對當前人事檔案管理中存在不足的探討

陳光

（中煤龍化哈爾濱煤化工有限公司人力資源部，黑龍江 哈爾濱 154854）

概述

人事檔案關于企業員工的個人學歷情況和工作經歷，榮辱等，能作為企業人員素質品德，工作能力，責任心，背景的重要了解依據。根據這些材料，管理者將了解員工的基本情況，作為升職，加薪水，人員調動，或離職的重要依據。對個人來說，也給其事業道路的進展帶來機會，供給充分的資料依據，所以，檔案的管理必須做到有禮有節，保存好人員檔案，并能有效開發利用是人事檔案管理的前景所在。

1 當前人事檔案管理中存在的不足

一些企業領導并不明白人事檔案管理的重要，也不會努力探尋這項工作如何進一步發展，領導往往在形式上滿足對人員檔案的提取和保管，但是保管的方式缺乏科學性，平時也只作為不要緊的工作加以對待，是一項輔助性的后勤工作。因此，基本上不丟失，不亂傳，在外部調查人員來訪時有依據可循，就算過關。在這樣的思維的引導下一些人員不會投入很大力度作為管理的必備條件，因此，實際工作中，就會表現出計劃混亂，沒有具體規章，并且從事此項工作的人員不固定，或者沒有資金，制度上的保證。

1.2 一些單位硬件設施有缺失，無法滿足歸檔需要。檔案室力求整潔，干燥，光照良好，但是，很多單位在補充設施時更愿意補給效益型工作，而在選擇檔案室時不做過多考慮，因此，房屋發霉，有漏雨，雜亂物品同時堆放，一些所謂檔案室只是和其他工作室合用一屋，人員雜亂，檔案的隱蔽性和安全都受到影響，這導致了檔案文字發生丟失、水浸、散亂難找的現象，十分不合理。

1.3 因為檔案管理者的工作能力較差，管理方法落后，因此在工作時難免遇到無法解決的現象，并且人員的意識散漫，僅僅作為應付領導的必要工作來做，而另一些在選擇用人上選擇有其他工作的職員，導致保存者頻繁變動，業務能力下降，對于檔案工作應當具備的設施，保養，查找程序等七拼八湊，更不要說實現科學管理，并別指望其被合理開發利用，檔案裝訂順序混亂，裝訂形式不統一，管理不能順利開展，使檔案管理的水準不斷下降，在管理的方式上，表現出方法落后，因為疏于對人事管理的了解，經常查閱內容時都選擇人工方法，眼睛看，手翻，一個是耽誤時間，查找的準確率下降，另一個被汗液和空氣侵入的紙張，會出現紙張氧化變質、脆弱、字跡和圖片模糊的現象，這造成了完整歸檔難以實現。

1.4 人事檔案工作能力下降，如果想完成人事檔案的規范管理，需要一個全套的科學而系統化的制度來作為依據。但是，某些單位并沒有制度。而歸檔人員的工作也不積極，不按照需求來辦事。而歸檔工作也是滯后而被動的，這與歸檔材料的缺失，內容不完整有直接的因果關系。一些材料出現重復或相似，形式感過強，一些鑒定與報告明顯套用相同模式，或語句繁冗，沒話找話。已經不能作為真正的材料來使用，管理工作一篇廢墟。

1.5 人事檔案管理缺乏科學性和信息性，鑒于，現在的科技水平已經突飛猛進，計算機的選擇和應用很廣，已經成為現代化工作的重要方面。不過人事檔案管理對于這項技術的選擇與利用過程并不充分。一些有能力的技術方法被浪費和閑置。這對人事管理工作是有消極意義的。

2 人事檔案管理的對策與思考

2.1 收集材料是基礎。干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學歷變化、聘任、晉升等各種材料及時收集齊并及時歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調檔時要及時將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關規定，實行全國統一標準整理裝訂。

2.2 加強檔案工作的基礎建設。要將檔案工作當做一件大事來抓，高度重視這項工作，并在檔案工作中嚴格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規定去做，一方面要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，另一方面還要在庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房設施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

2.3 加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。各級組織人事部門要嚴格按照《干部檔案工作條例》三十八條之規定，加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。每2-3年對檔案管理人員進行組織培訓，重點培訓檔案管理業務知識，通過系統培訓，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。

2.4 建立人事檔案信息系統，提高科學管理水平。在信息化建設的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進技術和手段管理人事檔案和人事檔案信息，全方位建立適合水文工作特點、統一開發的人事檔案信息管理系統，進而實現人事檔案管理工作的電子化、科學化，與此同時還要在提高人事檔案工作的科學管理水平上下功夫，從而為水文工作的順利開展奠定良好基礎。

3 加快現有人事檔案目錄數據庫的建設

水文事業發展至今，各個單位都有著幾十年的歷史，這期間各單位變化都很大，體現在人事檔案管理工作方面尤為明顯。一方面表現為人事變動大而且復雜，另一方面表現為現存的檔案材料數量大、占據空間大，在管理和使用方面都很不便，這一現狀要求我們必須加快信息化建設，將其逐漸轉化為數據加以整理和規范，全面提高工作效率。人事檔案信息化建設將對人事、組織工作產生重大影響，主要表現在：

3.1 有利于組織人事部門“選人用人”和為領導決策提供服務。人事檔案信息化的最大好處就是能讓組織人事部門和領導方便快捷地了解各級干部隊伍狀況，迅速掌握干部在“德、能、勤、績、廉”，方面的最新信息。

3.2 有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務質量

過去的人事管理工作更注重紙質化，管理者若想完成工作必然會手動操縱這些，并開發利用，其工作效率不高，而數據化使得網絡化和智能化得到充分發揮，歸檔變成通過計算機操作形成的工作，通過數據的添加即可實現充分利用。而對于網絡來說同樣分成內網外網，進而庫房內部的工作變成了電腦數據庫中的工作，效率極大提高，而在后來的人員調配，晉升和辭職時，也都需要用到這些資料，只要搜索人名關鍵詞，馬上就能找到，并完成復制，傳送或打印。這當中，數據共享是速度最快，效率最高，最節省空間的一項工作內容。免除了打印裝訂和遞交的程序，速度更快，檔案本身也更安全。

3.3 信息化使得檔案管理工作節約大量之間，并準確提高效率。一方面檔案的錄入和輸出都可在第一時間完成，而不發生意外，另一方面，檔案信息是在重復更新的，領導的審查查閱將更快完成，得到最完整的資料。

3.4 有利于檔案管理員業務水平的提高人事檔案信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來。節約大量的手工工作時間，管理人員有充足的時間鉆研業務開拓創新，學習各種管理知識，不斷提高管理水平。同時，減少了管理人員在庫房的逗留時間，有益于管理人員的身心健康更能體現以人為本的人性化管理理念。

結語

為轉變人們對“人事檔案”無用論觀念和思想，我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經濟發展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。

[1]徐銳.淺談人事檔案管理存在的不足及解決策略[J].華章，2012.