簡述Excel在審計工作中的應(yīng)用

田佳林

隨著Excel工具的推廣運用，審計人員已經(jīng)逐步從繁雜的手工勞動中解脫出來。審計人員如果能夠正確靈活地使用Excel，則能大大減少日常工作中復(fù)雜的手工勞動量，提高審計效率。根據(jù)Excel的功能，其在審計工作中的應(yīng)用主要表現(xiàn)在以下幾方面。

一、Excel在編制審計工作底稿中的應(yīng)用

在日常審計工作中，經(jīng)常要產(chǎn)生許多的審計工作底稿，其中不少審計工作底稿，如固定資產(chǎn)與累計折舊分類匯總表、生產(chǎn)成本與銷售成本倒軋表、應(yīng)收賬款函證結(jié)果匯總表、應(yīng)收賬款賬齡分析表等都可以用表格的形式編制。

利用Excel編制審計工作底稿的方法如下：

（一）表格的整理和設(shè)計

審計人員先要整理出可以用表格列示的審計工作底稿，并設(shè)計好表格的格式和內(nèi)容。

（二）審計工作底稿基本模本的建立

對設(shè)計好的表格，首先在Excel的工作表中填好表名、副標(biāo)題、表尾、表頭、表中固定文字和項目的計算公式，并把這些漢字和計算公式的單元格設(shè)置為寫保護，以防在使用時被無意破壞。然后將各表格以便于識別的文件名分別存儲，成為各表格的基本模本。

例如，用Excel建立固定資產(chǎn)與累計折舊分類匯總表基本模本的步驟為：

1.在Excel的工作表中建立表格結(jié)構(gòu)，并填好表名、表頭和固定項目等；

2.在工作表中填列可通過計算得到的項目的計算公式；

3.表格與計算公式設(shè)置好后，把有漢字和計算公式的單元格設(shè)置為寫保護（把不需要的區(qū)域設(shè)置為不鎖定，然后設(shè)置全表格為寫保護）；

4.把已建好的表格模本以便于記憶的文件名（如GDZCSJ.XLS）存盤，也可以把各表格模本存放在同一個文件的不同工作表中，各工作表以便于記憶的名字命名，以備審計時使用。

（三）審計時調(diào)用并完成相應(yīng)的審計工作底稿

以上工作完成后，打開相應(yīng)的模本文件，在需要輸入數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填入被審計單位相應(yīng)的數(shù)據(jù)即可完成表格的編制，從而得到需要的審計工作底稿。

二、Excel在調(diào)整會計報表中的應(yīng)用

審計人員在完成了各項審計工作后，要根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及其重要程度確定需要進(jìn)行調(diào)整的項目，并做出調(diào)整分錄。這項工作在報表金額較大、調(diào)整項目較多的情況下，要做很多枯燥而又必須保證計算正確的填列工作。如果利用Excel，就可以幫助審計人員大幅度提高編表質(zhì)量和準(zhǔn)確性。具體方法如下：

（一）建立試算工作底稿和各報表的基本模本

在表格中先填列好表頭、表尾、固定項目和項目的計算公式，并把它們設(shè)置為寫保護，要輸入的單元格暫時留空。試算工作底稿的項目按報表項目依次排列，調(diào)整前數(shù)據(jù)、調(diào)整數(shù)和調(diào)整后數(shù)據(jù)均要包括借方和貸方兩欄，調(diào)整后數(shù)據(jù)根據(jù)調(diào)整前數(shù)據(jù)和調(diào)整數(shù)計算得到。

因為經(jīng)調(diào)整的會計報表是根據(jù)試算工作底稿編制的，因此可利用Excel的鏈接功能把試算工作底稿各項目調(diào)整后數(shù)據(jù)鏈接到會計報表的相應(yīng)項目，而無需人工輸入。

（二）利用模本完成試算工作底稿和各經(jīng)審會計報表的編制

基本模本建好后可反復(fù)使用，每次要編制某被審計單位的試算工作底稿和經(jīng)審會計報表時，只要打開模本文件，在試算工作底稿中輸入調(diào)整前數(shù)據(jù)與調(diào)整數(shù)，通過計算公式得到的數(shù)據(jù)會自動填列到表中。因為表中計算關(guān)系已確定且輸入差錯能相互抵消的幾率很小，只要檢查試算工作底稿的調(diào)整前數(shù)據(jù)、調(diào)整數(shù)和調(diào)整后數(shù)據(jù)借貸兩方合計數(shù)是否相等，報表應(yīng)有的邏輯關(guān)系是否滿足，馬上就能發(fā)現(xiàn)輸入的錯誤。

由于報表與試算工作底稿建立了數(shù)據(jù)鏈接的關(guān)系，一旦試算工作底稿編制完成，報表的編制即自動完成，這有效地保證了試算工作底稿與經(jīng)審會計報表數(shù)據(jù)的一致性。

三、Excel在分析性復(fù)核工作中的應(yīng)用

分析性復(fù)核可以幫助審計人員發(fā)現(xiàn)異常變動項目，確定審計重點，以便采取適當(dāng)?shù)膶徲嫹椒▉硖岣邔徲嬓省＠肊xcel進(jìn)行分析性復(fù)核，不僅能減輕審計人員大量的抄寫和計算工作，還能使審計工作更準(zhǔn)確、更直觀。其工作步驟為：

1.根據(jù)要求設(shè)計相應(yīng)的分析性復(fù)核表格，按上述方法建立其基本模本；

2.打開相應(yīng)的模本文件，根據(jù)被審計單位情況輸入有關(guān)數(shù)據(jù)后自動完成分析性復(fù)核表格的編制。

在審計實踐中，經(jīng)常會遇到一些很不規(guī)范的賬務(wù)處理，這增加了審計的難度和風(fēng)險。如一些單位由于效益不好，應(yīng)收賬款長期不作清理，要快速清理應(yīng)收賬款，可以用“賬齡分析模板”。該模板是在Excel的工作簿里選擇一個按標(biāo)準(zhǔn)的會計平衡式賬頁設(shè)計的工作表，取名為“平衡式賬”，它分借方、貸方、余額三欄。可按客戶的名稱，將其應(yīng)收賬款借方發(fā)生額輸入到借方，收回賬款的金額輸入到貸方。根據(jù)實際情況，可以變?yōu)橐唤枰毁J，一借多貸，一貸多借，及時得到欠款余額。

另外，在審計涉及多年的手工賬時，通常的報表只有當(dāng)年和上年同期數(shù)的對比，而不能總括反映審計期的多年報表，這時可利用Excel建立一個“多年報表分析模板”，它不僅可以將若干實際數(shù)對比，而且可以根據(jù)委托人的需要，將多年預(yù)算數(shù)加進(jìn)來分析，還能根據(jù)賬簿，尚沒有明細(xì)列出的分析項目，并制成趨勢圖，使企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r一目了然。

四、Excel在審計銀行存款未達(dá)賬項中的應(yīng)用

銀行存款審計是審計工作必不可少的環(huán)節(jié)之一，Excel可以較方便地找出銀行存款日記賬與銀行對賬單中的記賬錯誤和未達(dá)賬項，以提高審計效率。

具體方法是：首先將單位銀行存款日記賬和銀行對賬單用Excel在同一工作簿中分別建立工作表，然后以雙方記賬單據(jù)的類型及號碼作為Excel判斷雙方同步記賬的主要條件，用雙方的發(fā)生額必須相等作為輔助條件，最后運用邏輯判斷函數(shù)將兩個工作表中的同步記賬的部分標(biāo)示出來，通過對數(shù)據(jù)的篩選反映出未達(dá)賬項。