會計電算化應用若干問題探析

龔偉林

一、建立企業電算化體系時應注意的問題

1.會計科目的設置、使用要符合會計制度

財政部《企業會計制度》（以下簡稱《制度》）是企業建賬的基礎，企業生產的產品是我們建賬的對象。正確的使用會計科目，設置科學、合理的明細科目是對財務人員建賬的基本要求。因此，在會計科目的設置時，一級會計科目名稱和編碼的設置必須嚴格按財政部制定的《制度》進行設置，不得隨意添加或改動；二級明細科目名稱和編碼的設置，《制度》中有規定的，應嚴格按《制度》規定的設置，《制度》中沒有規定的，可以按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證會計科目代碼的系統性和統一性。三級、四級明細科目的設置，應重點考慮成本核算對象的特點，以產品和費用明細項目等為基礎進行設置，使賬薄的明細賬與產品之間形成對應關系，以利于成本核算。

2.會計科目的級次設置應考慮賬簿輸出格式的要求

賬簿的格式有：三欄式賬簿、數量金額賬簿、多欄式賬簿。在會計電算化科目的級次設置時，應考慮賬簿輸出格式，來設置科目級次和賬簿種類。三欄式賬簿、數量金額式賬簿設置，相對于多欄式賬簿，比較簡單，一般情況下不會出錯，但對于多欄式賬簿設置，在科目級次設置時，應注意根據制度和管理需要設置為“多借一貸”式賬簿，如“生產成本”、“管理費用”、“應付職工薪酬”等科目均可設為“多借一貸”式賬簿，同時注意二級科目余額與一級科目余額方向相同。以避免出現多借多貸科目設置，違反會計制度關于賬簿設置的打印規定。

3.核算體系的建立要考慮填制內部、外部會計報表的需要

核算體系的設置要考慮填報內部、外部會計報表的需要，注意科目設置與報表項目的對應關系，使核算體系能夠滿足內部、外部會計報表自動取數的需要，以減少會計人員編制報表的工作量，提高報表編制的及時性和質量。

4.核算體系的建立應滿足單位組織的形式和管理的需要

核算體系的建立應考慮單位的機構設置和管理方式，即科目設置應滿足單位機構設置和經營管理的方式，滿足經營管理數據的歸集和分析的需求，數據提取及時、準確，滿足為單位的經營管理服務的作用。

二、會計軟件應用中應注意的問題

1.會計科目代碼結構應具有統一性和可擴展性

對于集團單位或下屬企業較多的單位，在會計科目代碼結構設置上，應注意編碼級次的控制，在會計科目和代碼結構設置上應具有統一性，避免出現下屬單位會計科目和代碼結構設置使用不規范，不能滿足集團或公司報表匯總和統計需求。同時，在設計科目代碼時一定要充分考慮各方面的要求，使會計科目代碼結構具有可擴展性。因為會計科目體系一經設定，其代碼結構就無法改變。修改結構只能通過重新建賬實現，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。

2.記賬憑證類型最好只設一種通用格式

查賬是會計人員日常工作的一個重要部分，在手工操作時用分類記賬憑證（收款憑證、付款憑證和轉賬憑證）來處理會計業務，分別裝訂整理記賬憑證，以便于憑證的管理和方便查賬。電算化后，查賬完全能通過計算機來快速實現，計算機的最顯著的特點就是速度快，恰好彌補了手工查賬的缺陷。再者，設置了憑證類型，增加了一個輸入項目，會影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨立編號，憑證整理保管更為煩瑣。會計軟件提供記賬憑證類型設置功能更多的是為了適應會計人員手工記賬時的習慣。所以，電算化后，記賬憑證類型只設一種通用格式，即“記”字類賬憑證。

3.充分利用軟件自動生成憑證功能，做到數據準確、工作高效

在電算化會計條件下，利用軟件自動生成憑證功能，可以生成相應的會計憑證，且數據準確、高效。如固定資產折舊的計提可以通過固定資產模塊完成；工資的分配與發放，福利費及工會經費的計提、應交社會保險費的提取、代扣應交個人所得稅等業務，均可以在工資模塊完成。

對于沒有單獨模塊但有固定對應關系的記賬憑證，如果其數據來源于已輸入系統的記賬憑證，也可以利用自動生成憑證功能。如每月均需結轉的損益類科目，在月末所有收入、成本費用憑證輸入、登記入賬后，匯總結轉至類似本年利潤一類的科目時，自動轉賬憑證能自動匯總指定科目的發生額或余額并自動生成一張轉賬憑證。在使用該功能前須進行必要的參數設置，包括轉出科目和轉入科目，以及匯總數據的性質(余額、發生額)，在此應注意，轉出科目可設置多個，但轉入科目只能設一個。

4.充分發揮會計軟件的輔助核算功能，減少會計明細科目設置數量

會計電算化的優勢之一，體現在完成一般的總賬、明細賬核算外，還提供以下輔助核算功能可供選擇：如部門輔助核算、個人往來輔助核算、供應商往來輔助核算等。

在設置輔助核算時，還應考慮輔助核算多對一的關系，即一類輔助核算能滿足兩個或兩個以上科目的需要，以減少會計明細科目設置數量。如輔助核算—職員，既能往來賬的核算需要，又能滿足工資模塊核算的需要。同時需注意，避免在輔助核算下再分類，如在其他應付款輔助核算下，設置二級分類單位和個人。此種設置不能形成會計科目與輔助核算一一對應關系，在賬務處理時，容易出錯，且不易被發現。

5.關鍵性名稱、代碼的前后輸入要完全一致。

電腦與人腦的區別在于：電腦是根據規定的概念進行邏輯分析判斷，而人腦在對事物進行判斷時，既要考慮既定的概念，又注意一些隨意性的東西。其次，在錄入基礎資料中有標點符號的，還應注意輸入狀態全角和半角的區別，防止出現上述重復錄入的問題。所以同一內容的東西在前后輸入時要絕對一致，不能有絲毫差別。這樣才能真正發揮電算化輸出結果的快捷、準確性。

6.建立嚴格的內部控制制度

企業建立了電算化會計系統后，其會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化，企業手工會計的內部控制制度已不相適應，應與時俱進。比如，編制科目匯總表、憑證匯總表等試算平衡的檢查，總賬明細賬進行平行登記、賬賬核對、賬證核對等，在會計電算化中由于核算程序的變化，這些控制已失去了其真正的意義。其次，手工會計中的一些平衡檢查在電算化會計中被移入計算機系統內部，通過計算機程序體現出來。在實行會計電算化以后，應充分利用計算機財務軟件用戶管理權限功能，按照不相容職務分離分設的原則，設置系統管理員、數據管理員、檔案管理人員、復核人員、核算人員、出納、財務主管等崗位，使每個崗位既互相牽制，又層層負責。根據每個人的崗位職責、內容賦予相應的權限，形成各司其職、各負其責、相互制約的工作機制，以滿足電算化條件下企業內部控制的要求。

以上是筆者在會計電算化軟件應用中的一些認識，當然，在應用過程中還有許多應注意的問題，如:操作人員的口令保密問題；對軟硬件進行維護、保養的問題；定期備份財務數據的問題等等，都需要我們在今后的實際工作中加以注意、進行總結和完善。