會(huì)議記錄工作常見(jiàn)問(wèn)題及建議

□ 談敦旺

一、會(huì)議記錄中常見(jiàn)的問(wèn)題

筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，會(huì)議記錄中常常存在一些這樣那樣的問(wèn)題。歸納起來(lái)，主要是：

（一）記錄不完整。由于管理不善、制度不嚴(yán)、責(zé)任不清及人員素質(zhì)差等因素，記錄時(shí)該記的內(nèi)容未記，該形成紀(jì)要的沒(méi)有形成。有些會(huì)議記錄未記載會(huì)議日期、地點(diǎn)、主持人、記錄人；有些會(huì)議記錄只有參加人、時(shí)間和主持人而無(wú)會(huì)議內(nèi)容；有些會(huì)議記錄雖有會(huì)議內(nèi)容卻沒(méi)有記錄會(huì)議的議題等；有些會(huì)議記錄中應(yīng)妥善保管的資料出現(xiàn)損壞或丟失，這些情況都直接影響了記錄的完整性。

（二）真實(shí)性不夠。記錄時(shí)沒(méi)有把會(huì)議進(jìn)行的真實(shí)情況如實(shí)地記下來(lái)，任意增減或改變會(huì)議發(fā)言或者決議的原意，以主觀代替客觀，以偏概全，隨意加修飾詞等。

（三）格式不規(guī)范。有些記錄人員不熟悉，甚至不懂會(huì)議記錄的書(shū)寫(xiě)格式，盲目地隨意地去寫(xiě)，寫(xiě)出來(lái)的東西條理不清、邏輯不強(qiáng)、語(yǔ)言不準(zhǔn)確，沒(méi)有重點(diǎn)，雜亂無(wú)章，完全脫離文體的要求。有的會(huì)議記錄本內(nèi)無(wú)目錄。特別是不填寫(xiě)會(huì)議議題時(shí)，在利用時(shí)就要逐頁(yè)查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對(duì)案卷的磨損，不利于檔案的保存。

（四）不符合歸檔要求。有的會(huì)議記錄人經(jīng)常使用圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久字跡材料，而且書(shū)寫(xiě)潦草，不利于會(huì)議記錄的日后查考和歸檔后的長(zhǎng)久保存。有的會(huì)議記錄本沒(méi)有按工作性質(zhì)分開(kāi)，共用一個(gè)會(huì)議記錄本，給保管和利用帶來(lái)不便；有的會(huì)議記錄本不固定。

（五）記錄不及時(shí)。有的單位和部門(mén),由于對(duì)會(huì)議記錄工作不夠重視,或是人員安排不當(dāng),檢查指導(dǎo)不力,使會(huì)議記錄不是不記，就是嚴(yán)重滯后于記錄的形成時(shí)間,在需要時(shí)拿不出東西,突擊整理,往往是粗制濫造，漏洞百出。

二、對(duì)做好會(huì)議記錄工作的建議

通過(guò)對(duì)會(huì)議記錄工作中存在問(wèn)題的分析，加之自己的工作實(shí)踐與探索，對(duì)做好會(huì)議記錄工作，提高會(huì)議記錄質(zhì)量，筆者提出以下幾點(diǎn)意見(jiàn)建議：

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，高度重視會(huì)議記錄工作

會(huì)議記錄是在對(duì)會(huì)議中各種材料、與會(huì)人員的發(fā)言以及會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等進(jìn)行綜合基礎(chǔ)上形成的，其重要性包含兩層含義：一是會(huì)議本身的權(quán)威性；二是會(huì)議記錄集中反映了會(huì)議的主要精神和決定事項(xiàng)。會(huì)議記錄所記載會(huì)議基本情況，是日后工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會(huì)議決議的貫徹執(zhí)行情況、整理會(huì)議紀(jì)要、下達(dá)與上報(bào)會(huì)議精神、分析研究與總結(jié)工作提供依據(jù)。它的制作質(zhì)量如何，直接影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此必須重視會(huì)議記錄工作。

（二）加強(qiáng)教育培訓(xùn)，切實(shí)提高記錄人員素質(zhì)能力

會(huì)議記錄人員素質(zhì)能力的高低，直接決定著會(huì)議記錄的質(zhì)量。因此，抓好干部隊(duì)伍的在崗學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作顯得尤為必要。學(xué)習(xí)教育培訓(xùn)要堅(jiān)持集體學(xué)習(xí)與個(gè)人學(xué)習(xí)相結(jié)合，制訂年度學(xué)習(xí)計(jì)劃，提出目標(biāo)要求，嚴(yán)格考核辦法。一是組織參加省、市舉辦的各類培訓(xùn)班，同時(shí)邀請(qǐng)有關(guān)人員采取理論輔導(dǎo)、專題講座，對(duì)機(jī)關(guān)工作人員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)。二是創(chuàng)造條件，組織工作人員外出學(xué)習(xí)借鑒兄弟人大工作的先進(jìn)做法和成功經(jīng)驗(yàn)。三是實(shí)踐鍛煉，就是根據(jù)常委會(huì)各個(gè)階段的重點(diǎn)工作安排，有計(jì)劃地組織文秘人員參與重大會(huì)議的籌備、綜合材料起草，參加各類調(diào)研視察、執(zhí)法檢查活動(dòng)，使工作人員的綜合能力在實(shí)踐中得到鍛煉。特別要加強(qiáng)對(duì)記錄工作人員的職業(yè)道德教育，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)和崗位職責(zé)，著力提高他們對(duì)會(huì)議記錄工作重要性的認(rèn)識(shí)。

（三）抓主抓重，努力提高會(huì)議記錄的質(zhì)量

馬克思主義的辯證法指出，要把握和分析事物的普遍性與特殊性，因此會(huì)議記錄工作既要認(rèn)真翔實(shí)，更要突出重點(diǎn)，抓住關(guān)鍵。

第一，全神貫注、記錄重點(diǎn)。會(huì)議期間準(zhǔn)確記錄發(fā)言者的發(fā)言內(nèi)容，不求多，但求精、求準(zhǔn)。記錄的重點(diǎn)，除了根據(jù)發(fā)言者的語(yǔ)氣和措辭判斷之外，剩下的就靠經(jīng)驗(yàn)了。比如，領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，“我建議”、“我認(rèn)為”、“我覺(jué)得”的時(shí)候就是要下主觀結(jié)論的時(shí)候了，后面的內(nèi)容往往比較重要，有可能是總結(jié)性的要點(diǎn)。當(dāng)然，全神貫注的聽(tīng)講是最基礎(chǔ)的前提。

第二，實(shí)事求是，抓主放次。會(huì)議達(dá)到了什么樣的結(jié)果，確定了什么樣的方案，準(zhǔn)確記錄會(huì)議達(dá)成的一致結(jié)果。比如大家討論方案A和B，最終采用的是B方案，這種會(huì)議結(jié)果一定要詳細(xì)記錄下來(lái)。特別瑣碎、次要的東西可不做記錄，記錄的順序要有主次先后之分，最好在第一時(shí)間完成對(duì)會(huì)議記錄的整理，否則越往后推，做出來(lái)的質(zhì)量會(huì)越差。

第三，精煉準(zhǔn)確，合乎規(guī)范。按照規(guī)范格式做好會(huì)議記錄，會(huì)議記錄一般分為兩個(gè)部分：一是會(huì)議基本情況。包括會(huì)議名稱、開(kāi)會(huì)時(shí)間（要寫(xiě)明年、月、日及會(huì)議開(kāi)始時(shí)間）、會(huì)議地點(diǎn)、出席人（人數(shù)不多的會(huì)議要把出席者的姓名都寫(xiě)上，注明其他人員全部到會(huì)；人數(shù)過(guò)多的會(huì)議可只寫(xiě)出席范圍和人數(shù)）、列席人、主持人、記錄人。上述內(nèi)容要在會(huì)議主持人宣布開(kāi)會(huì)前寫(xiě)好。二是會(huì)議內(nèi)容。包括會(huì)議議題、會(huì)議發(fā)言、會(huì)議結(jié)論等。會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議記錄的重點(diǎn)，記錄時(shí)必須聚精會(huì)神，邊聽(tīng)邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現(xiàn)疏漏。不是記錄文字越多越好，重點(diǎn)在于語(yǔ)言組織、邏輯思維的嚴(yán)謹(jǐn)、通順，讓人一看就懂。因此用詞要少而精。同時(shí)要注意字體、段落、空格、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等都要合乎規(guī)范，符合要求。另外，務(wù)必使用固定的或?qū)Ｓ玫臅?huì)議記錄本。會(huì)議記錄本前三頁(yè)應(yīng)寫(xiě)有目錄，包括會(huì)議日期、內(nèi)容摘要、頁(yè)碼、備注等欄目。會(huì)議記錄人應(yīng)把每次會(huì)議的情況按目錄欄中的要求逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚，這樣不但查找起來(lái)一目了然、十分方便，而且有利于檔案的保密和保存。

第四，創(chuàng)新考核，提高管理。一是要制訂嚴(yán)格的考核管理制度。對(duì)會(huì)議記錄工作提出明確要求和考核檢查評(píng)比辦法，按季度或年份，組織人員對(duì)記錄工作進(jìn)行檢查評(píng)比，以此提高會(huì)議記錄的質(zhì)量和水平。二是要加強(qiáng)會(huì)議記錄管理與保存。對(duì)于日常的普通會(huì)議，例如黨支部會(huì)議、秘書(shū)長(zhǎng)辦公會(huì)議等，要確定專人記錄、專人保管，年底統(tǒng)一歸檔。對(duì)于特別重要或是大型的會(huì)議，例如人大常委會(huì)會(huì)議，會(huì)前要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和要求，抽調(diào)業(yè)務(wù)熟練、素質(zhì)較好的人員，提出具體的記錄要求，組織記錄人員學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，閱讀相關(guān)的會(huì)議文件材料，做到心中有數(shù)，有的放矢。會(huì)議結(jié)束后，立即收回記錄本，由專人保管存檔。