用Excel軟件輔助快速生成期刊目次頁

黃 鸝，宋換新，龔 丹，蘇開科，劉學英

(長江大學期刊社，湖北 荊州 434023)

用Excel軟件輔助快速生成期刊目次頁

黃 鸝，宋換新，龔 丹，蘇開科，劉學英

(長江大學期刊社，湖北 荊州 434023)

為提高期刊目次頁生成的效率，借助Excel軟件，通過添加方正書版排版命令，在欄目編輯、期責任編輯和排版員的共同合作中，快速生成了期刊目次頁，在工作實踐中取得了良好的效果。

期刊；目次頁；Excel軟件；方正書版排版

在期刊編輯排版的過程中，期刊目次頁的生成過程是比較繁瑣的工作，需要排版員在多個應用軟件之間頻繁切換，工作量較大，容易出現人為錯誤。為提高目次頁的生成效率和準確性，筆者結合《石油天然氣學報》雜志具體的出版流程，在實際工作中摸索出利用Excel軟件輔助生成期刊目次頁的方法，極大地降低了工作強度，提高了生成目次頁的準確性。

1 期刊目次頁排版準備工作

1)欄目編輯 期刊一般采用欄目編輯負責制，即每個編輯負責一個欄目。欄目編輯一般都會使用Word、Excel等辦公軟件。欄目編輯對每篇文章加工完成后，將作者名、文章標題名、分類號、實際頁數等信息用Excel表格報送給期責任編輯，將加工好的文章發給排版員排版。

2)期責任編輯 期責任編輯由欄目編輯輪流擔任，負責當期已編好文章的匯總和目次頁Excel頁碼的編排等工作。匯總后的Excel表格內容見圖1(只列舉了4篇文章的例子)。表1中F列“雜志頁碼”是通過Excel表格的計算功能實現的：單元格F2的數字是雜志首篇文章的起始頁碼，即數字1，在單元格F3里輸入“=E2+F2”，然后回車，即生成數字“7”。接下來將光標放在單元格F3的右下角，當光標變為“+”形狀時，雙擊鼠標，即可生成所有頁碼。

圖1 期責任編輯用Excel表格提交給排版員的目次頁資料

3)排版員 排版員在裝有方正書版排版系統的專用計算機上排版，修改各個校次的校樣文件，匯總當期所有已排版稿件；同時做好中文目次頁和英文目次頁文件，最后打包發送給印刷廠印刷。

2 期刊目次頁生成的通常作法

1)作法1 期責任編輯將圖1所示資料提交給排版員，排版員開始逐篇上頁碼，同時將文章的標題、作者信息復制后，再打開目次頁文件，將內容粘貼進去。具體過程如下：打開每一篇文章的小樣文件(*.fbd)；拷貝標題名、作者名；粘貼到目錄文件(*.fbd)；在標題名后加上排版命令“漢體小五楷體居右排”；在作者名后加上命令“漢體小五書宋”；在括號內輸入頁碼。

如果一期有30篇文章，就要重復30次這個過程。待所有文章標題名、作者名信息都粘貼到目次頁文件中后，再將圖1中的頁碼逐一填到目次頁文件中，之后再逐個給出排版命令進行排版，最后生成目次頁。

2)作法2 直接在目次頁文件中手工輸入文章的標題名、作者名、頁碼，輸入完這些信息后，再統一加排版命令，生成目次頁。

上述2種作法，作法1的過程繁瑣，但準確率高，可不用逐字校對標題名和作者名，但必須認真核對頁碼，耗時較多；作法2的速度稍快，但需要期責任編輯逐字校對。

3 期刊目次頁快速生成的Excel輔助作法

為了提高工作效率，在工作實踐中探索了如何利用Excel軟件[1]來輔助快速生成期刊目次頁的作法，步驟如下：

步1 期責任編輯將圖1所示表格復制后，打開另一個工作表，將圖1表格選擇性粘貼，選擇數值方式粘貼，這樣F列中的公式就不再帶入新表，只保留F列中的數值大小。保留“標題名”列，“作者名”列和“雜志頁碼”列，再添加一些空白列(圖2中的A，C，E，G列)。

圖2 添加了排版命令的目次頁(Excel表格)

步2 將方正書版排版系統中的命令“漢體小五書宋”拷貝到單元格A2，將光標放在單元格A2右下角，當光標變為“+”形狀時，雙擊鼠標，即可將該命令填充至A列；再將光標移至A列最后一個單元格的右下角處，例如移至圖2中的單元格A5處，在顯示的浮動框中點擊向下的黑色箭頭，打開下拉菜單，選擇復制，此時A2至A5就全部填充好“漢體小五書宋”這一排版命令了。

步3 按照步2的方式，在C列、E列、G列添加如圖2所示的內容，至此，就生成了Excel表格形式的目次頁。

步4 將圖2所示Excel文件發送給排版員，排版員選中A2～G5區域并拷貝，再打開方正書版排版系統進行粘貼，結果見圖3，即完成目次頁的初步生成工作，生成*.fbd的目次頁文件。

步5 排版員對該文件(見圖3)進行補充加工，即可完成目次頁成品文件的生成(見圖4)。

圖3 由Excel表格轉換到方正書版排版系統的目次頁

圖4 通過排版生成的目次頁

4 使用效果

通過Excel軟件，將期刊目次頁生成的工作分散到各個欄目編輯；然后由期責任編輯匯總，添加排版命令，快速生成目次頁的初稿；再交由排版員具體加工，使得目次頁生成效率大幅提高。以30篇文章的目次頁生成為例，排版員收到期責任編輯提交的目次頁文件后，只需不到2min的時間就可以完成成品目次頁的生成工作。

[1]劉丹，陶則熙. Excel 2007 實戰應用大全：精華版[M]. 上海：上海科學普及出版社，2008.

[編輯] 洪云飛

10.3969/j.issn.1673-1409(N).2012.06.040

TP391.13

A

1673-1409(2012)06-N120-02