論強(qiáng)化人事檔案管理

李錦峰

摘要：一般認(rèn)為，要做到人才使用安全，減少用人風(fēng)險(xiǎn)，就應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化人事檔案管理。在這方面，中共中央組織部、國家人事部早在1988年12月1日就聯(lián)合發(fā)出了《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》，之后又在1989年11月3日聯(lián)合發(fā)出了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的補(bǔ)充通知》，1996年12月2日聯(lián)合發(fā)布了《流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定》。文件強(qiáng)調(diào)：流動(dòng)人員檔案的管理應(yīng)執(zhí)照人事管理權(quán)限，統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及其所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，其他機(jī)構(gòu)不得承擔(dān)流動(dòng)人員的人員檔案管理工作；任何人不得私自保管他人或本人檔案；流動(dòng)人員的人事檔案管理，必須堅(jiān)決執(zhí)行國家的保密制度，遵循分級(jí)管理的原則。檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定；檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作必須按規(guī)定做好；任何部門、單位不得隨意涂改、撤換、銷毀檔案材料。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理

人事檔案管理是黨和國家人事工作的一個(gè)重要組成部分。人事檔案既為組織人事部門全面考察任用干部、落實(shí)政策、解決待遇、核實(shí)年齡、工齡和學(xué)歷，套改工資、辦理離退休手續(xù)等提供可靠的依據(jù)，同時(shí)也是一個(gè)人成長、工作和學(xué)習(xí)的歷史縮影。因此，人事檔案的材料收集是否齊全，管理是否規(guī)范，不僅會(huì)影響人事的決策，而且也關(guān)系到個(gè)人的切身利益，必須慎重。但有些單位人事檔案的管理卻不盡人意，存在諸多問題。現(xiàn)在，我結(jié)合自己的工作體會(huì)，談?wù)勗谌耸聶n案管理中要注意的幾個(gè)問題。

一、強(qiáng)化人事檔案管理的重要性

人事檔案重要性體現(xiàn)在：1.人事檔案是干部選拔任用的重要依據(jù)，是知人善任的基礎(chǔ)和依據(jù)。近年來，國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位對(duì)人事檔案日趨重視，在接收、培養(yǎng)、選拔和使用人員前，總要先查閱其檔案，既重視了解擬接收人員的現(xiàn)在，也重視考察其過去，以增加對(duì)擬接收人員的信任度。2.人事檔案是有力的憑證。人事檔案材料形成于不同時(shí)期，它為落實(shí)黨的政策、確定或澄清個(gè)人有關(guān)問題以及進(jìn)行政治審查提供了有力的憑證。3.人事檔案是準(zhǔn)確的干部信息庫。能為領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事工作的決策提供有價(jià)值的信息，成為決策的重要依據(jù)。4.人事檔案是重要史料來源。人事檔案以獨(dú)特的方式記載著個(gè)人的成長軌跡，具有很強(qiáng)的時(shí)代特征和很高的史料價(jià)值。人事檔案在現(xiàn)階段和今后一個(gè)相當(dāng)長的時(shí)期，無論對(duì)國家、單位和個(gè)人都有不可替代的作用，因此應(yīng)強(qiáng)化人事檔案管理。一般認(rèn)為，要做到人才使用安全，減少用人風(fēng)險(xiǎn)，就應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化人事檔案管理。在這方面，中共中央組織部、國家人事部早在1988年12月1日就聯(lián)合發(fā)出了《關(guān)于加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作的通知》，之后又在1989年11月3日聯(lián)合發(fā)出了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的補(bǔ)充通知》，1996年12月2日聯(lián)合發(fā)布了《流動(dòng)人員檔案管理暫行規(guī)定》。文件強(qiáng)調(diào)：流動(dòng)人員檔案的管理應(yīng)執(zhí)照人事管理權(quán)限，統(tǒng)一由黨委組織部門、政府人事部門及其所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，其他機(jī)構(gòu)不得承擔(dān)流動(dòng)人員的人員檔案管理工作；任何人不得私自保管他人或本人檔案；流動(dòng)人員的人事檔案管理，必須堅(jiān)決執(zhí)行國家的保密制度，遵循分級(jí)管理的原則。檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞應(yīng)遵守有關(guān)規(guī)定；檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔工作必須按規(guī)定做好；任何部門、單位不得隨意涂改、撤換、銷毀檔案材料。

二、人事檔案的分類

關(guān)于材料的分類在人事檔案中，材料的分類包括兩方面的含義，即檔案種類和卷內(nèi)類別的判斷。

1、檔案種類的判斷。在歸檔之前，檔案人員首先要對(duì)收集的材料進(jìn)行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書檔案（如干部任免通知、請(qǐng)示報(bào)告、來往函件等）、紀(jì)檢檔案（如案件審理過程中的請(qǐng)示報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、旁證、檢舉材料等）、業(yè)務(wù)檔案（如個(gè)人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結(jié)等）及其他類型檔案的材料歸入人事檔案。

2、卷內(nèi)類別的判斷。人事檔案卷內(nèi)材料的分類，一般情況下按材料的名稱“對(duì)號(hào)入座”，歸入相應(yīng)類別即可。但也有例外。有些材料的名稱與內(nèi)容并不相符，若按名稱歸類則有可能給以后的利用帶來不便。因此，在分類時(shí)必須做到既要看名稱，也要看內(nèi)容；對(duì)包括多方面內(nèi)容的，還要看以哪一方面的內(nèi)容為主，力求分類準(zhǔn)確。

三、如何加強(qiáng)人事檔案管理方式和手段的改變

1.人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為科研工作服務(wù)。

2.加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理制度，制定《人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

3.加強(qiáng)干部人事檔案管理，有效利用人才資源干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會(huì)化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

4.實(shí)行人事代理，促進(jìn)人事檔案的社會(huì)化開放式管理人事代理是在我國市場經(jīng)濟(jì)體制建立過程中出現(xiàn)的新事物，是在社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)條件下產(chǎn)生的一種新型的人事管理方式，是與我國市場經(jīng)濟(jì)體系完善相適應(yīng)、相配套的人事管理體制的重要組成部分。因此，人事代理有利于促進(jìn)單位人事管理的社會(huì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才的流動(dòng)數(shù)量和質(zhì)量會(huì)逐步增強(qiáng)。而隨著政治體制的改革與深化，人才將成為一種沒有任何政府色彩的產(chǎn)業(yè)，人事檔案社會(huì)化開發(fā)式管理模式將成為一種通用的管理模式。

自1999年起，逐步實(shí)行大中專畢業(yè)生人事代理，將人事檔案托管給人才服務(wù)中心，促進(jìn)了人才流動(dòng)，促進(jìn)了人事檔案規(guī)范化、社會(huì)化、現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化管理。

5.加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化手段圖增加資金投人，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理。提高檔案管理硬件設(shè)備，增加檔案庫房，購買空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦。設(shè)置防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)。引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，建立人事檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為我院可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。人事檔案管理作為人事管理的一部分，我們也相應(yīng)制定了人事檔案管理平衡計(jì)分卡。通過愿景規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)的設(shè)定，使我們認(rèn)識(shí)到自身工作的價(jià)值及業(yè)績。總之，平衡計(jì)分卡通過指標(biāo)分解讓職工參與管理指標(biāo)的設(shè)立，讓員工都了解我院的戰(zhàn)略規(guī)劃，認(rèn)識(shí)到自身工作對(duì)我院戰(zhàn)略及整體業(yè)績的作用，從而提升整體管理水平，增加經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

四、如何強(qiáng)化人事檔案管理

關(guān)于材料的收集與歸檔就人事檔案而言，材料的收集是關(guān)鍵，也是做好人事檔案利用工作的前提。材料的收集齊全與否，其內(nèi)容能否反映干部職工全面情況，將直接影響檔案的提供利用。因此，檔案管理人員要在材料的收集上下功夫，尤其要著重收集反映干部德、能、勤、績方面的材料。主要應(yīng)做好以下工作：

一是及時(shí)收集歸檔。檔案人員對(duì)所收集的材料（如人事任免、調(diào)資升級(jí)、考核、獎(jiǎng)懲等材料）或有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞來的材料（如學(xué)籍、學(xué)歷、技術(shù)職稱等材料），要及時(shí)登記，歸入人事檔案卷內(nèi)相應(yīng)類別。

二是加強(qiáng)與有關(guān)部門的聯(lián)系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯(lián)系制度，檔案人員應(yīng)根據(jù)所掌握的形成人事檔案材料的信息，定期向有關(guān)部門（各級(jí)組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門）收集或催收新形成的人事檔案材料。

三是要嚴(yán)把材料“入口關(guān)”，做好鑒定工作。檔案工作要求收集材料齊全，但并非所收集的材料都?xì)w檔。因此，對(duì)收集的材料要進(jìn)行認(rèn)真鑒定，嚴(yán)格審查。對(duì)那些不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時(shí)通知形成材料的部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù)；對(duì)不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。

綜上所述，人事檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面地歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實(shí)可靠的材料，就顯得更為重要。