關(guān)于干部人事檔案規(guī)范管理模式的思考

一、人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)和宣傳不到位

大多數(shù)單位的領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)干部人事檔案重要性的基本認(rèn)識(shí)，對(duì)干部人事檔案工作的重要意義和作用不夠重視，部分單位的領(lǐng)導(dǎo)甚至認(rèn)為無(wú)足輕重，沒(méi)有多大利用價(jià)值，干部人事檔案管理與利用的責(zé)任意識(shí)相對(duì)落后，與新形勢(shì)下選人用人的要求不相適應(yīng)，有些單位提拔干部時(shí)也不會(huì)依據(jù)干部人事檔案的重要內(nèi)容。

由于對(duì)干部人事檔案的利用宣傳不到位，加之我國(guó)公民在干部人事檔案領(lǐng)域里，對(duì)本人檔案的知情權(quán)還沒(méi)有成為法定權(quán)利和現(xiàn)實(shí)權(quán)利，使得本人對(duì)歸檔范圍和要求不甚了解，不懂得干部人事檔案是組織了解和選拔任用干部的重要來(lái)源，不清楚自己的檔案要存哪些材料，不會(huì)及時(shí)把自己進(jìn)修、培訓(xùn)、攻讀學(xué)位、出國(guó)留學(xué)經(jīng)歷中形成的各類(lèi)表格等材料交到主管部門(mén)存檔，久而久之，造成材料遺失或破損，影響了檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

2.檔案管理機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)不流暢

隨著近幾年干部人事制度的改革和社會(huì)的快速發(fā)展，人才流動(dòng)速度日益加快。日常管理中會(huì)發(fā)現(xiàn)，引進(jìn)的人才中大部分檔案存在缺漏現(xiàn)象，不是缺入黨（團(tuán)）材料，就是差年度考核表、學(xué)歷學(xué)位材料、專(zhuān)業(yè)職務(wù)申報(bào)表、工資變動(dòng)表等。究其原因，一是由于兼職管檔人員變動(dòng)頻繁，交接工作不及時(shí)，新手業(yè)務(wù)不熟，影響了材料的及時(shí)收集和報(bào)送；二是有的材料形成單位諸如職稱(chēng)審批機(jī)關(guān)、獎(jiǎng)勵(lì)審批機(jī)關(guān)，不知道應(yīng)將材料移送管檔部門(mén)，造成材料缺失；三是檔案管理人員坐等相關(guān)職能部門(mén)將材料送到檔案館（室），缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，對(duì)收集的材料也不及時(shí)整理，多年未歸檔，致使檔案材料內(nèi)容空泛。整個(gè)管理機(jī)制處于運(yùn)轉(zhuǎn)不流暢的狀態(tài)。

3.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

由于負(fù)責(zé)干部人事檔案管理工作的人員往往是“半路出家”兼職的，他（她）同時(shí)還兼任了其他工作，檔案管理未必是他（她）工作的重心，由于平時(shí)工作任務(wù)繁雜，少有時(shí)間參加專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，更沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)、補(bǔ)充和更新干部人事檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和其他相關(guān)知識(shí)，造成業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、歸檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，使得材料填寫(xiě)不規(guī)范，不該進(jìn)檔的進(jìn)了、該進(jìn)檔的卻沒(méi)進(jìn)，包括用紙規(guī)格和書(shū)寫(xiě)工具也不規(guī)范，裝訂順序比較混亂等，顯得不夠?qū)I(yè)。

4.管理法規(guī)滯后，制度不夠健全

現(xiàn)今的干部人事檔案管理，仍是以1991年中共中央組織部頒發(fā)的《干部檔案工作條例》、1996年《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》為標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)實(shí)施的，缺乏更加完善的法規(guī)體系和業(yè)務(wù)規(guī)范指導(dǎo)體系。《條例》的管理權(quán)限不能完全涵蓋現(xiàn)階段我國(guó)各階層各領(lǐng)域的人員情況，依《條例》歸檔的干部人事檔案材料也無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)今工作的需要。各單位在建立干部人事檔案管理制度時(shí)由于缺少可依據(jù)的法規(guī)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)規(guī)范，所形成的制度遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有文書(shū)檔案齊全。

5.硬件設(shè)施投入不夠

相對(duì)于干部人事檔案的重要性而言，各單位對(duì)其資金、設(shè)備等硬件設(shè)施的投入也很有限，情況不夠樂(lè)觀，這也是阻礙干部人事檔案資源開(kāi)發(fā)、利用的因素之一。硬件上沒(méi)有達(dá)到“三室”（檔案庫(kù)房、辦公室、閱檔室）分開(kāi)的要求，基本上是管理人員的辦公室與閱檔室合二為一，既不符合檔案保密的原則，也不符合《中華人民共和國(guó)檔案法》的精神和中組部、國(guó)家檔案局《干部檔案工作條例》相關(guān)條文的要求。

二、干部人事檔案規(guī)范管理模式思考

干部人事檔案因其重要性，筆者認(rèn)為除應(yīng)具備文書(shū)檔案“八防”和有關(guān)管理規(guī)定外，還應(yīng)加強(qiáng)以下幾方面工作，形成一種比較規(guī)范的管理模式：

1.健全法律法規(guī)和規(guī)章制度

依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段，國(guó)家應(yīng)加快干部人事制度改革的步伐，修訂完善和出臺(tái)符合當(dāng)今社會(huì)干部人事檔案管理的法律法規(guī)，比如：明確規(guī)定公民對(duì)自己的人事檔案享有知情權(quán)，可以合法查閱自己的人事檔案，同時(shí)保護(hù)好個(gè)人隱私等，為檔案的收集、保管和利用營(yíng)造相應(yīng)的法律環(huán)境；重新制訂收集范圍、保密期限、秘密等級(jí)等方面的規(guī)范體系；建立違法責(zé)任追究制，對(duì)應(yīng)當(dāng)公開(kāi)而不予公開(kāi)、應(yīng)當(dāng)保密卻公開(kāi)的有關(guān)責(zé)任人，追究相應(yīng)的法律責(zé)任等，保證干部人事檔案管理工作走上法制化、制度化健康發(fā)展的道路。

2.營(yíng)造良好濃厚工作氛圍

加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)全民檔案意識(shí)，是做好檔案工作的前提和保障。管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步加大宣傳工作力度，可以精心編印一些通俗易懂的知識(shí)手冊(cè)，進(jìn)行分發(fā)，使每個(gè)人都能了解干部人事檔案的重要性，提高做好干部人事檔案工作的自覺(jué)性；也可以通過(guò)對(duì)兼職檔案員定期進(jìn)行有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的方式，責(zé)成他們負(fù)責(zé)宣傳，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、干部群眾正確認(rèn)識(shí)干部人事檔案管理的特點(diǎn)、地位和作用，關(guān)心并積極參與其中，自覺(jué)收集材料，適時(shí)歸檔；還可以通過(guò)建設(shè)檔案網(wǎng)站、開(kāi)發(fā)管理軟件開(kāi)放部分可公開(kāi)檔案信息等方式進(jìn)行宣傳，保證干部人事檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展有良好的氛圍。

3.理順關(guān)系完善管理機(jī)制

理順干部人事檔案的管理機(jī)構(gòu)，有條件成立檔案館（室）的單位應(yīng)把干部人事檔案移交檔案館（室），使組織人事部門(mén)得以“解放”出來(lái)。建立健全材料歸檔工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，在歸檔范圍、材料鑒別、移交轉(zhuǎn)遞、登記借閱等環(huán)節(jié)中都建立起相關(guān)的規(guī)章制度，嚴(yán)格按程序辦理。明確檔案材料形成單位，及時(shí)將材料移送管檔部門(mén)，避免材料缺失。明確材料歸檔時(shí)間，采取定期收集（一般一年一次）材料與平時(shí)收集（根據(jù)相關(guān)部門(mén)工作安排）材料相結(jié)合、必要時(shí)上門(mén)收集的辦法，力爭(zhēng)使檔案資料能夠反映出最新、最全的個(gè)人信息。關(guān)心穩(wěn)定管理人員隊(duì)伍，保證材料的及時(shí)收集和報(bào)送，在接收材料時(shí)嚴(yán)格把好審核鑒定關(guān)，從紙張規(guī)格到字體都嚴(yán)格要求，拒收不規(guī)范的材料和缺公章、少簽字的材料，真正做到在各個(gè)環(huán)節(jié)落實(shí)干部人事檔案的相關(guān)管理制度、規(guī)定，形成健全的管理機(jī)制。

4.打造高素質(zhì)管理隊(duì)伍

一是不斷加強(qiáng)政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的政治思想覺(jué)悟以及堅(jiān)定的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力；二是加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識(shí)面，提高文字處理能力、綜合分析能力，并且還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)及干部人事檔案管理軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。這是實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、信息化的必要條件，也是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

5.建立科學(xué)手工檢索查閱方法

對(duì)于干部人事檔案的查閱和檢索，目前采用較多的是姓氏筆畫(huà)和拼音檢索的方式，這兩種方法均有一定的科學(xué)性，但記起來(lái)費(fèi)時(shí)，用起來(lái)繁瑣，影響工作效率。為提高效率，可考慮采取按26個(gè)英文字母的順序排列結(jié)合漢語(yǔ)拼音的方法進(jìn)行排序，即姓氏的聲母首字母按英文字母順序，英文字母第一個(gè)是A，在我國(guó)百家姓里有“艾”、“昂”、“敖”等，可以先把這些姓放在一個(gè)檔案柜里，然后，看第二個(gè)字母，“艾”的第二個(gè)字母亦即韻母的第一個(gè)字母是“i”，“昂”的第二個(gè)字母亦即韻母的第一個(gè)字母是“n”，“敖”的第二個(gè)字母亦即韻母的第一個(gè)字母是“o”，這三個(gè)姓氏的排序就是艾-昂-敖，以此類(lèi)推，有翹舌音的“ZH、CH、SH”分別放在無(wú)翹舌音的“Z、C、S”后面，這樣便于記憶，利于查找，能提高手工檢索速度，保管人數(shù)不多的單位，可配置檔案組柜，保管人數(shù)較多的單位，則可以購(gòu)置密集架存放。

6.加快檔案信息化進(jìn)程

目前，干部人事檔案開(kāi)發(fā)了一些管理軟件，但僅限于基本信息、材料目錄的錄入和打印等最基本的計(jì)算機(jī)操作，嚴(yán)重制約了管理工作的高效和質(zhì)量，在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中也感到不能很好地滿(mǎn)足工作需要。為提高干部人事檔案的管理水平，應(yīng)加快信息化管理進(jìn)程，研究建立三個(gè)系統(tǒng)：一是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，將個(gè)人所有檔案信息輸入計(jì)算機(jī)；二是電子檔案檢索系統(tǒng)，把能公開(kāi)的信息制作成電子檔案，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)制作和維護(hù)，其他單位和個(gè)人只能查閱無(wú)法更改；三是網(wǎng)絡(luò)利用系統(tǒng)，干部人事檔案牽涉多個(gè)管理部門(mén)，其網(wǎng)絡(luò)利用系統(tǒng)應(yīng)與其他管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)界定密級(jí)，設(shè)定密碼和身份認(rèn)證，限定使用權(quán)限的辦法，進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)加密，實(shí)行信息共享的同時(shí)能確保檔案的安全，處理好保密與利用的關(guān)系，提高信息利用的效率，真正實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化管理的目標(biāo)。