緊跟時代步伐 做好人事檔案管理工作

人事檔案是我國各類國家機關、社會團體和企事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。人事檔案是每個人自然情況、學歷、社會經歷的原始記錄，真實反映個人思想品德、政治信仰、業務能力、工作業績、獎懲等方面情況。

隨著社會的發展和科技的進步，傳統的人事管理方式不能適應新形勢的發展需要，人事檔案管理出現一些混亂狀況，不同程度地存在著許多問題，亟待加以解決。

一、人事檔案管理的現狀

（一）對人事檔案工作的重要性認識不足

人事檔案與每個人的生活、工作密切相關，無時無刻不在發揮作用，人們往往在用時才想到它，不用時則不聞不問，領導不重視，工作人員責任心不強，檔案管理工作落后，處于被動應付局面。由于人事檔案管理工作不到位，服務觀念不強，跟不上檔案服務信息網絡化的要求，造成檔案管理工作混亂。

（二）管理方式單一

無論黨政機關還是企事業單位，無論是干部還是工人，無論是教師、科研人員還是軍人、學生，無論是正式人員還是流動人員，都采用統一的格式、統一的管理、統一的保管方式進行管理，不能根據具體情況，分門別類地制定標準來管理，形成千人一面的狀況。

（三）管理人員素質不高，能力不強

檔案管理人員不但要有專業的人事檔案管理知識，也要有計算機操作以及網絡技術能力。許多單位的檔案員不能與時俱進，無法勝任信息時代的檔案工作。有些檔案員兼任其他工作，沒時間熟悉人事檔案業務，沒時間學習人事檔案專業知識和相關的業務知識，工作中難免出差錯。人事檔案工作是一項專門性工作，有自己一套完整的理論、法規和方法，具有獨立的范圍、任務和程序。把人事檔案管理工作作為閑差使，工作人員隨意流動，勢必造成人事檔案管理混亂。

（四）管理手段落后，信息化程度不高

現代人事檔案缺乏現代化管理，管理手段陳舊，調閱檔案采用原始的手工操作方式，反復調用原件，陽光照射，造成紙張發黃、字跡褪色等現象，直接影響檔案的完整和安全。隨著科技的發展，檔案管理信息系統已普遍利用，計算機信息水平在不斷提高，但有些先進的技術手段沒有充分發揮作用，計算機技術還沒有在人事檔案中廣泛應用，造成人事管理效率不高，并造成一定的資源浪費。

二、改進人事檔案管理的措施

（一）轉變觀念，提高認識

領導干部要重視檔案管理工作，以對組織、對個人負責的態度，從傳統的認識誤區中走出來，狠抓檔案管理的基礎工作，定期對檔案工作進行檢查、指導，發現問題，及時解決。要完善管理工作的責任制，找準工作重心，增強服務意識，服務于人力資源開發大局。對于工作出色的工作人員要予以獎勵，以增強檔案工作人員的責任心，提高工作積極性。

（二）創新管理方式，提高工作效率

規范檔案內容分類，對人事檔案材料歸檔范圍、時間要有明確要求。重點放在對干部人員的工作能力、工作業績等檔案材料上，管理員在接收材料時要嚴格把好審核鑒定關，拒收不規范、少公章、少簽字的材料，落實好管理制度，在查閱、流轉各個工作環節中嚴格按要求辦理，要積極構建以現代信息技術為依托的人事檔案信息平臺，提高檔案的管理與利用效率，實現全面、動態化管理。

（三）加強學習，提高檔案管理人員素質

人事檔案管理人員要具備相應的能力，同時人事檔案工作是一項保密性很強的工作，工作人員必須堅持原則，樹立牢固的保密觀念。各級組織人事部門要加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事干部檔案工作，注重對他們的教育培養，關心他們的工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。

（四）規范管理，提高信息化管理水平

建立健全完善的檔案管理工作制度是合理規范化管理的重要保證。檔案材料的收集、歸檔到檔案室以及日常保管、借閱、利用都要有一套嚴格的制度。要建立檔案工作目標管理制度和責任追究制度，嚴格手續，對出現的問題實行責任追究，保證檔案管理工作規范有序。

在社會多元化、資源網絡化的今天，必須加大現代化管理進程中軟、硬件的投入力度，實現人事檔案管理的現代化，要把先進的科技手段應用于人事檔案管理中，加快資源信息化進程。

（作者單位：西平縣人力資源和社會保障局）