淺議如何處理保密與文件歸檔的關系

◎北京衛星環境工程研究所 崔麗娟

科技文檔是航天科技工業發展創新的重要信息資源，其歸檔是航天企業檔案工作的起點，歸檔工作質量的好壞直接決定了檔案的質量，如果不及時收集、整理、鑒定、歸檔，極有可能造成文件資料的散失，影響檔案的完整性和準確性。如何在確保保密工作的同時做好文件歸檔工作，實現文件歸檔與保密的相互促進，已成為新形勢下做好檔案管理工作的重要標尺。

一、面臨的問題

隨著保密工作的不斷加強和完善，保密管理制度已滲透到航天企業管理的每一個環節，在當前保密工作的大環境下，保證各項科研、管理工作形成的有價值文件的完整是檔案管理人員的職責和重要使命。筆者認為，在高度重視國家保密工作的同時，文件歸檔工作還面臨著以下一些問題。

1.紙質涉密文件歸檔不完整

科技文檔的安全制作及保管是檔案提供利用的先決條件，因此做好檔案的收集、整理具有重要意義。按照保密工作的要求，涉密電子文檔的導出必須嚴格執行相關涉密信息導出管理規定，嚴格按照涉密載體的導出申請、導出審批、信息檢測、涉密中轉機轉換等流程進行導出。但在實際操作過程中，部分人員為了減少審批流程，在導出涉密電子文檔后未能對導出的相應紙質文檔資料進行留存，造成一些重要工作形成的文件資料不能完整地歸檔。

另外，按照集中打印管理要求，如需打印涉密文件，應向本單位上一級計算機用戶（本單位領導）提交打印申請，申請通過后要嚴格按照涉密載體的制作和收發管理細則進行打印。如需保存紙質文件，還需要按照涉密載體的保存制度辦理相應的手續。然而在實際操作過程中，往往有人為了降低工作難度，減少工作流程，逃避保密管理的相應責任，不愿將有利用價值的文件打印出來歸檔保存。隨著涉密載體數量的增加，這種做法必將造成涉密檔案資料的流失。

2.檔案管理意識淡薄

根據航天保密工作管理規定中的涉密載體銷毀制度，應對涉密載體進行集中管理與銷毀。在執行過程中，通常是由保密管理部門定期組織各部門對涉密載體進行統一收集并按要求銷毀。

但在實際工作中，各部門為了降低隱患往往將具有保存價值的涉密文件資料也一并銷毀，僅保留電子文檔。這種做法在加強保密管理意識的同時，卻逐漸淡化了文件歸檔意識。紙質涉密資料的留存不完整勢必會影響到航天科技檔案的完整性，甚至有可能給航天科技工業的后續發展造成極大損失。

二、措施

按照新時期保密工作的特點，筆者認為應著重采取以下幾個方面的措施，以正確處理保密與文件歸檔的關系。

1.加強文件歸檔意識

一是大力宣傳文件歸檔工作的重要性。科技文檔是航天事業不斷發展的重要保證，要在加強保密工作的同時牢固樹立檔案管理意識，從而實現檔案功能、效能的完整發揮，為領導科學決策提供服務，為航天科技工業發展提供重要技術支持。

二是提高員工的檔案管理意識。從宏觀上講，檔案管理是航天事業蓬勃發展及檔案事業自身體系完善的需求；從微觀上講，員工的檔案管理意識和行為直接關系到檔案工作的存在和發展。良好的檔案管理意識和積極的檔案歸檔行為將直接推動員工對檔案工作的理解和支持，從而擴大對檔案工作的需要。在執行保密管理規定時要注意正確理解文件歸檔和保密管理之間的關系，需要加強對檔案管理知識的培訓，提高科技人員對涉密文件歸檔重要性的認識，使檔案管理教育形成長效機制，讓檔案管理意識深入到保密管理工作的每一個環節，樹立文件及時歸檔的良好意識。

2.建立檔案管理員制度

科技文檔歸檔工作雖有一套非常完善的檔案管理規章體系，但僅僅依靠檔案職能部門管理是不夠的。在各項科研管理工作中，各業務部門將產生大量有價值的涉密文件，其管理人員具有知密早、知密多、知密深的特殊身份，他們對保守黨和國家的秘密負有更為重大的責任。因此，應參照保密員制度在每個業務部門設立專（兼）職檔案員，建立檔案員管理制度，明確檔案員職責。檔案員對維護檔案的完整和安全負直接責任，并負責督促檢查科研生產管理過程中本部門產生的涉密文件，保證文件歸檔工作做到完整、準確、有效，從而實現文件歸檔與保密工作緊密有效的結合。

另外，影響文件歸檔管理的因素很多，其中的關鍵因素是人。面對檔案人員不懂專業技術，科技人員不了解檔案業務，以及保密人員對系統建立綜合檔案缺乏深入研究的現實。需要對檔案人員進行專業知識的培訓，不斷提高理論水平和業務實踐能力，使檔案工作有所創新。要在大力開展保密工作的同時，用規范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，通過對科研生產各個環節的有效控制，確保涉密文件完整、準確、規范，保證檔案的安全，便于為后續科研生產工作的發展提供支持和有效利用。

對科技人員進行檔案知識的培訓，使科技人員能夠在課題研發、項目管理等工作中做到主動提供歸檔文件。

對保密人員進行專業技術和檔案綜合管理的培訓，對涉密計算機、存儲介質以及集中打印、文件標密等關鍵環節加大檢查力度，以保證有價值的涉密紙質文件齊全歸檔。

3.建立保密與歸檔管理的協調機制

要處理好文件歸檔和保密管理工作之間相輔相成的關系。目前，文件歸檔完整性和利用率不高的原因之一，就是未能實現保密與歸檔管理的良好配合，造成材料留存不完整，檔案得不到合理的保存和利用。在加強保密管理的同時，應根據實際情況制定相應的檔案制度，建立健全檔案管理制度，樹立規范嚴密的檔案管理流程。通過嚴格的管理制度和程序，約束各類人員的行為。

雖然保密體系的建立促進了檔案安全管理體系的建立和完善，但文件的收集管理只靠檔案職能部門是難以達到預期效果的，需要建立由保密管理部門和檔案職能部門以及相關業務部門共同參與的協調機制，能夠長效穩定地開展相關工作，及時解決在保密環境下文件收集歸檔過程中的各種問題。

總之，檔案管理工作與保密工作既密切相關，又相互促進。要在嚴格做好保密工作的同時，加強檔案的保存和開發工作，充分發揮檔案的重要作用，加強涉密檔案基礎建設、管理制度建設，才能最終實現雙贏，進而充分發揮檔案的應有價值，促進航天檔案工作經濟效益和社會效益的有效發揮，為航天事業的持續發展提供有力的技術支持和保證服務。