談社會福利事業干部職工檔案管理

劉冬梅

摘要：檔案工作者必須認清形勢的變化，轉變觀念，開拓創新，勇于實踐，用檔案事業的加快發展，更好地為國家的利益服務，為全社會服務，為大多數人的利益服務，為全面建設小康社會服務。要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。

關鍵詞：檔案管理；服務手段；服務領域

信息時代，伴隨辦公自動化的普及，檔案人員的素質在檔案管理工作中日益凸顯出來。檔案人員要完成科學、規范、有效管理檔案的重任，必須具備五種意識，即保密意識、執法意識、時代意識、創新意識和服務意識，同時還要注重對自身綜合協調能力、終身學習能力、實踐操作能力和科學研究能力的培養。現代企事業單位持續發展中，人事檔案管理工作越顯重要，職工檔案管理工作已成為企事業單位管理工作的重要組成部分。下面詳細分析一下當前福利事業檔案管理應該實踐的措施。

一、創新新時期福利事業檔案服務手段

（一）建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

（二）建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

（四）開展在線服務。傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時代里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

（五）開展現行文件閱覽服務。隨著改革開放的不斷深入，到檔案館（室）查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入ＷＴＯ后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求，進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益。

二、實行標準化管理，推進干部職工檔案管理工作

隨著科學技術的進步和發展，我院引進了一批現代化辦公設備，這些現代化手段的應用，改變了過去手工操作的局面，提高了工作效率和管理水平。現代化設備的引進，現代化工作方法的介入，是新形勢下干部職工檔案要進行現代化管理的必然舉措，在干部職工檔案管理的現代化進程中，干部職工檔案標準化規則的應用尤其重要。

第一，標準化是實現干部檔案工作現代化的前提。如今的市場要求各部門既要有明確的分工，又要有緊密的合作，分工與合作是干部職工檔案工作中所必需的，各個工作環節之間同樣如此。分工是為了提高工作效率，但是各部門各個工作環節如果沒有密切的合作，檔案管理工作就無法形成一個有機的整體。如何讓分工與合作更好地連接在一起？標準化起著十分重要的作用。標準化就是通過制定和貫徹各種標準，結合為更好的服務于兒童的理念，將各個部門、各個工作環節緊密地聯系在一起，保證各個環節都有條不紊地協調運作。沒有標準，各個部門必然會各行其是，各個工作環節之間不配套，不銜接，在這種混亂的局面中，檔案管理工作的效率肯定要大打折扣。因此，干部職工檔案管理現代化，必須以標準化為前提。

第二，標準化是實現干部職工檔案工作科學管理的重要基礎。各種科學管理制度的形成，都是以標準化為基礎的。制度的確定和運行，必然離不開標準的制定，沒有標準，就不可能形成一套科學的制度，科學管理是一種管理制度，沒有標準的制度是沒有根基的，是隨心所欲的，就必然是不科學、不牢固的。所以，在實際工作中一定要建立一套切實可行的，符合本行業工作特點的管理制度和標準。標準規范著我們的工作，同時在實際工作中也受到實踐的檢驗而不斷修正自己，標準的不斷改進帶來制度的不斷完善。

第三，標準化是節約人力、物力的有效措施，它能提高干部檔案工作質量和效率。提高工作質量和效率是實行標準化的最終目的。標準生成后，我們可以取得最佳的效益和良好的工作秩序，統一工作中需要協調和一些重復性的業務。

三、干部檔案管理多媒體信息網絡系統的作用

為領導和相關部門提供全方位的干部信息。干部信息數據庫及多媒體信息網絡系統建立以后，我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息，還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料，了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統，還可以對這些信息資料進行綜合分析，在較短時間內為領導和部門提供全方位的干部信息，可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解干部的傳統方式。

使信息充分得到共享，提高勞動效率與工作質量。干部檔案管理多媒體信息網絡系統提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網絡可以使信息共享，避免各部門重復錄入相同的信息，減少重復勞動。而且在干部管理工作中，隨時可能產生一些新的信息，各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息，向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。信息共享之后，各部門可以從各個側面，全方位了解一個干部，走出在本部門業務范圍內，從一個側面了解干部的局限性，在信息共享的基礎上提高對干部認識的深度和廣度。使用這套系統，還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況，周期性較長的工作利用這套系統，短時間內就可以高質量地完成，干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成，并可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率與工作質量。