學生社團活動管理中的控制

周頻

控制是管理的一項重要職能，是各級管理人員的一項重要工作內容。在一定意義上說，有效的管理即有效的控制。控制的基本任務是對某項特定的管理業務進行計量和糾正，確保管理目標以及為該目標而擬定的計劃得以實現。

一社團活動管理中控制的必要性、類型和要求

（一）社團活動管理中控制必要性

社團活動的計劃無論制定得如何周密，由于各種原因，在執行過程中總會出現與計劃不符合的現象。一是環境變化：社團活動的主題要素、內容要素、形式要素、時間要素以及其他資源要素處于不斷變化之中，這種變化必然要求我們在社團活動管理中對原先制定的計劃進行相應的調整；二是管理的權限分散：社團活動管理的權限都制度化或非制度化地分散在社團各個管理部門和層次，分權程度越高，控制就越必要。社團的各管理層必須定期或不定期進行檢查，以保證授權不被濫用；三是工作能力的差異：即使社團活動處于靜態的環境中，計劃制定得非常完美，控制仍然有必要。因為社團活動的組織者的認識水平和工作能力的差異，對計劃理解的偏差，都會導致活動的結果在質與量上與計劃要求不符。

（二）社團活動管理中控制過程的類型

程序控制：就是在社團活動的申報、審批、組織、實施、評估、總結各環節上，都給出規定的時間、數量、質量標準要求，社團活動都嚴格按照預先規定的程序進行動作。

跟蹤控制：在社團活動過程中要對各要素進行跟蹤控制。社團活動的目的、主題、規模、時間等是先行量，場地、資金、設備等屬于跟隨量，控制標準就是活動的預期目標、效果和影響力。這是一種動態的跟蹤控制，我們可以根據先行量的變化，隨時調整跟隨量。

自適應控制:活動管理者往往要根據過去組織類似活動的經驗，憑借自己的分析、判斷、預感、綜合等思維方式做出重大的調整，以適應外部環境的新變化。

最佳控制:社團活動可以借鑒企業經營活動的做法，采用最佳控制原理進行決策和管理。利于用最小的費用來達到相同活動規模；用最小成本來達到相同活動效果；用最短時間、最少人員的來完成活動組織等。

（三）社團活動管理中控制的要求

實時控制：及時糾偏最理想的方法就是在偏差未產生前就注意到其產生的可能性，而預先采取有效防范措施，防止偏差的產生。如果不可抗拒的因素導致偏差已經發生，也要求社團活動管理人員能及時掌握，反映偏差產生及其后果的信息，采取措施，遏制不利影響的擴大。我們可以為社團活動建立若干條定量的和定性的控制線，社團活動狀況一旦超出警戒線，預警系統就會發出警報，提醒我們采取必要的措施防止偏差的產生和擴大。

適度控制：社團活動管理中我們要做到防止過多的控制或控制不足的局面。判斷控制程度或者頻度是否恰當的標準要隨活動的性質、管理層次以及組織者受訓練程度等因素而變化。一般的文藝類活動控制程度要小于政治類活動；有組織經驗的控制程度要小于第一次組織；小型、易組織的活動控制程度要小于大型、難組織的活動；校內活動的控制程度要少于校外活動；安全系數高的控制程度要小于風險較大的；校際活動和跨校區控制程度要小于校內活動。同時，管理者要處理好全面控制和重點控制的關系，特別注意對影響活動成功和成效的關鍵因素進行重點控制。

彈性控制：社團活動管理中經常會遇到某種突發的或者無力抗拒的變化，這些變化使得活動計劃與現實條件嚴重背離。例如，參加活動的人數爆滿導致場地不夠，或者人數極少導致場地過剩；新增開支項目導致經費預算不足；學校其他重大活動開展，與社團活動的檔期沖突，需要調整時間；重要學校領導突然有事，不能參加活動，程序需要緊急調整；學校突然停電、音響損壞、室外活動突然下雨等問題使得活動無法進行等，這種情況下應實行彈性控制。彈性控制要求社團活動管理中制定彈性計劃和彈性衡量標準。

二運用項目化管理理論實現對社團活動全程控制

（一）社團活動管理中引入項目化管理理論的可行性

社團活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織學生參與的協調活動，也是為了完成某一特定的任務而組織學生參加的一次性努力。一次社團活動無論大小和特點如何，均包括一個項目的五個基本要素:(1)活動具有特定的目的(活動的效果和影響力);(2)活動是一次性的(活動的生命周期是從開始日期至結束日期);(3)活動需要使用一定的資源(包括人員、資金、設備、設施和資料等)；(4)活動有一個發起人或者對象（可以是學校、社團和社團中的個人）；（5）活動具有不確定性（活動受內外環境因素的影響而不確定）。因此學生社團活動符合項目的定義與要素，也就是說，在學生社團活動管理中引入項目管理模式是可行的。

（二）社團活動項目化管理的基本過程

社團活動項目化管理包括項目的計劃、執行、控制和收尾一系列活動。

1計劃與審批

社團活動項目大致可分為社團自發活動、學校招標活動和行政指令性活動三類。項目負責人制定詳細的計劃書投至社團活動立項管理的部門，參與競標和評審立項。項目申報書包括申報負責人和項目團隊基本情況、活動主題、實施計劃、預期效果、經費預算及來源、社會資源、有關部門意見等。項目負責人制定計劃書時重點要解決“五個方面”的問題:一是項目做什么(what):即應該完成的工作；二是如何做(how):即如何去完成；三是誰去做(who):即確定承擔工作分解結構（WBS）中各項工作的具體人員；四是何時做(when):即各項工作大致需要的時間，以及何時開始；五是何地做(where):即在什么地方進行；六是花費多少(howmuch):即確定每項工作需要多少經費及項目的總花費，確定每項工作需要哪些資源等。主管部門可以采用固定的模板或開發網上申報系統，實現申報工作的信息化。

項目的審批是指批準一個項目，并有意向下進行的過程。管理部門組織立項評審答辯會，邀請評審專家對計劃書進行評審。項目負責人先進行項目介紹，專家進行提問質詢，項目負責人現場答辯。評審專家應重點對項目的思想性、引導性、可行性、創新性、參與面、經費預算、活動成效、安全應急預案、風險規避等方面進行論證，評選出最佳方案，予以立項。同時，職能部門可以對計劃書的進一步完善提出建設性意見。項目負責人進一步完善后，管理部門下發立項文件。立項活動除學院給予一定經費資助之外，申報集體需自籌配套資金。項目負責人簽訂活動項目承諾書后，管理部門預付部分活動經費，活動可實質性啟動。

2組織與執行

活動項目的計劃被批準后，就開始進入到組織和實施階段。活動正式啟動之前，項目組應進一步修訂和完善活動的工作任務和分解計劃：人員組織計劃、活動進度計劃、資金安排計劃、文件檔案管理計劃、應急計劃等，同時要制定各類預案。

項目的實施階段是一個從無到有的實現過程，項目團隊中的成員為完成承擔的任務子項目，必須利用一定的資源，獨立完成一定的工作任務。為了保證他們有條件組織目標活動的開展，必須授予相應的權利，使之有能力調動和利用必要的資源。項目的各項任務在這一過程中完成，大量的資源和主要預算在這一過程中被消耗和使用，項目負責人和團隊成員在這一過程中花費的時間和精力也最多。在項目實施的過程中，管理部門要對所有立項項目進行統一的管理。同時，每一階段組織召開會議，也能夠更好地了解項目的進展程度，及時解決項目中遇到的問題。

3控制與糾偏

要實施對社團活動管理的控制，需要有三個基本條件:一是必須確立“標準”。社團活動控制標準的具體載體是項目申報計劃、社團章程、校紀校規、法律法規、活動承諾書、責任狀等等。在項目開始之前，主管部門要就活動的目標、規模、經費、效果、安全等因子確立控制標準；二是及時獲取實際結果與標準偏差的信息。當活動開展后，對于活動的實際情況信息的收集與分析是控制的前提。只有得到真實的信息并與“標準”比較才能實施有效控制。主管部門可以通過中期檢查來了解活動開展的基本情況，中期檢查報告包括項目完成的情況，取得的成績，未完成的工作，存在的問題，解決的辦法等。

4驗收與收尾

社團活動項目管理的收尾工作是對活動進行驗收、評價。當活動全部完成，項目負責人應進行總結和整理，撰寫總結報告，向主管部門提出結項申請書，并提供活動的文字、圖片、視頻等佐證資料。項目結項申請書應包括活動項目實施情況報告、經費使用情況報告、主管部門驗收意見、學院驗收意見等內容。在結項總結中應重點闡述：（1）預期目標與現實目標的差異及原因；(2)財務預算與實際支出偏差及原因；(3)評估項目管理的得失，總結經驗和教訓；(4)對未來項目的建議；(5)團隊表現，對項目組中重大貢獻人員的表彰和獎勵建議；(6)對項目剩余資產、資金的管理與處置，對資金缺口的補救措施；(7)項目結束的后期工作安排(媒體、客服等)。

主管部門應組織結項評審答辯會對項目進行驗收。對于可以結項的項目，要為每個項目頒發結項證書和結項文件，整理相關資料進行歸檔。對不合要求的項目，則要求整改完善或取消項目。已經結項的可以撥付項目的余款，項目團隊可以整理發票報賬。最后，項目負責人可以召開總結表彰大會。至此，項目團隊完成了使命，項目的生命周期終結，負責人遣散項目團隊成員。

我院在學生社團活動管理的實踐中，運用項目化管理模式取得了明顯的效果。例如我院“三下鄉”社會實踐活動，以社團為社團主體，涌現出趙璐的“湘潭蓮文化調查”等優秀項目團隊。在2011年學院建黨90周年“百項德育實踐活動”中，涌現出“雨中送傘，溫暖你我”、“紅網”等優秀項目團隊。在被譽為大學生學術科技和創新創業“奧林匹克”盛會的“挑戰杯”競賽中，我院學生專業社團團隊的作品連續三年在全省“挑戰杯”競賽中奪得金獎，連續三年闖入全國總決賽，連續三年榮獲省“校級優秀組織獎”。2009年，在第11屆“挑戰杯”全國大學生課外學術科技作品競賽中我院王磊團隊的作品《自控溫熱氣流加熱式混凝土路面瀝青灌縫機》在全國總決賽中獲得“二等獎”的優異成績。

參考文獻

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[2]李濤，張莉.項目管理[M].北京:中國人民大學出版社，2005.