江蘇省采供血機構檔案工作現狀調查及思考

蔡新華（江蘇省血液中心，江蘇南京，210042）

采供血機構檔案是指采供血機構在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像和機讀等不同形式、載體的歷史記錄。它是采供血機構的寶貴財富，為采供血事業的發展起到指導、憑證和查考作用。

為貫徹《檔案法》、《衛生檔案管理暫行規定》和《血站質量管理規范》，江蘇省血液中心舉辦了首屆“采供血機構檔案工作研討班”。會議期間我們對參會單位的檔案工作現狀進行了調查。本次參會共計31家采供血機構，外省5家，省內26家。

一、檔案工作現狀調查

1.調查對象與方法

表1 檔案管理措施

表2 人員結構

表3 檔案設施

表4 檔案設備

表5 計算機管理系統

表6 檔案開發利用

我們選取江蘇省內的26家作為調查分析對象，通過問卷、訪問、座談方式，最終得到有效調查資料25份。其中血液中心2家；中心血站12家（包括軍隊1家）；血站11家。

2.調查內容設計

本次調查內容主要是根據《江蘇省機關團體、企業事業單位檔案工作規范》的要求，包括各采供血機構檔案管理措施是否建立“三納入、四參加”；各檔案室基本建設包括人員配置、檔案設施、檔案設備和現代化建設；檔案開發與利用包括利用效果、編研成果。

3.調查數據統計（見表1-6）

二、檔案工作存在的問題

1.檔案管理措施不到位，人員配置不合理

少數單位對檔案工作的重要性認識不足，意識不強，重視不夠。檔案工作沒有列入年度工作計劃和領導崗位職責，檔案工作人員未參加單位的重大活動和重要會議，尤其是重大項目的驗收只占64%，項目開箱只占44%。檔案工作經費投入不足，檔案工作人員辦公室和閱檔室沒能有效分開，不符合檔案管理基本要求。必要的防護措施不到位，檔案安全保管存在一定隱患。檔案工作人員配備不到位，長期以來，部分單位對檔案工作認識不到位，觀念落后，“重藏輕用”的現象還普遍地存在于檔案工作中。許多人片面地認為檔案室的主要任務是保管檔案材料，檔案工作人員只要具備基本的應用操作能力就可以了，因而致使檔案人員兼職過多，專職人員較少，人員變動頻繁，部分工作人員專業能力不強，沒有經過檔案業務培訓，檔案業務不熟，檔案工作人員的職責不能正常履行。

2.檔案信息化建設相對滯后

一些單位檔案信息化建設沒有納入本單位發展規劃，沒有將檔案信息化與單位信息化建設同步實施，少數單位檔案室沒有配備計算機及檔案管理軟件，沒有建立檔案信息檢索系統，檔案檢索仍停留在原始的手工檢索方式。檔案信息網絡服務基本為空白，在檔案信息數字化方面，只有南京紅十字血液中心做了一些工作。總之，我省采供血機構檔案現代化管理還處在初級階段。

3.檔案提供利用方式單一，編研缺乏深度

大多數單位檔案的利用主要還是被動的你查我找，檔案編研工作薄弱，停留在大事記、組織機構沿革等編研材料，層次不高，精品不多，服務單位中心工作的能力不強。多數單位不知編研該如何選題，缺乏主動服務意識和創新理念。各采供血機構也缺少相互之間的工作交流，例如，雖然25家都制定了《文件歸檔范圍和保管期限表》，但都覺得缺乏規范性，因為采供血工作過程中產生的業務檔案，占采供血機構檔案的絕大部分，如何管理只能靠各自對國家檔案局8號令和血站質量管理規范的理解，所以造成檔案歸檔、保管期限不規范。

三、加強采供血機構檔案工作的幾點思考

1.明確職責，發揮檔案室組織管理作用

首先采供血機構檔案工作必須列入單位工作計劃和長遠發展計劃，必須作為單位的一項重要工作列入領導的議事日程，明確分管領導的職責，及時協調解決檔案工作中產生的困難和問題，不斷改善檔案的保管條件，保證檔案工作的發展與單位其它工作的發展同步。第二要明確檔案室的管理職責，不僅是對本單位檔案的管理，還應對本單位檔案工作加強管理。特別是要加強對各科室檔案工作的指導和監督，要形成一套完整的管理考核制度，建立一個完整的管理體系。

2.提高檔案人員素質，加強繼續教育

檔案工作人員要主動適應時代的變化和檔案管理技術與手段的變化，與時俱進，不斷創新，在不斷提高自身業務水平與技能的同時，不斷提高自身的科學文化素質。

要充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，認識到檔案事業發展、檔案服務質量提高的根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高。繼續教育應從實際出發，分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學以致用的原則。第一，檔案專業知識。繼續教育應給檔案工作人員提供全面系統學習檔案專業知識的機會，提高其專業水平。給檔案工作人員提供吸收、補充檔案學新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足。第二，采供血業務相關知識。采供血檔案是在采供血活動中產生的，只有認真學習、深刻領會，才能制定出科學、合理、規范的規章制度和歸檔范圍保管期限。第三，現代信息科技知識。檔案工作人員應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。這樣才能適應信息化、規范化、科學化的檔案管理要求。

3.加大投入，推進采供血機構檔案管理的現代化建設

推進采供血機構檔案管理現代化建設，就必須加大投入，配備計算機、掃描儀、數碼相機、刻錄機、錄像機等現代化辦公設備，以提高檔案信息的管理質量和效率。采供血機構檔案管理的現代化不僅是檔案設施設備的現代化，更需要檔案人才隊伍的現代化。目前采供血機構檔案隊伍人才結構的不合理現象，導致檔案工作缺乏深度，業務水平難以提高。領導要重視檔案工作，圍繞采供血事業發展規劃，根據采供血機構現代化發展的需要，制定檔案人才規劃，確保人才隊伍能夠長期適應采供血機構檔案工作的發展。

4.增強服務意識，拓寬服務領域

檔案管理人員要增強主動服務意識，深入到各職能部門和業務科室調查，了解他們對檔案信息的需求，根據各類需求特點，有針對性地為領導、科研、采供血業務等提供信息服務。只有將檔案信息提供給各方面利用時，才能使各部門在實踐中充分認識到檔案對其工作起到的作用，從而更進一步地了解檔案的價值所在，增強利用者的檔案意識。從這個意義上講，檔案信息資源的開發利用也是最好、最直接、最實際的檔案宣傳工作。

5.加強交流，實現檔案信息資源共享

通過這次“研討會”大家一致認為，要提高我省采供血機構檔案工作水平，就應該加強相互間的交流，取長補短，相互觀摩、相互學習、相互檢查、相互督促、共同進步，促進全省采供血檔案工作更加規范化、科學化。

我省采供血機構檔案信息資源的共享可以根據采供血工作的需要，圍繞社會需求和社會關注的焦點，在不違反保密原則的基礎上，讓社會公眾更多地認識采供血工作的性質和內容，減少社會因不了解而造成的一些誤解，充分發揮檔案工作的作用，為采供血事業發展作出新貢獻。

[1]企業事業單位檔案管理基礎.江蘇省檔案人員培訓教材。

[2]韓振英.河南高校檔案工作調查及對策分析.檔案管理，2009（1）。

[3]洪虹，李金枝.淺談醫院檔案人才隊伍的建設.檔案與建設，2009（10）。

[4]趙慧.如何做好檔案管理工作.檔案管理，2008（3）。

[5]于秀珍.淺談醫院檔案的提供利用工作.北京檔案，2008（6）。