采購內控在制藥企業(yè)降本增效中的作用

唐梅

（上海新亞藥業(yè)有限公司 上海 201203）

采購內控在制藥企業(yè)降本增效中的作用

唐梅

（上海新亞藥業(yè)有限公司 上海 201203）

原輔料采購作為制劑藥企業(yè)生產經營的第一個環(huán)節(jié)，對藥品成本控制和藥品質量控制至關重要，是制藥企業(yè)降本增效的一個重要環(huán)節(jié)。怎樣把握好原輔料采購預算、計劃、價格和采購產品的質量關就顯得非常必要和關鍵。只有做好采購環(huán)節(jié)的內控，才能在降本方面做到利益最大化。

采購內控 制藥企業(yè) 降本增效

建設具有價值創(chuàng)造能力、風險控制能力的采購內控管理體系，是制藥企業(yè)創(chuàng)造效益和提高藥品質量的重要手段。作為醫(yī)藥行業(yè)抗生素制劑生產企業(yè)，醫(yī)藥原輔料采購占營業(yè)成本的比重在70%以上，因此，制定采購內控制度是企業(yè)開源節(jié)流、降本增效的重要手段，本文通過從企業(yè)采購業(yè)務存在的風險問題進行簡要的闡述，并提出應對的制度和控制點，規(guī)范醫(yī)藥原輔料采購管理行為，更是企業(yè)實現(xiàn)源頭降本的重要途徑,真正體現(xiàn)內部控制在采購降本增效中的作用。

1 醫(yī)藥原輔料采購活動中存在的風險

市場經濟條件下特別是近年來醫(yī)藥行業(yè)快速發(fā)展經濟，原料藥市場變化趨勢預測難度加大，不確定性增加，某些頭孢類原料藥的市場定價甚至可以說瞬息萬變。制藥企業(yè)的采購業(yè)務越來越難以把握，因此，企業(yè)采購風險的控制已越來越受到管理者的重視。這些風險主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）采購政策和策略不當，市場預測不準確，采購計劃安排不合理，造成庫存短缺或積壓，可能導致公司生產停滯或資源浪費。

2）采購環(huán)節(jié)操作不合規(guī)（如：供應商資質或備案不符規(guī)范、操作不合規(guī)等），造成公司遭受外部監(jiān)管機構處罰。

3）集中招標采購監(jiān)督管理難以到位，容易存在舞弊，造成公司資產損失。

4）供應商選擇不當，造成其提供貨物無法滿足公司生產和銷售的需求，導致公司利益受損。

5）供應商壟斷地位導致了不公平、不公正的購銷關系，主導采購價格，不斷漲價，造成成本失控。

6）采購相關會計處理不真實、不及時、不完整，可能導致財務報告錯報、漏報或資產損失。

2 建立采購管理內控制度，規(guī)范采購行為是提升采購管理的核心工作

采購內控建立在不違背買賣雙方交易原則的基礎上，達到對公司采購的一切活動進行有效的監(jiān)督和管理。針對制藥企業(yè)采購業(yè)務存在的風險，按照制藥企業(yè)醫(yī)藥原輔料采購特點，制定相對應的采購制度、采購程序、操作規(guī)則、招標文件等，為保證公司采購活動規(guī)范進行建立了良好的基礎。內部控制制度就是從根本上規(guī)范行為、避免失誤、降低風險。近年來，公司對采購流程和審批層次進行創(chuàng)新和研究，明確職責，實施采購預算、計劃、決策、操作、價格控制、合同審核和資金結算分段操作分級管理的模式，制定了7個制度來加強采購業(yè)務內部控制的力度。①采購預算制度；②合格供應商評審制度；③采購需求計劃制度；④采購合同/協(xié)議/訂單制度；⑤采購價格控制制度；⑥應付賬款管理制度；⑦采購人員道德建設制度；并重新設計采購流程（圖1），進一步優(yōu)化采購程序[1]。

3 精細化采購管理是實現(xiàn)采購降本最佳良方

面臨歐美債務危機，出口挑戰(zhàn)，制藥行業(yè)形勢不容樂觀，給原料藥市場帶來了沖擊，站在戰(zhàn)略高度看，精細采購管理工作，賦予采購部門重要的管理職能是非常必要的。

1）精細采購成本管理，注重深化挖掘采購價值鏈功能，把主要醫(yī)藥原輔料采購視為企業(yè)追求利潤的重要組成部分。指導采購價格，指導同戰(zhàn)略供應商的談判，為了追求企業(yè)最高利潤，把原料藥產品的產業(yè)鏈延伸，制定一體化采購戰(zhàn)略，指導和調配下屬各子公司采購，實現(xiàn)企業(yè)最佳效益目標。

圖1 采購流程圖

2）強化原輔料價格管理控制。堅持性價比最優(yōu)和總成本最低的價格管理理念，發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，對大宗醫(yī)藥原輔料，做到科學理性采購、適時適價采購，增強供應市場議價能力，提高集中采購的運行效率和質量，實現(xiàn)物資采購效益最大化。

3）加強和規(guī)范采購與付款內控風險會計監(jiān)督機制，其會計監(jiān)督目標是：①規(guī)范采購和付款行為，強化關鍵環(huán)節(jié)風險控制；②防范采購與付款過程中的差錯和舞弊；③保證相關流程的完整性和相關記錄主管審核簽字后付款入賬[2]。

4 采購內控管理工作得到加強，降本增效成效顯現(xiàn)[3]

1）強化采購內控管理制度，其重點是采購預算制度，嚴格控制采購成本和業(yè)務費用支出。同時，面對國際金融危機給醫(yī)藥企業(yè)帶來的沖擊，行業(yè)顯現(xiàn)的毛利率屢往低處走，采購部門苦練內功，每個崗位訂出降本增效的目標、措施，責任到人。從內部挖潛入手，強化降本意識，制定了降本增效量化指標，以最大限度降低采購成本。

2）針對不同原輔料制定不同采購戰(zhàn)略戰(zhàn)術，重點品種把握價格變化趨勢，主要采取三大舉措：①重視平時市場信息的了解和研究，積極預測未來市場趨勢；②敢于超前市場采購的戰(zhàn)略決策；③與供應商結成戰(zhàn)略聯(lián)盟；對低毛利率和負毛利率產品，力求與供應商進行有效的溝通洽談，完善市場詢價，提高議價操作能力；對不同原料，不同供貨渠道，主動出擊，多方談判，降低供應商的唯一性，打破其壟斷地位，以最大限度降低采購成本；對包裝材料采取置換形式；對燃料采取嚴防死守。通過組合策略和有效措施，不僅保障了生產的需求，同時出色完成了這幾年的降本增效任務。連續(xù)三年與年度經營目標比超200%以上，成效凸現(xiàn)。

5 改善供應鏈管理，是企業(yè)降本增效提高采購管理的中心環(huán)節(jié)

在醫(yī)藥行業(yè)采購管理中，原輔料供應鏈所產生的作用是不可替代的，供應鏈管理環(huán)境下，改變傳統(tǒng)采購管理思想，它不僅能夠滿足采購成本的控制，而且能夠最大限度實現(xiàn)供應鏈的價值最大化。

5.1 集中采購是控制采購成本的理想方式

供應鏈環(huán)境下集中采購，需制定一系列切實可行的制度加以規(guī)范，如確定采購范圍(采購金額占總金額70%上原輔料)，確定采購方式（集中招標采購、詢價采購、談判采購等），健全管理制度和操作程式。引進競爭機制，降低采購成本。經過供應鏈管理對采購體系的改善，完成了從分散到集中、從單一到集成的整合，實現(xiàn)了采購成本從“1+1=2”向“1+1<2”的轉變，使企業(yè)的現(xiàn)金流向趨于合理、采購成本得到有效控制。例如包裝材料現(xiàn)在每年節(jié)約采購資金500萬元左右，明顯增強了企業(yè)的盈利能力。

5.2 供應商是供應鏈條中的首要環(huán)節(jié)

企業(yè)原輔料采購與重要供應商在建立戰(zhàn)略合作伙伴關系的基礎上，擴大戰(zhàn)略合作范圍，提升與國內知名企業(yè)的合作關系，爭取更大的優(yōu)惠幅度，無菌原料藥每年有近800萬～1000萬左右市場差價，從而提升企業(yè)產品的競爭力。

5.3 原輔料庫存管理是供應鏈中的關鍵環(huán)節(jié)

庫存合理決定采購效率與效果。通過供應鏈管理改善，利用信息化系統(tǒng)建立科學高效的供應體系，實現(xiàn)企業(yè)內各生產基地原輔料需求計劃ERP(企業(yè)資源計劃)系統(tǒng)在線申報，庫存和消耗在線監(jiān)控，規(guī)避超量采購風險。

5.4 改善供應鏈管理實現(xiàn)綜合效益[4]

1）降低成本

通過明確庫存、客戶交付率和計劃完成率等關鍵業(yè)績指標責任歸屬；充實調整產銷計劃組織與流程，開展新的產銷平衡會議；明確負責供應鏈上各部門的職責分工，生產計劃更加柔性和切合實際銷售。企業(yè)的供應鏈響應時間從原來的45 d縮短到30 d，需要儲備的成品庫存周轉天數從原先的50 d縮短到26 d，庫存下降10%～15%。庫存下降后會保證供應鏈各部門的有序銜接，且不發(fā)生斷貨情況，我們要求的庫存都是有效庫存，即減少呆滯庫存、老批號和近效期庫存，維持庫存的成新度，提高企業(yè)的資源高效率。

2）加快資金周轉率

供應鏈管理的改善，使企業(yè)需要的各類資源庫存下降，庫存的下降帶來庫存資金的釋放，大大降低了企業(yè)的機會成本，企業(yè)資金的周轉率縮短40%左右。

3）改善客戶服務水平

企業(yè)各部門通過供應鏈改善，形成以市場銷售計劃為依據的拉動式管理，即市場客戶需要，銷售將成品庫存中的產品銷售后，計劃部門會自動響應需求，增加生產計劃，并自動產生原料補貨計劃。各部門對各自的作業(yè)周期都有明確的規(guī)定，確保銷售計劃更加柔性和切合實際。公司的供應鏈響應時間從原來的45 d縮短到30 d。

4）增加市場占有率

公司客戶服務水平的改善，可以及時搶占市場先機，擴大市場銷量，提高市場占有率。

5.5 實施供應鏈管理的綜合優(yōu)勢[5]

1）提高企業(yè)競爭力

企業(yè)對供應鏈各節(jié)點以信息共享為基礎，以優(yōu)化供應鏈績效為目標，進行協(xié)同決策。這不僅擺脫了各節(jié)點企業(yè)單純以自身利益最大化為目標分散地進行決策所造成的供應鏈整體績效低下，也克服了傳統(tǒng)集成式供應鏈管理中由單一的決策制定者來主導決策所帶來的諸多弊端，大大提高了生產管理效率，體現(xiàn)了企業(yè)綜合競爭力。

2）供應鏈上的利潤增大

即使是為企業(yè)帶來高利潤的一些產品，也是有的企業(yè)掙錢，有的企業(yè)不掙錢，有的企業(yè)還賠錢，有一點原因就是這些產品的成本沒有控制好，市場銷量上不去。通過供應鏈管理的改善，我們不增加新的產品，僅加強企業(yè)內外部的整合，就可提高效率而獲得新的利潤。

3）供應鏈上優(yōu)勢不容易復制

產品可以復制，但是管理很難復制，供應鏈管理就是企業(yè)的軟實力，上下供應商的有效銜接不是可以短期內復制的，更重要的是企業(yè)內部各部門從銷售、計劃、車間、采購、質檢等各部門都是需要形成一定的管理規(guī)范，對供應鏈有長期的一致的認同才能體現(xiàn)綜合效益。

6 結束語

內部控制對制藥企業(yè)的采購管理是非常重要的，采購管理也是企業(yè)供應鏈中重要環(huán)節(jié)，供應鏈環(huán)境下的采購既要保障供應，滿足生產經營需要，又要降低成本、節(jié)源開流、增加效益。企業(yè)采購部門要緊緊把握重點環(huán)節(jié)，采用適當策略，增強成本管理理念，制定細化的可操作流程，達到保證產品質量和生產銷售供給，降低產品成本，真正實現(xiàn)采購內控在制藥企業(yè)采購降本增效中的作用。

[1] 蔣文芳. 論制造企業(yè)采購業(yè)務內部控制存在的問題及其應對策略[J]. 中國水運(下半月), 2008, 8(2): 157-159.

[2] 高玉靜, 蓋春娥. ERP環(huán)境下采購業(yè)務的內部控制分析[J]. 價值工程, 2009, 28 (4): 94-96.

[3] 梁紅. 內部控制給采購降本開“良方”[J]. 石油石化物資采購, 2008, 29 (11): 76-77.

[4] 鄧紹學. 供應鏈的分解與整合是企業(yè)降本增效的源泉[C]//第三屆中國西部現(xiàn)代物流研討會論文集, 西安:《物流技術與應用》編輯部, 2003: 152-160.

[5] 李丹. ERP系統(tǒng)中采購與付款企業(yè)內控風險的會計監(jiān)督[J]. 財會月刊(會計版), 2011, (4): 17-18.

Effect of procurement internal control on cost reduction and eff i ciency in pharmaceutical company

TANG Mei
(Shanghai New Asia Pharmaceutical Co., Ltd., Shanghai 201203, China)

As the f i rst aspect of the drug production and operation, procurement of raw materials is particularly crucial to the cost and quality control of drugs and it is an important part for pharmaceutical companies to reduce cost and enhance eff i ciency. How to grasp the budget, plan and price of raw materials procurement and the quality of purchased products becomes very necessary and critical. Only when a good job has been done in internal control of procurement, the benef i ts resulting from cost reduction can be maximized.

procurement internal control; pharmaceutical company; cost reduction and eff i ciency

F406.5

C

1006-1533(2012)17-0045-03

2012-06-19）