淺析現代化管理方式在醫院檔案管理中的應用

黃英

摘要：對醫院的檔案進行管理時，就需要對新時期的醫院的發展特點進行掌握，并通過合理方法對相應的資料、檔案等進行科學合理的管理，是對醫院檔案實施現代化管理的基本要求，同時也是提升醫院檔案管理質量與水平的有效手段。本文對醫院檔案實施現代化管理進行了研究，并提出了相應的實施措施，以促進現代化管理的順利進行。

關鍵詞：現代化；管理方式；檔案管理

隨著經濟、科技、信息技術的不斷發展，網絡技術的運用已經涉及到各個領域，并且還使各個行業與領域均反生了巨大變化[1]。當然，醫院的檔案管理也不能只應用傳統的管理方式。因此，只有將傳統的手動管理模式轉變為整體的網絡化管理模式，才能夠符合目前的發展趨勢，使醫院的檔案得到充分利用與傳播，同時在最大程度上獲得更好的經濟、社會效益。

1現代化管理

醫院中檔案的管理需要消耗許多時間，對其實施現代化管理表現在：（1）對各類檔案進行及時收集。隨著醫院各方面的不斷發展，其檔案的數量也不斷提升，如果沒有對檔案進行及時收集，就可能會將部分檔案遺漏，使檔案的管理質量受到嚴重影響[2]。同時在對醫療糾紛進行解決時，提供不了可靠的依據；（2）標準化管理。對檔案進行標準化管理，是確保歸檔信息完整有效的重要手段。因此，對檔案進行管理時，不僅需要規范歸檔技術，同時還需要對檔案管理的各個環節制定嚴格標準，以有效提高醫院檔案管理的質量與水平；（3）數字化儲存。運用計算機技術將保存的檔案轉變為電子形式，或者是運用光盤進行儲存。這樣不僅可以對原件進行保護，也可以復制備份，同時其還具有儲存量大、有效時間長、成本較低等特點，可以簡化保存程序；（4）網絡化。利用計算機對檔案進行存儲，能夠運用網絡功能實現共享，并且可以提供遠程服務，能夠及時滿足人們需求。同時也可以提升醫院整體的工作效率與服務質量。

2實施措施

2.1加強人員培訓

根據相關規定，需要加大檔案管理必要性的宣傳力度，提升工作人員的管理意識，尤其是醫院的領導人員[3]。而且需要根據醫院的實際情況，對檔案管理人員進行多種素質培養，以提升其綜合素質水平。并且還需要不斷擴大管理隊伍的力量。同時對工作人員進行計算機培訓，使其能夠對信息、通信、網絡等現代技術進行學習與掌握，以提升檔案管理人員的管理業務水平。此外，還需要對工作人員進行階段性考核，并為其構建良好的工作環境，促使醫務人員能夠更好的參與到現代化的檔案管理中。

2.2增強管理的規范化

制定新的管理理念，同時醫院需要將檔案管理的工作重視起來，作為醫院的重點內容進行發展，并制定相應完善的管理、質量檢查、工作流程等相關制度，對檔案的管理方式進行完善，以及時對醫院各部門的檔案進行收集管理。而且需要制定相應的考核制度，以對相關制度的落實進行檢查，并進行嚴格把關。同時將檔案管理的相關內容寫入管理任務書中，同醫療業務一起進行考核與評價，并且與相關部門負責人的績效考核進行掛鉤，進而使各部門檔案管理責任得到明確。因此，對醫院的各項檔案進行及時收集與整理，使其能夠完整的形成一個信息系統，可以為人們及時提供所需信息，促使檔案存儲管理的標準化、數字化以及網絡化，以完成現代化管理。

2.3構建新模式

隨著計算機技術的不斷發展，計算機得到了廣泛使用，所以醫院已經具備了對檔案實施現代化管理的基礎設備[4]。目前對網絡技術進行充分運用，并對檔案管理的信息系統進行完善，已成為了醫院對檔案進行現代化管理的關鍵所在。因此，熟練掌握計算機與網絡技術，并進行聯合運用。同時將現代化的新型管理技術與傳統的管理形式進行相應結合，并按照醫院制定的檔案管理標準，采用靈活的管理方式。而根據對檔案數據易于掌握與操作的相關原則，需要以醫院檔案管理的狀況，采用準確的管理軟件，對先進技術與管理手段進行充分運用，完成對醫院檔案標準化、數字化、網絡化的管理模式，使醫院的檔案管理水平得到不斷提升。通過對計算機網絡的充分運用，可以將相關科室的檔案管理連成整體，進而實現醫院整體的信息共享，尤其是急診部門、臨床管理部門以及檔案管理部門三者之間的信息共享。這樣不僅使醫院檔案信息的準確、實用性得到有效提升，同時還降低了醫院在管理方面的投入、提升了工作人員的工作效率，進而使醫院檔案的管理水平有了顯著提升。

2.4全程跟蹤

由于醫院檔案的管理工作越來越受到人們的重視，所以為了提升管理效果，醫院由重視實體保管的管理模式向著數字化管理模式轉變，以便于為社會提供更多的服務[5]。而對醫院檔案進行管理，就需要運用科學合理的方法進行管理，以便于將檔案中的相應信息進行統一的數據錄入，同時將使用不同載體的檔案信息以數據形式進行存儲，以保證檔案信息的完整、正確、有效。因此，醫院需要嘗試去構建一個完整的管理系統，以對檔案的管理進行全程跟蹤，進而更好的對檔案資源進行利用，實現各科室之間的資源共享。

2.5重視檔案利用

在醫院運營的過程中，會有大量的相關文件、協議、合同等形成，能夠對醫院的發展過程進行真實反映，具有十分重要的價值。所以就需要檔案管理的工作人員具有較強的服務意識，并對檔案管理的范圍進行擴展，利用有效途徑對檔案資源進行開發，尤其是對具有較高保存價值的檔案資源。提升檔案的管理質量與服務水平，進而可以有效的為臨床治療與科研提供全面服務。同時加強醫院各科室與部門之間的聯系，組織各科室進行編研活動，以對各種專題進行編寫，并將其公布在醫院的網站上，以對相關信息進行充分提供，實現醫院各部門之間的資源共享。進而滿足醫院的醫療需求以及科研需求，提升醫院檔案的利用效率。

3結束語

在治療的過程中如果出現了醫療糾紛，患者的病例就成為了人們重點關注的問題，所以就為醫院的檔案管理添加了新的要求[6]。同時隨著科學技術的不斷發展與應用，對檔案管理提供了新的管理方法。因此，對醫院發展的狀況進行準確掌握，提升檔案管理的力度，并通過實施科學合理的管理方式，按照醫院制定的管理標準，對醫院的各種文件、合同等進行規范管理。這樣不僅能有效的提升檔案管理的工作效率，提升檔案信息的利用率，同時還降低了醫院對人力、物力的大量投入，提升醫院的經濟效益。此外，計算機方面的專業人員在對檔案實施現代化管理的過程中，具有著重要作用。可以對設施的建設和運用提供科學合理的建議，以避免出現反復投資、建設、勞動的現象，很大程度上降低了醫院的投入成本，提高了經濟效益。這樣不僅可以滿足人們需求，同時還降低了對資源的浪費，促進了醫院對檔案實施現代化管理的進程，并且在醫院的綜合管理方面也有著十分重要的作用。

參考文獻

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[3]胡智麗.我國醫院檔案管理研究綜述[J].現代經濟信息.2011，（03）：29-30.

[4]張興文，李林波，王曉麗.加強醫院電子檔案管理的對策探討[J].中國醫學裝備.2009，（12）：54-55.

[5]黃偉紅.從兼職檔案員的重要性談如何做好高校檔案工作[J].青春歲月.2011，（08）：158.

[6]王淑華，劉燕，董恒等.運用科學的方法提高醫院科研檔案管理質量[J].醫學信息.2009，（11）：2359-2361.