信息化之翅助眼鏡店騰飛

文 孫鵬

信息化之翅助眼鏡店騰飛

文 孫鵬

困境：眼鏡店的5個經營難題

對眼鏡店經營者來說，頭痛的問題顯然很多：無論是發展快速、規模日增的眼鏡店（躋身藍海），還是被競爭者步步緊逼、面臨困境的眼鏡店（陷身紅海），絕大多數眼鏡店的老板整日汲汲營營，忙于眼前的事務，很少有機會靜下心來，仔細思考企業的長期發展，從容制定周詳的戰略計劃。但是，一個接一個的經營問題早已不能再被忽視，下列5個問題，對于作為眼鏡店老板的你來說，一定不陌生：

● 門店越開越多，在地理空間上造成管理困難、信息無法實時互聯互通，不同的連鎖門店與分支機構之間“各自為政”，無法統一管理與協調，從而形成管理的“盲點”；

● 制定的業務流程與標準越來越細，但執行卻只能靠“自我監督”，無法有效評估與改進；

● 銷售額雖在提升，但成本費用節節升高，導致利潤越來越低，經營方向與經營策略的調整只能夠憑感覺與經驗，缺乏有效的數據支撐；

● 庫存占壓金額長期居高不下，導致利潤變成庫存，直接影響到資金的周轉率與利用率；

● 財務總賬系統數據與銷售數據不銜接，導致月底結賬越來越難以及時完成，將財務管理的功能弱化為記賬員與統計員，無法有效發揮財務在現代企業管理中的導向作用與風險控制作用。

顯而易見，通過傳統的經營方式，整合越來越多的信息從而達到資源的有效利用與分配，提升核心競爭力與服務差異化是不現實的，解決以上問題的必然選擇是用信息化取代傳統的管理手段和方法。可以說，信息化已經成為微利時代眼鏡店維持正常營運不可或缺的基礎架構與資訊平臺，也是眼鏡店脫胎換骨、更上層樓的關鍵所在。在強存弱亡的競技場上，無論是迫于現實壓力，或是主動謀求領先，信息化系統都是必須之選。

誤區：對信息化認識的4個重大誤區

遺憾的是，除了少數眼光超前的眼鏡店享受了信息化帶來的勝利果實外，放眼望去，眼鏡店的信息系統大多功效不彰、名存實亡。我們歸納出眼鏡店實施信息化的4個重大誤區，逐一解說，供各位引以為戒。

1.眼鏡店經營者對于信息化的意義認知不夠

有些眼鏡店經營者在選擇軟件系統時，被某些眼花繚亂的功能所吸引，單純從提高管理效率的角度來理解信息化，忽略了信息化系統是解決各業務環節各自為政、局部僵化（local optimization）弊病的最佳統和工具，是企業進行流程再造的“大腦中樞”，在選擇時首先要看軟件系統的資源整合能力，這樣選出的軟件系統才是“頭腦發達，四肢健壯”，否則“四肢發達，頭腦簡單”，費時、費力、費錢、毫無效果，更可怕的后果是喪失商機，導致競爭失利。

2.沒有從整體流程優化的角度理解信息化與管理的關系

有些眼鏡店經營者在選擇軟件系統的時候，由于固有思維，同時業務流程與操作方式的改變引發員工的牢騷與不滿，因此往往將現有業務流程作為藍本審視信息系統的功能，不愿借信息化機會進行業務流程再造。事實上，信息化建設的一個非常重大的意義就是為優化業務流程提供支持。如果信息化建設不和業務流程再造、提高處理效率結合起來，就無法彰顯信息化的強大能量。須知，局部效率的提高不能從整體上為企業帶來效益，甚至還是以犧牲全局利益為代價換來局部效益。

3.單純從價格的角度去考慮信息化的投入，缺乏對投入產出比的考量

信息化是個系統工程，軟件、硬件、網絡設施、人力成本、時間成本以及企業流程再造所花費的有形無形支出，對企業來說都是一筆不小的支出，但是如果換個角度，以投資的觀念來看待信息系統的導入，信息化的價值包括庫存、采購、管理成本的降低及爭取到更多生意等，從投入產出比看，信息化是一筆相當值得的投資。購置不能貪圖便宜，購置靈活度強、業務流程合理、可持續發展的信息系統，才是上策。

4.眼鏡店的主要負責人對信息化過程推動與領導不夠

信息化建設是“一把手”工程，這也是眼鏡店導入信息化成功的關鍵。事實上，眼鏡店信息化的過程是對眼鏡店現有業務流程進行梳理和優化的過程，涉及組織內多個部門。要有效推動信息化工作的開展，必須建立以一把手或主要負責人為核心的信息化推進組織，提高各級管理部門對信息化重要性和必要性的認識和參與積極性。可惜不少管理者在上信息化系統之前對此沒有充分的認識。

以上是眼鏡店經營者在進行信息化軟件系統選擇與導入過程中的常見誤區。為了更好地理解如何成功地進行眼鏡店的信息化建設，我們選取天津市眼科醫院驗配中心信息化系統建設成功的典型案例來分析。

案例：信息化助力天津眼科驗配中心騰飛

作為國內零售鏡企的領頭羊之一，天津市眼科醫院驗光配鏡中心在總經理李捷的推動下早在上世紀90年代就開始了信息化建設的探索。以天津市眼科醫院黨委書記、副院長兼驗配中心總經理李捷為核心的信息化建設領導小組信息化建設伊始就已成立。李捷將自身在眼鏡零售行業多年的管理實踐和前瞻性思考與該中心早已通過的ISO9000標準相結合，融入到軟件管理系統設計的全過程，從1999年開始信息化管理至今，已陸續開發了處方管理系統（1999年起）、商品管理系統（2004年起）、單品實時管理系統（2008年起）以及OA管理系統（2010年）、供應商電子訂單系統(2011年)、遠程咨詢（2011年）、門店iPad多媒體輔助銷售終端與顧客觸摸屏查詢系統（2011年），在驗光配鏡、倉儲加工、商品銷售、售后服務、財務管理等環節全面實現信息化系統管理。現在應用的信息系統具有如下5個顯著特點。

1.建設統一的即插即用的B/S架構信息平臺

系統采用統一的即插即用的B/S架構，在規模擴展方面十分方便。新增門店或門店新增計算機時，不需要再進行軟件安裝與調試，只需要將網絡連通運行瀏覽器，就能夠根據系統分配的權限進行業務操作與數據協同。同時，B/S結構的系統將所有的數據與業務操作功能統一安裝在中心端的服務器上進行統一的管理，增強了數據的安全性，軟件系統的升級也只需針對服務器來進行。另外，Java語言的應用也為信息平臺未來在移動與電子商務領域的拓展應用提供了良好的基礎。

2.實行單品條碼管理系統

天津市眼科醫院驗光配鏡中心的單品條碼管理系統以每一個商品品項為單位進行管理，強調的是每一個單品的成本管理、銷售業績管理。根據經營目標，對單品的配置、采購、銷售、物流管理、財務管理、信息管理等活動實施統一管理，既管理數量又管理金額，既管理進銷價格又管理流通成本，為商品流轉的順暢提供了保證，也為商品的物流、資金流、信息流的有序運行創造了良好的條件。

3.信息實時化

通過條碼系統控制進銷存的實時更新，店與店之間，顧客信息與商品信息實時共享，商品在中心系統內各個門店可實時調配，實時化的信息系統也使得中心領導不管在何時何地都能通過互聯網掌握中心的經營狀態、工作執行的情況以及各項主要資源的活動資訊。

4.財務物流一體化

眼鏡零售企業的現金流受庫存影響大，如果庫存支出與銷售額回收的時間差過大，企業經營者無法及時了解并做調整，容易導致現金流惡化。李捷一直強調財務數據與銷售及物流的數據實時無縫對接，強調資金周轉率，變分析“過去的數字”為了解“未來的資金余額”。此舉增加了資金利用的計劃性，降低了財務風險并且很好地控制了庫存。

5.業務流程化、規范化、透明化

中心信息系統結合以李捷多年來的管理智慧為基礎，在整體最優的大原則下，將中心的不同業務環節進行優化，通過信息的流轉與協同，整合成有機的整體，實現了提高工作效率與業務流程的優化整合的完美結合。同時，系統強調每個業務環節的規范化控制，按照ISO9000的標準劃分了不同崗位的權限和工作范圍，并統一了操作規范和工作流程業務規范。例如在加工檢驗環節，系統會自動讀取焦度計中顯示的檢驗數據與國標自動進行比對，如果不符合標準要求，就無法進行到顧客取鏡環節。系統也會記錄每個工作人員的工作日志。“凡走過必留下痕跡”確保了數據的準確性，增強了考核的透明度，提高了工作質量，加強了內部管控能力，降低了管理成本。

如今，各個信息系統的逐一應用，極大地提高了天津市眼科醫院驗光配鏡中心的作業效率和管理水平，客戶滿意度由以前的72%提升到現在的94%，2011年銷售額達1.3億，平均年庫存總量僅控制在300萬。通過對信息化實施后的效益評估，證明信息化投入不僅已在短期內收回了成本，更產生了巨大的經濟效益。

通過天津市眼科醫院驗光配鏡中心信息化建設成功的案例，我認為，只要管理者弄清楚信息化的本質，并選擇合適的信息化供應商，輔以正確的導入與建設手段，完全可以像天津眼科驗配中心一樣，享受信息化為企業帶來的助力，實現量的積累和質的突破。祝愿所有正在實施或準備實施信息化管理的眼鏡店，借信息化之翅，實現騰飛之夢。

作者單位：天津鵬升科技有限公司