”。

二、對系統“管理”重要性的認識

為什么要強調管理產品的“管理”呢？首先可以從字面來看什么是“管”和“理”，管，即為管束、管治、管轄等；理，即為理順、整理、條理等。

如何認識管理產品

1.目前的“管理”產品

■管：現在的產品在“管”字上做的功夫不足，雖有一些控制點，但對系統整體來說尚缺乏一套“管”的體系，“管”的體系要包括從一個實體的處理到項目的完成，比如：實體的處理，可以開始處理的規則、處理中的規則、實體完成的規則等；業務流程的處理，流程可以啟動的規則、流程流轉的規則、流程結束的規則等。

■理：對“理”的理解，可以按照產品的設計關注點分為兩層意思。

a.業務結果的理清：對業務的處理結果進行整理，歸類，并用單據報表等表現，這一部分現在的軟件都做到了，也做的較好。

b.業務流程的理順：對業務進行分層，分區，分段梳理，清晰地展現業務的流程，流程上各個環節的處理方法等，這個方面做得還遠遠不能滿足企業的需求。

2.理想的“管理產品”

a.一定要充分地滿足“管”與“理”兩方面的要求。

b.產品可以將“管”與“理”有機地融合在一起，比如：“管”的功夫多用在完成業務處理的規則、流程等的機制約束上；“理”的功夫多用在業務處理合理、清晰、簡潔上。

完成管理產品要有三個步驟，第一步“結果理清”，很多企業已經基本上做到這一點，第二步“架構理順”和第三步“系統管控”在不同企業中都有不同程度的涉及。這三步的關系是從下到上，前一步是實現下一步的基礎。

圖5 構建管理產品的三個步驟

第一步“結果理順”，這在很多企業 中比較容易實現；第二步“架構理順”與第三步“系統管控”在設計上比較復雜。很多的管理產品（或定制系統）都是按照用戶需求直接轉化為功能實現的，中間缺乏“業務的架構&管控的設計”環節。

圖6 管理模型

架構理順，理順企業業務運行的機理是系統設計的基礎，理順是用架構的方法，架構的結果是用業務模型來表現，通過架構得到的業務模型就是第三步要施加“系統管控”措施的載體。

所以，沒有一個符合業務事理、清晰簡潔并具有應變和擴展能力的業務架構作載體，就無法對其進行第三步“系統管控”的工作 。

系統管控中“管”是對企業管理的梳理、發揮信息化價值的關鍵手段，是關乎管理系統設計成敗的最重要環節，“管”的核心模型是：

■ 以業務模型為載體

■ 以信息化的管理理論為指導

■ 將企業的管理規則通過系統的控制手段與業務模型相結合

三、加強研究信息化環境下的管理系統設計方法

充分理解“信息化環境下”的管理系統設計手段是非常重要的，在開發以填報形式為主的軟件時這個要素的影響不太大，因為是“點對點”，沒有過程和管理，所以只要將所需要的數據輸入到系統中就可以了。但是對強調“過程管理”系統來說，研究信息化環境下 “過程”和“管理”的表現方式就變得非常重要了，這是因為用什么形式和方法在系統中表現“業務流程、企業管理規則”等，極大地影響了完成后的軟件是否在實際應用中具有實用價值。

因為容易實現，所以用軟件的功能直接模擬客戶現場工作方式的做法很普遍，特別是在工程建設行業，導致了這類軟件實施之后企業管理水平沒有明顯的提升，增加了新的工作量（計算機數據和手工編制的數據并行），卻沒有帶來預期的效果和價值，從而使得用戶對信息化是否能給企業帶來直接的價值產生了疑問。

圖7 人機關系

產生這樣問題的原因就在于：現實工作中“人 → 人”之間的業務/管理關系的處理方式，與借助計算機作為中間溝通手段進行的“人 → 機 → 人”之間的業務/管理關系是不同的，研究“信息化環境”下的設計方法就是要解決這個問題。

比如：設計一條帶有管控措施的業務流程時，管理設計的過嚴，現場無法應用，會耽誤工作，甚至造成系統最終被放棄不用的結果；而管理設計的過松，不會起到管理的作用，不能滿足數據的三性，最終使得系統形同虛設。

那么如何設計管理的“寬松度”，并使之既能符合施工現場的現狀又能到達管理系統的設計要求呢？這些疑問將是軟件供應商下一步工作的核心問題之一。很顯然，如果不能很好地解決信息化環境下的管理設計方法，管理信息化在推廣、運行并最終為企業帶來效益的目標是不可能達成的，很多企業放棄了已經上線的管理系統的原因也就在于此。

結論

為了達成企業管理信息化的新目標“管理·效益”，開展研究“信息化環境下的過程管理”是非常有意義的，也是必須要做的。