企業存貨管理中存在的問題及對策研究

　　【摘 要】存貨是一把雙刃劍！它即是企業供需平衡的根本保障，也是企業的“墳墓”，一旦管理不善，就會把企業拖入深淵，蒙受巨大的經濟損失。一直以來，存貨問題始終困擾著企業的生產經營管理活動，影響企業經濟效益的實現。從目前情況來看，與國際上經營較成功的大公司相比，國內許多企業甚至一些上市公司在存貨管理方面仍然存在許多問題。本文從管理制度、管理模式、采購計劃、內部控制、第三方物流五個方面闡述了存貨管理存在的問題及對策。
　　【關鍵詞】存貨管理 采購計劃 內部控制
　　一 企業存貨管理中存在的問題
　　1.存貨管理制度不夠完善
　　存貨管理制度的不完善使得存貨的監管效率降低，某些公司甚至沒有制定關于存貨管理的規章制度，或即使制定了規章制度也缺乏嚴格的考核和監督，僅僅流于形式，而未予認真執行。有很多企業看到豐田公司的“零庫存”“看板管理”取得巨大成功眼紅不已，不考慮自身實際情況便爭相效仿，結果不但沒能使庫存狀況得到改善，反而引發了更嚴重的問題。如生產成本上漲、產品脫銷、無發應付突發訂貨等問題，嚴重損害了企業的信譽，使顧客的滿意度大大降低，其后果可能導致顧客大面積流失，企業的產品沒有銷路。在實際操作中，有時候驗收人庫和采購人員是同一個人，增加了存貨流轉過程中徇私舞弊的可能性。而對于企業單位價值較小但數量和規格較多的存貨，企業沒有按照其重要性進行分類，所有存貨實行的是統一管理方式，不利于企業做到重點控制。
　　2.存貨管理未能實現信息化
　　目前許多公司仍沒有建立健全的存貨管理信息系統，雖然建立了以統計為目的的小型數據庫系統，但這樣的系統穩定性、準確性較差，常會誤導企業采購行為，造成存貨脫銷或積壓。500強排名第一的沃爾瑪建立了高效、完善的計算機系統，擁有一座體育館大小、可以與美國聯邦航天局相媲美的計算機中心，可以保證在一小時內迅速掌握全球各家分店各種商品的庫存、上架、銷售量。而我國大部分企業，特別是中小型企業尚未實現信息化管理。缺少信息化的存貨管理，公司極易產生以下不利情況：一是存貨核算準確性差，造成賬實不符，無法反應企業真實財務情況；二是不利于加強存貨管理，無法對存貨進行及時監控，偷盜現象時有發生，不利于公司內部管理，并進一步影響存貨核算。
　　3.缺乏科學的存貨采購計劃
　　公司缺乏科學的銷售預測和采購計劃，采購人員更多的是憑借主觀經驗進行采購，容易導致供不應求或供過于求等不合理狀況。缺乏科學的采購計劃就無法對存貨進行定性和定量的控制，嚴重影響公司的正常經營活動。尤其是供過于求，這種情況下，長期資金過多占用在流動性差、變現能力弱的存貨上，既影響企業資金的正常周轉，又造成長期資金使用效率降低。
　　4.企業存貨的內部控制制度問題突出
　　內部控制被視為現代企業加強經營管理、提高經濟效益、保障財務信息真實可靠、保護資產安全完整等的有效手段。然而，目前多數企業尚未形成規范的內部控制體系，沒有設置相應的內部審計機構，或是相關的機構形同虛設，難以有效發揮內部控制的作用，或是內部審計以合規性和事后檢查為主，無法起到真正的內部監督作用，造成各級部門有機可乘，肆無忌憚。
　　5.未能充分利用第三方的物流管理
　　隨著市場經濟的不斷發展，經濟社會化和信息化程度不斷增強，企業組織形式和經營管理模式均有很大變化，傳統的存貨管理方法對企業的自身物資資源和第三方物流明顯利用不足。 沒有將存貨管理與物流管理相結合，導致公司存貨管理的成本大大增加。公司往往以庫存靜態管理為中心，忽略了存貨管理實質上是一個動態的過程，僅僅只局限于庫存滿足生產或銷售需要的一定數量的產品或者原材料。
　　二 加強企業存貨管理的對策
　　1.優化存貨管理制度
　　第一，存貨采購控制。存貨采購要加強以下環節的控制：一是計劃編制控制，由采購等相關部門就企業實際生產經營所需編制采購計劃，經審核批準后再進行采購；二是合同控制。企業應加強與供應商的協商和談判，確保其有效履行合同條款，保證按期、按質、按量發貨；三是驗收入庫控制，企業所購存貨運達后，相關部門就運單、發票、合同等就貨物的數量和質量進行查驗，驗收合格后方可入庫，并填制入庫單，建立保管責任制，保證存貨安全。四是資金支付結算控制，財會部門應就合同的簽訂、驗收單、進貨發票、入庫單、付款通知等進行審核，確認無誤后進行支付結算。
　　第二，領用管理制度控制。首先，為了分清發出存貨的用途與明確經濟責任，除了要正確計算存貨發出的實際成本外，還要建立規范的出庫制度，做到只要存貨發出，就要嚴格填制存貨出庫憑證。在生產部門必須按原計劃量領取領用所需存貨，不得超出定額領取。會計部門根據出庫單及時做出財務處理，對于已領未用的多余存貨，應該填制“存貨退庫單”辦理退庫手續，避免這一部分存貨出現無人管理而造成流失的現象。其次，為了保證賬實相符，應建立存貨的定期盤點清查制度。按照相應的程序對存貨定期進行盤點，嚴格按照存貨盤存單要求記錄當前存貨情況，按要求處理盤盈、盤虧的項目，確保賬實相符。同時在當前存貨的基礎上，根據市場需求和企業生產計劃分析當前盤點結果，為下一階段生產計劃做好準備。
　　企業在對存貨進行盤點時應著重關注兩點：一是清查存貨數量并確定存貨價值，確保賬實相符；二是深入分析盤點結果，對因季節變更而積壓的產品應及時處理，（如降價銷售），對于實際價值低于市場價值的存貨應及時提取存貨跌價準備。
　　特別要注意的是，對于企業多個零售點都備有存貨的情況，必須在同一時間實行盤點，這項工作在實際操作中要投入較大的人力，企業應尤為重視。
　　第三，銷售管理制度控制。一方面，企業銷售發出存貨時，應根據商品銷售計劃，由銷售部門填制提貨單，經部門負責人批準后實施，確保發出存貨時有手續齊備的提貨單。另一方面，為了加強雙方責任，保證按期供貨，及時收回貨款，企業銷售各類商品或其他存貨時應與購貨單位簽訂合同。此外，財務人員還可以通過計算存貨周轉天數、存貨周轉率等指標加強存貨管理。
　　第四，驗收管理制度控制。在驗收存貨的過程中，核對采購合同、供應商的產品質量保證書與運輸部門的運輸單，查看確認貨物相符后再填寫存貨入庫單，以便與以后發出時相互核對，驗收工作的人員必須具備高度的專業水平，對原材料的質量有較好的認識。企業可以參照行業標準并結合自身狀況制定本企業的損耗率，對于損耗率出現異常時要查明原因，將損耗控制在合理范圍之內，防止其他人為原因造成的存貨損失。
　　第五，存貨儲存管理制度控制。首先，在儲存已驗收的存貨的過程中，應將不相容的崗位相分離，將負責存貨的保管與采購的其他職權相分離，可減少未經授權的采購風險。其次，存放商品的倉儲區應相對獨立，限制無關人員接近，對容易在市場變現及便于攜帶的存貨更要嚴加控制。最后，還須關注報廢存貨是否經過適當授權，是否存在報廢收入，以及報廢收入的賬務處理。
　　2.存貨管理模式實現信息化高效管理
　　隨著經濟管理信息化的推進，企業只有從源頭抓起，改進管理模式，實現企業存貨資金的有效管理，才能保持強大的競爭力。這就要求企業盡快采用先進的管理模式，如企業資源計劃系統（ERP）。企業資源計劃是一種集合物資資源、資金資源和信息資源的信息管理系統，通過ERP系統企業可以對資金、貨物、人員和信息等進行全方位、科學高效的集中管理，最大限度地堵塞漏洞。
　　3.加強存貨采購管理，完善采購計劃
　　第一，計劃員要有較高的業務素質。計劃員要對生產工藝流程及設備運行情況要有充分的了解，掌握設備維修、備件消耗情況及生產耗用材料情況，進而做出科學合理的存貨采購計劃。確定好經濟訂貨批量，再訂貨點，避免缺貨要及時補貨，同時要確定存貨資金的占用額。
　　第二，規范采購行為。對采購貨物的品質、價格、數量等進行動態監控，增加采購透明度，要求做到“貨比三家”，選擇信譽好、價格低、質量優的供貨單位。
　　第三，實行招標采購。特別是對大宗原燃料、大型設備等，既可以有效控制成本，加速公司資金周轉，又能避免相關人員的暗箱操作行為。同時，防止出現存貨供不應求或供過于求的不合理狀況，必須制定出一個合理的采購計劃。企業可根據存貨的業務流程，結合本企業的業務特點，建立適應存貨管理要求的存貨采購控制制度。
　　4.完善企業存貨內部控制制度
　　內部審計機構應根據客觀性獨立性原則對各級管理層的財務活動和管理活動進行評價，包括企業經營方針的貫徹執行情況、企業財務會計信息的真實性和可靠性、各級管理人員的績效、內控環節的協調情況等。為了部門之間互相核查以此確保企業資產的安全，企業中采購、保管、記賬不能由一個部門擔當。做到不相容崗位相互分離，相互制約和相互監督。例如，采購、驗貨與付款等職能要分離，銷售與收款崗位要相分離，存貨處置的申請、審批和執行要分離等，明確相關責任人的職責和權限，不得存在越權行為。同時，制定完善的存貨業務流程，明確存貨管理各個環節的處理要求，做好相應的記錄與憑證管理。
　　5.充分利用第三方物流
　　第三方物流企業是專門從事物流工作，其具有豐富的專業物流知識和經驗，主要從事物流活動的組織、協調和管理、設計建議最優物流方案等。企業將物流委托給第三方物流企業，而將更多的資金、人力和物力投入到核心業務中去，有利于實現企業效率和效益的最大化。具體而言，第三方物流的主要作用如下：一是有利于企業集中資源于核心業務，實現資源的優化配置。二是節省費用，減少資本積壓。第三方物流由于其規模效應和成本優勢，能大大降低委托企業的物流成本。三是提升企業形象。通過專業化第三方物流可以加快企業存貨周轉速度，更高效地滿足客戶需求，利于提升企業在顧客心中的形象。四是減少存貨。企業無法承擔原料和庫存的無限拉長，利用第三方物流能夠最大限度地盤活庫存，改善企業現金流。
　　參考文獻
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