構(gòu)建開發(fā)利用為導(dǎo)向的醫(yī)院檔案管理體系

開發(fā)利用是醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建的主要目的，醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建，要通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，搭建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，推動(dòng)檔案管理全過程的信息化處理，為開發(fā)利用創(chuàng)造便利條件。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，是提高醫(yī)院服務(wù)水平和工作效率的必要條件。管好用好檔案，對(duì)醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用起著重要作用，目前在醫(yī)院檔案管理方面主要存在以下問題：

1.醫(yī)院檔案管理制度不健全，檔案利用率比較低

醫(yī)院檔案在醫(yī)院建設(shè)中有特殊的作用，但是在醫(yī)院管理中涉及檔案管理的制度卻較少，長(zhǎng)期以來不少醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)和職工重醫(yī)療輕檔案管理觀念較為普遍，對(duì)待醫(yī)院檔案管理工作的重視程度不夠，因此就出現(xiàn)醫(yī)院檔案的收集和利用率偏低。另外不同內(nèi)容形式的檔案分屬不同科室管理造成檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全，不利于檔案資料價(jià)值的充分發(fā)揮和醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展。

2.檔案管理人員水平待提高，檔案工作開展受制

醫(yī)院檔案的管理水平取決于醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)，可以說沒有綜合素質(zhì)過硬的人才就不會(huì)有科學(xué)高效的檔案管理水平。在檔案管理人員素質(zhì)構(gòu)成中其檔案業(yè)務(wù)水平、專業(yè)化程度和檔案理論水平尤為重要，然而當(dāng)前醫(yī)院檔案管理人員水平相對(duì)較低，無法滿足醫(yī)院建設(shè)的要求，檔案管理的各項(xiàng)工作開展受到限制。

3.檔案管理信息化程度較低，資金技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)缺乏

醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理的第一手資料，不僅是醫(yī)學(xué)科研實(shí)踐的基礎(chǔ)，而且也是進(jìn)行健康教育宣傳的生動(dòng)資料。隨著醫(yī)院改革的深入以及醫(yī)院服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理的信息化程度顯得尤為重要。然而在實(shí)際工作中檔案管理的信息化因受資金投入、技術(shù)設(shè)備以及檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等的制約而不能長(zhǎng)足發(fā)展。

另外在檔案硬件設(shè)施以及檔案資料的收集和檢索方面存在著不少問題，需要給予重視。

二、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系與檔案開發(fā)利用的關(guān)系

醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)和利用是醫(yī)院改革發(fā)展的必由之路和重要舉措，構(gòu)建以開發(fā)利用為導(dǎo)向、與醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)相適應(yīng)的檔案資源管理體系顯得尤為重要。

首先，檔案開發(fā)利用是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性、長(zhǎng)遠(yuǎn)性的基礎(chǔ)工作，對(duì)檔案信息資料的依賴性強(qiáng)。一方面檔案開發(fā)利用具有導(dǎo)向作用，通過醫(yī)院開發(fā)利用收藏的檔案信息資料，有助于醫(yī)療專家學(xué)者能夠及時(shí)了解市民的健康動(dòng)態(tài)，掌握醫(yī)療衛(wèi)生的發(fā)展方向，并通過對(duì)長(zhǎng)期以來檔案信息的掌握，迅速確定科研創(chuàng)新課題，明確研究方向，較好地指引醫(yī)院的創(chuàng)新建設(shè)；另一方面，它能為醫(yī)護(hù)從業(yè)人員提供詳實(shí)的病例及處方等方面的信息，加快檔案管理體系完善進(jìn)程，避免重復(fù)勞動(dòng)，提高醫(yī)護(hù)工作的前瞻性和高效率。應(yīng)該說醫(yī)院醫(yī)護(hù)需要、科研創(chuàng)新以及檔案管理體系構(gòu)建的過程都需要大量的經(jīng)過開發(fā)可以利用的檔案信息資源的支持。

其次，醫(yī)院檔案管理體系是服務(wù)醫(yī)護(hù)實(shí)踐和科研創(chuàng)新的重要保障，是醫(yī)院檔案資源開發(fā)利用的制度基礎(chǔ)和機(jī)制保障。以開發(fā)利用為導(dǎo)向的醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建工作的開展，能夠改變傳統(tǒng)的、靜態(tài)的服務(wù)模式，增強(qiáng)醫(yī)院工作在整個(gè)工作中的重要性和活力，擴(kuò)大醫(yī)院治病育人的價(jià)值，因此以開發(fā)利用為導(dǎo)向構(gòu)建檔案管理體系是醫(yī)院工作創(chuàng)新的重中之重，也是這些檔案資源得以開發(fā)利用的重要保障。

實(shí)踐表明，科學(xué)高效的檔案管理體系是檔案開發(fā)利用的基礎(chǔ)和前提，開發(fā)利用的程度和水平又有利于健全和完善醫(yī)院檔案管理體系，也代表著醫(yī)院工作的發(fā)展需要。醫(yī)院檔案信息的數(shù)量、質(zhì)量、范圍以及多元化載體服務(wù)體系的建立，直接關(guān)系到醫(yī)院醫(yī)護(hù)水平和科研創(chuàng)新的成效。因此，醫(yī)院應(yīng)積極開展檔案的開發(fā)利用工作，構(gòu)建科學(xué)、完善、高效的檔案管理體系，這也是當(dāng)前醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

三、構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系的措施

醫(yī)院檔案管理體系的構(gòu)建，就是要通過構(gòu)建包括制度理念層面，軟硬件配備層面，人員業(yè)務(wù)層面等一系列的檔案整體管理體系。主要有以下三個(gè)方面：

1.建立健全制度機(jī)制

1.1 健全檔案管理制度

健全檔案管理制度是構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系的關(guān)鍵，也是切實(shí)推動(dòng)檔案工作規(guī)范化的前提。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實(shí)際，依照《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法律法規(guī)，制訂出包括對(duì)各科室的各類檔案材料的統(tǒng)一管理制度、統(tǒng)一考核制度在內(nèi)的檔案使用及保密制度等。

1.2 樹立開發(fā)利用理念

檔案管理的最終目的是開發(fā)利用，因此工作人員要樹立開發(fā)利用觀念，以開發(fā)利用為導(dǎo)向，不斷創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理服務(wù)方式，不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量，不斷完善醫(yī)院檔案管理體系，以滿足醫(yī)院內(nèi)部各部門對(duì)檔案信息的需求。

1.3 建立督查考核機(jī)制

醫(yī)院應(yīng)建立檔案管理督查和有效的考核激勵(lì)機(jī)制，把檔案建設(shè)作為檔案人員的考核內(nèi)容之一，定期對(duì)各科室的檔案信息進(jìn)行督促檢查，建立協(xié)調(diào)各科室檔案信息收集、整理、存儲(chǔ)以及開發(fā)利用等方面關(guān)系的保障機(jī)制。

2.軟硬件設(shè)施的升級(jí)

2.1 加大資金投入力度

醫(yī)院檔案的開發(fā)利用的途徑就是實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，這就要求投入一定的資金進(jìn)行軟硬件方面的建設(shè)和配備。比如辦公場(chǎng)所建設(shè)，電腦等數(shù)碼信息產(chǎn)品的購(gòu)置，檔案管理系統(tǒng)的采購(gòu)和研發(fā)，這些方面都需要投入大量資金。

2.2 加快信息化的進(jìn)程

醫(yī)院檔案管理信息化是開發(fā)利用的前提，因此要對(duì)原有檔案進(jìn)行梳理分析，充分利用本院研發(fā)或購(gòu)買的醫(yī)院檔案管理軟件設(shè)施，對(duì)醫(yī)院檔案文本、圖象、視頻等諸多媒體信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，同時(shí)要做好技術(shù)保障和隱私保密，切實(shí)加快檔案資料的信息化進(jìn)程。

2.3 搭建資源共享平臺(tái)

在檔案信息管理過程中圍繞開發(fā)與利用，以信息化為前提，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享交流服務(wù)平臺(tái)，包括有機(jī)組合檔案信息采集、移交接收、歸檔存儲(chǔ)、開發(fā)利用等全過程的平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部科研醫(yī)療信息共享，校園內(nèi)部健康衛(wèi)生共享等。

3.以人為本重視提升

3.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

檔案管理工作的好壞取決于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。因此在醫(yī)院日常管理中要利用一切條件和時(shí)機(jī)不斷深化工作人員的檔案管理意識(shí)，不僅要把檔案工作納入議事日程，而且要將檔案工作的創(chuàng)新貫穿于整個(gè)醫(yī)務(wù)管理中。

3.2 重視人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)

結(jié)合本院工作實(shí)際和需求，制定檔案管理人員的培訓(xùn)體系并規(guī)定培訓(xùn)的內(nèi)容和目標(biāo)，加強(qiáng)檔案相關(guān)專業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)。通過工作自查對(duì)比和實(shí)地走訪參觀學(xué)習(xí)相結(jié)合，切實(shí)提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。另外也要注意檔案工作人員的組成和專業(yè)背景，優(yōu)化從業(yè)團(tuán)隊(duì)提升工作效率。

3.3 提升整合信息能力

醫(yī)院應(yīng)根據(jù)醫(yī)療保健的現(xiàn)實(shí)需要，優(yōu)化配置檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍，切實(shí)提升工作人員整合各類檔案信息資源的能力。其突破口在于檔案管理工作的科研創(chuàng)新。因此領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員應(yīng)該把檔案管理工作納入醫(yī)院科研工作的重中之重，通過提升科研創(chuàng)新能力來提升檔案管理工作的內(nèi)驅(qū)力和整合力。