企業資產管理系統的優化與實踐

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一、引言

在國內現有的固定資產管控中，大多數企業仍采用傳統的手工造冊方法，但隨時間的流逝，使有些資產的歷史記錄或多或少的發生著遺失或破損。據國家有關部門統計，近年來因國資管理不善，此類流失每年竟達到近千億元。隨著我國經濟體制改革的深入，資產特別是國有資產管理越來越引起了政府的重視。據財政部會計決算統計，截至2002年底，我國國有資產總量已突破11萬余億元，其中經營性資產（國有企業資產)76937.8億元，占65%；非經營性資產（行政事業單位資產)41361.4億元，占35%。

然而，因信息技術發展，各類資產管理軟件應運而生，不僅為國資管理體制改革做到保駕護航，也使資產管理變得透明，為堵住國資流失黑洞起到了重要的作用。

上海隧道的資產管理信息化應用最早可追溯到2000年的《設備管理信息系統》-單板機，主要采用拷貝傳送，但已嘗到了信息技術輔助管理的甜頭。自2004年以來公司又與軟件商合作一起建設了企業資產設備管理系統EAM-MAXIMO網絡版。通過近7年的應用與實施，以及信息技術的發展，公司發現原有系統在權限管理安全性、業務信息規范與使用、管理流程便捷等方面存在著一定的欠缺和改進的需求。為此，在2011年公司提出了“優化企業資產管理系統的研究”項目。經過一年多時間的研發，形成了資產臺帳信息、采購控制管理、動態信息管理和成本價值管理等功能于一體的資產管理系統—MAXIMO-5。該系統的應用提高并優化了設備使用效率，提高了企業資產管理水平，為企業領導決策提供了真實、有效的依據，滿足了當前及今后一段時間內企業發展中資產管理的需求。

二、項目背景

上海隧道成立于1965年，是中國最早進行盾構隧道試驗和工程應用專業工程建設單位，承建了我國首條越江隧道——上海打浦路隧道。1993年改制為我國首家社會募股上市的施工企業。憑借著近50年不斷積累的隧道及地下工程技術優勢，歷經了“走向市場、企業改制、拓展領域、投資并舉、多核發展”5次創業，確立了由大型市政工程施工、先進機械制造、投資與開發、市政養護與工程咨詢“三加一”多核發展戰略格局，目前已成為全球唯一一家同時具備包括超大型隧道的大型市政工程和地下裝備制造能力的企業。擁有了眾多先進資產設備的上海隧道，在管理上呈現了以下幾個顯著特點：

1、設備數量多，擁有各類設備6540臺件；

2、固定資產原值大，達350000萬元；

3、設備流動快，施工設備頻繁周轉于各個工地之間；

4、設備管理跨度大，設備分布周轉于全國各地，甚至海外。

這些都無疑加大了資產管理的難度，同時也對企業資產管理提出了更高、更新的要求。

三、優化的內容

本項目本著堅持信息化建設科學、規范、務實的態度，以業務系統基礎平臺優化為抓手，以進一步健全和完善企業資產信息數據庫為過程，以規范機械費用核算精細、固定資產調劑暢通、預算和合同有效銜接、管理層次角色劃分清晰等為目的，旨在解決資產管理從采購、領用、庫存、報廢、變更等過程日常繁雜的事務性工作，提高信息的利用與挖掘，體現企業資產信息的價值。具體內容包括：

1、建立系統編碼及管理制度，明確資產分級管理權限和內容。

2、完善資產靜態和動態的信息庫。建設滿足資產設備信息隨處可查，流向跟蹤，狀況提示和調劑核算的平臺系統。

3、實現資產價值管理，為企業決策提供依據。通過軟件打通與財務管理系統及其他系統的信息共享，包括折舊提取、設備使用成本核算，設備使用率和完好率的統計分析，設備維護保養的提醒和維護保養的標準、維護保養工藝等。

4、加強系統物理手段監管預算的執行管理，使企業預算執行管理更為直接、有效、準確、嚴肅。

5、提供業務管理和交流平臺，實現信息共享和溝通。

四、主要實施方法與措施

（一）總策略：結合上海隧道遠期業務發展和近期所需的規劃，以科學、規范、務實為前提，構建可擴展的系統化管理業務平臺。

圖一：系統網絡配置圖

（二）系統框架：用具有可移植性、安全與再用價值的J2EE技術架構設計標準，解決兼容性，滿足多分支機構、多部門和多地區的大型集團化資產管理需求，按照當今最先進的網絡體系結構進行系統框架設計。

（三）總體環境配置：

1、系統服務器配置：服務器品牌：IBM；型號：XSERIES_3650；CPU（中央處理器）：INTEL(R) XEON(R)，E5420 @2.50GHZ ；RAM（隨機存取存儲器）：2,096,436KB；其他：AT/AT COMPATIBLE。

2、服務器操作系統：Microsoft Windows 2000；5.00.2195；Service Pack4。

3、系統數據庫：Oracle 9i Server。

4、系統網絡配置：見圖一。

表一：

表二：

（四）新系統構建的實施

1、新系統構建的實施主要開展了三個方面十二步工作（見表一）。

2、基礎數據優化

圖二：資金管理設計框圖

對已經運行6年以上所積累的資產信息進行梳理是優化的一項主要工作。要清理已不適應企業發展或需要勘誤的系統基礎數據，優化或升級適應或涉及到企業發展和運營需要的重要的資產管理基礎信息數據。如資產、位置、折舊等數據。主要工作內容與流程見表二。

3、資產信息分類管理

資產信息分類依據資產不同屬性、方便用戶查詢和業務操作要求進行。主要有生產設備、施工設備、試驗設備、運輸設備、行政設備、非標設備、土地、房屋建筑、周轉設備和其他設備。并滿足相關數據信息與相關文檔附件鏈接的要求。

4、系統應用優化

系統應用優化將【計劃】模塊與【預防性維護】模塊進行二合為一，合并成為【預防性維護】模塊；將應用程序界面上的一些暫不使用的字段去除；涉及主要應用程序如：【資產】、【采購申請】、【工單】、【標準作業計劃】、【預防性維護】等模塊字段直接顯現。并按照客戶化應用要求測試、確認。

5、信息應用深化

信息應用是企業信息化建設的最為長遠的目標。本項目在信息應用深化方面需完成“資金控制管理”，包括預算管理、合同管理、執行情況管理（見圖二）。

解決預算和合同之間、合同和收款單位之間一對多的關系；收款單位和借款單之間的關系，以及借款單和收款單位之間一對多的關系。但必須強調收款單位必須隸屬某個合同，而借款單必須屬于某個收款單位。

完善業務報表，予以顯示或輸出，以方便用戶對于資金的管控。主要表單有“固定資產投資預算情況表”、“合同支付情況表”、“收款單位資金撥付情況表”，并滿足“按照收款單位分組”、“按照收款單位的合同分組”、“顯示該收款單位在某項合同中的實際撥付情況”。

需完成“資產的單機成本核算管理”，為反映資產運行情況、費用明細、績效指標、各類資產成本統計和分析、資產的充分利用，以及為工程招投標提供豐富充實的實際依據服務。做到業務運營數據對象與系統統計資產對象保持一致；用戶數據輸入界面更簡潔，輸入方法簡便易學；資產單機核算與資產管理系統實現無縫嵌合、數據共享；數據匯總方便、靈活、自動。

要完成“系統報表的優化與管理”，滿足各級管理人員對業務管理類報表的需求，實現分層次同步輸出顯示和打印。對于原報表中不符合當前管理需要的內容做進一步修改和完善，對報表上傳、下閱、共享給予明確授權，提高報表的時效性、準確性、安全性。

五、實施及效果

通過一年多時間研發后，本項目獲得了系統功能和企業管理的成果。

（一）獲得企業資產管理系統功能成果

經測試并應用，新優化的企業資產管理系統，達到了如下的功能：

1、用戶啟動Windows INTERNET EXPLORER瀏覽器，在地址欄中輸入目標系統登入網址，出現“上海隧道工程股份有限公司-資產管理系統”的登錄界面，輸入用戶名及授權密碼后，即可進入系統主界面。

2、實現了樹結構形式的登錄賬戶權限設定，區分了不能操作范圍、僅開放本單位或本流向內容、只能看到本單位數據、預算/合同/支付主要經濟處理權限的嚴格限制。

3、實現了包括“資產信息-設備、運行位置、房產”，“庫存管理-庫存控制、主庫存項目、倉庫”，“預防性維護-預防性維護、標準作業計劃”，“運行管理-工單跟蹤”，“采購管理-采購申請、采購單、接收”，“資金管理-預算管理、合同管理、資金支付”，“資金管理-供應商、用戶管理、管理業務”，“統計報表-報表、統計與分析”等主要資產設備管理功能模塊。

3.1 記錄搜索、記錄新建、改變記錄狀態。如：“記錄搜索”。要搜索【預算】方面的信息，進入“預算管理”模塊后，在{查找}標簽的“預算編號”或“項目名稱”或“預算狀態”關鍵字段內輸入關鍵字后，點擊{結果}標簽，相應符合查詢條件以及包含關鍵字的信息記錄，將立即會列表顯示。

如：“記錄新建”。可按【資金管理/預算管理】順序進入，點擊＜新建項目＞按鈕，即可應用空白預算標準頁，根據實際預算信息填寫完成后，點擊＜保存項目＞按鈕，新建記錄成功并保存在系統里了，供相關者共享。

如：“改變記錄狀態”。同樣可按【資金管理/預算管理】順序進入，查詢需要更改狀態的記錄對象，通過“預算狀態”字段（右側）的選擇值，來更改預算的狀態，即“已批準或取消或等待批準”，預算狀態更改后，點擊＜保存項目＞按鈕，記錄的更改信息即保存成功。

同理，可以對【合同】方面的信息進行記錄搜索、記錄新建、改變記錄狀態等操作；對【資金支付】方面信息進行記錄搜索和記錄新建。

3.2 報表自動生成和查詢

《單機核算及匯總表》；《資產明細清冊》、《部門折舊分攤表》、《折舊明細表》、《資產折舊匯總表》；《項目工程機械費明細表及匯總表》；《現場設備清單》、《設備使用完好、利用情況表及趨勢表》、《公司資產屬性分布圖》、《資產結構分布圖》；《資產其它費用表》、《固定資產投資預算情況表》、《合同支付情況表》《固定資產撥付明細表》等均能按設定條件自動生成。

同時，也能夠按照時間區間對各類報表進行查詢或打印輸出。

（二）獲得企業管理成果

企業信息化建設無不與企業管理相連，它既輔助企業管理又促進企業管理。通過本項目的實施、經過軟件開發、應用、推廣、升級、優化等過程，使上海隧道的資產管理得到了進一步的規范，獲得了如下企業管理成果：

1、系統《編碼規則標準》。

2、圖文并茂的固定資產基礎信息管理。包括：

（1）可方便快速地查看各單位（部門）職權管轄范圍內的所有固定資產（帳內、帳外）的靜態和動態信息，資產屬性（型號、規格和技術資料等），以及其所對應的操作規范、保養規定和圖片等。

（2）固定資產流向跟蹤。通過對資產流向管理，一目了然地查看到公司所有在建工程項目中所有設備的現場在用情況（包括公司自有設備和租賃設備）。

（3）固定資產調劑管理。利用調劑平臺，各下屬單位可將其閑置資產在平臺上進行信息發布，也可直接查詢平臺上的閑置設備，按需申請調劑。對閑置、低效資產進行內部調劑，有效提高固定資產利用率，增強資產的創效能力，減少盲目采購和資金占用，為企業節約成本。

3、資產設備價值管理。包括：

（1）針對不同的資產類型和管理使用部門，通過資產管理系統進行自動折舊計算與管理，并每月向財務部提供各單位資產折舊數以及固定資產分類合計，使財務的固定資產匯總數與資產管理部門的固定資產明細一一對應。

（2）通過各使用單位及時在資產管理系統中輸入的設備使用、支出、收入等費用信息，自動實現：設備單機成本核算（月、年盈虧額）、各單位設備成本核算（月、年盈虧額）、各工程項目機械費用支出數等匯總及統計分析。

（3）利用系統的統計分析功能，對主要設備使用效率（完好率和利用率)進行統計分析。使企業固定資產投資、處理變得更加理性。

4、資產設備預防性維護方面的管理。應用系統預警功能及時提醒并記錄資產設備各項維護保養工作要求，確保維護保養周期、計劃序列編排、對應的維護保養內容要求和工作實施完成結果等進行全過程的管理，確保設備處于完好狀態。

5、建立和實現從需求單位年初的投資預算、到資產采購申請、采購審批、采購實施、合同執行管理、采購實物資產驗收、轉入固定資產入賬的系統化管理模型與模式。提高了固定資產采購預算和合同管理一致性和嚴肅性。

6、達到了電子文檔共享以及信息隨處隨時溝通。企業資產管理的要求、管理表式、管理的文件都以電子文檔的形式，上傳至了資產管理系統的信息平臺上，方便各單位詳細、準確了解。

六、結語

該項目的研究與實施從管理總策略開始，到管理價值落地。過程針對性強、務實，并做到承上啟下，不花俏，又經濟，易應用、好推廣。

信息時代信息技術是當今最具代表性的生產工具，我們應該很好的應用它。上海隧道通過該項目的研究與實踐，不但對資產管理進行了梳理，也對固定資產的動態過程管理起到了積極的推動作用，在企業資產管理標準化、流程化上又邁進了一大步。項目預期的目標完成，使上海隧道從初始的注重資產的實物管理和維修維護業務管理，逐漸擴展到資產的價值管理，為提高企業資產管理水平起到了關鍵的促進作用，也使企業的管理水平產生了質的飛躍，在同行中起到了較好的示范效應。