淺談基建檔案管理中存在的問題與對策

基建檔案管理是整個工程建設過程中的一項重要基礎工作，是建設項目在勘察設計、立項審批、招投標、施工監理、竣工驗收等環節中形成的以紙質、膠片、磁介、光介等載體存在的文字、圖表、聲像等形式的全部文件。基建工程檔案直接反映建設工程質量的好壞，是建設工程的有機組合部分。因此，加強工程項目檔案管理顯得尤為重要。

一、基建檔案在工程建設中的重要作用

基建檔案記錄了工程建設的全過程，真實再現了工程項目管理過程和工程實體的真實面貌。基建檔案具有綜合性、成套性、真實性、準確性的特點，準確而全面的基建檔案為工程驗收、工程事故原因和責任認定、提出改進方法以及日后進行管理維護、改擴建等提供了詳實的技術依據。因此，從規范化的角度看，每一個工程項目都必須經過工程準備、施工監理、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有可行性研究和立項文件、建設用地審批文件、勘踏設計文件、招投標文件、預算文件、相關施工合同協議等;在監理方面有監理計劃、監理會議紀要、造價控制、質量控制、進度控制和監理報告等;在施工階段有基礎設施資料、土建工程資料、隱蔽工程記錄、裝修和設備設施安裝工程資料、材料檢測文件和各種施工試驗及施工日志等文件;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業竣工圖、竣工報告、驗收記錄、工程決算和交付使用財產文件以及各環節中的聲像及電子檔案文件等，出現了問題還有調整指令和變更說明等等，這些檢測、指令和批件材料都是評定工程建設質量非常重要的依據。隨著國家經濟建設快速發展，重點工程項目不斷增多，提高對基建檔案重要性的認識，形成齊抓共管的局面，成為新形勢下基建檔案管理的重要任務。

二、基建檔案管理中存在的主要問題

1.檔案管理意識不強

項目主管領導和檔案人員對基建檔案重要性缺乏足夠的思想認識，學習宣傳落實的主動性不高，加上基建工程隊伍流動性大，人員不穩定，檔案管理職責沒有落實到具體人員，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，各行其是，造成檔案管理工作嚴重脫節，檔案資料流向不清。此外，由于基建工程和檔案的專業性，工程人員和檔案人員互相不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏工程檔案管理的實踐能力，造成基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規范。

2.基建檔案管理體制不完善，檔案質量、安全得不到有效保障

出于工程項目建設成本考慮，許多單位沒有建立基建檔案管理部門，沒有設立專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所和檔案存儲庫房，基建檔案設施設備陳舊落后不能滿足檔案管理需要，檔案保管達不到最基本的“八防”要求。此外，由于基建檔案管理現代化程度與工程建設快速發展的需求不匹配，缺乏相應的工程檔案管理軟件，計算機管理僅停留在打字記錄水平，這些問題都極大地影響了檔案管理的工作效率和利用價值。

三、加強基建檔案管理的對策

1.轉變觀念，增強對檔案重要性的認識

基建工程檔案管理正逐步由企業內部管理向信息化、市場化、社會化管理轉變，要以人為本，積極宣傳《檔案法》的重要性，正確認識基建檔案是提高基建工程管理質量的關鍵和保證。基建檔案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法獨立完成資料的收集整理、編目建檔工作的，因此必須樹立全局意識，努力爭取單位領導和各職能部門的重視與配合，通過檔案利用實例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大基建工程參與者、利用者逐步認識到檔案和檔案工作的唯一性和必要性，才能變被動為主動，提高基建檔案管理水平。

2.完善基建檔案管理體制，建立健全基建檔案規章制度

根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責權限，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，加強各工程人員和檔案人員之間的業務交流和工作溝通。特別是在一些重大和跨國工程建設中，更應主動借鑒國際先進管理經驗，建立符合國情和自身運作特點的現代化基建檔案專業管理模式。比如，目前國內工程建設一般采取項目經理承包責任制的方式，由項目經理全權負責工程施工的質量、進度、安全等，對工程項目的完成起著重要的作用，在簽訂工程項目承包合同時，可明確將工程施工文件歸檔工作列入到工程項目考核標準中，只有在工程項目完成后，所有目標達到先前所制定的考核標準時才能兌現項目承包獎，就能保證基建檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。

3.增加投入，完善基建檔案基礎設施配備

檔案人員應主動向領導匯報基建檔案工作出現的問題以及配置設備設施的必要性，爭取各級領導的支持。積極協調建設符合檔案保管“八防”要求的檔案庫房和設備，改善基建檔案工作環境條件。

4.實現過程管理，將基建檔案管理工作納入基建工程項目管理中

一是基建檔案工作與工程建設進程同步，建設項目申請立項時，即開始基建文件的收集、整理、審查工作，建設項目竣工驗收時，完成項目文件的歸檔、驗收工作，從工程建設源頭控制基建檔案管理質量。二是建立工程合同制、監理制、契約制等約束機制，在簽訂合同時，明確需移交的基建檔案材料數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項，并規定工程款的百分之八作為基建檔案歸檔的保證金，不提交齊全完整的基建檔案不予驗收不予付款，有效的控制、監督、規范基建檔案的質量。三是落實基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計劃中，納入基建工程規章制度中，納入崗位責任制中；基建檔案工作與基建工程立項同步，與基建工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步，確保基建檔案歸檔工作順利進行。

5.規范基建檔案立卷標準，提高立卷質量

各參建單位應嚴格按照操作規范做好職責范圍內的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規律，保持檔案資料有機聯系，單項工程以相互獨立、便于利用為原則，構成分類清晰、連續成套的一個整體。通過工程項目技術會議、技術交底等形式，解決基建檔案工作問題，形成現場辦公會議紀要、檔案工作總結、簡報等文件，還可采取外聘檔案工作專家現場演示、開展業務咨詢答疑等方式，對基建檔案業務工作進行指導和規范，統一基建檔案管理標準和操作方法。

6.做好基建檔案驗收工作

無論是產權單位、監理單位還是施工單位，都必須嚴格按照國家檔案局頒布的《建設項目（工程）檔案驗收辦法》以及相關法律法規的要求，加強基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案備案制度、驗收制度，執行基建檔案工作檢查、預驗收步驟。基建檔案必須經城建檔案管理部門驗收合格后，才可進行基建工程的竣工驗收，工程竣工驗收后一個月內要完成基建檔案的移交工作，通過基建檔案驗收環節，提高基建工程管理和檔案管理水平。