淺談檔案管理的現代化發展

王躍輝

（黑龍江省綏化市北林區河道管理處，黑龍江 綏化 152000)

1 檔案管理現代化的必要性

隨著人類社會進入信息時代，社會上存在著大量的信息，傳統的檔案管理對于新的形勢顯得力不從心，新時期的檔案管理必須充分利用信息時代的相關技術，如電子計算機技術、互聯網技術以及數據庫技術來進行檔案的收集、錄入以及保存、共享等等，這就迫切需要對傳統的檔案管理方式進行改革，實現檔案管理的現代化。采用現代化的技術手段對檔案進行管理能夠極大的提高檔案管理的效率，極大的縮短檔案檢索的時間，減少檔案管理人員的勞動強度，使其從繁重的工作中解放出來有更多的時間去掌握新的技能，提高自身的業務素質。同時計算機設備的在檔案管理中的廣泛應用，能夠使原本枯燥乏味的方案管理變得更加的直觀形象，可以通過圖形化的操作界面對檔案進行直接的管理，使原本繁瑣的管理變得十分的簡單。

充分利用現代化的管理手段以及先進的信息化技術和數字設備對檔案工作以及檔案本身進行科學話的管理，從而有效的縮短管理時間，提高管理效率，在降低檔案管理成本的基礎之上提高檔案管理的經濟效益和社會效益。隨著信息時代的到來，檔案管理者每天都要面對海量的信息，對于這些信息的分類和處理需要極大的工作量來完成，這使得檔案管理人員不堪重負，這就迫切需要采用現代化的檔案管理手段對傳統的檔案管理方法進行革新，在做好檔案管理工作的基礎之上對現有的檔案所包含的豐富的信息資源進行開發利用，促進社會的發展和文化事業的進步，使檔案成為一種有效的社會資源，這些都迫切需要現代化的檔案管理手段對檔案進行科學的管理。

2 檔案管理現代化的要求和原則

隨著信息時代和網絡時代的到來，檔案管理的現代化成為不可阻擋的大趨勢，是檔案服務在新時期的必然要求。檔案管理現代化是一個系統化的大工程，設計到多個專業和部門的協同合作，且需要大量的資金作為支持，這就要求檔案管理現代化的過程中要量力而行。在此基礎之上還有堅持一下的原則：

2.1 信息共享原則

檔案管理現代化的目標不應該僅僅局限于對檔案的單純的整理和保存，而是應該在此基礎之上對其所包含的信息資源進行最大限度的發掘和利用，最終實現檔案資源的共享，因此在檔案管理現代化的過程中一定要對現有的檔案進行科學的整理和分析，找出有用的資源，通過網絡等手段進行共享，讓整個社會都能享受到檔案所提供的信息的價值。

2.2 堅持協作原則

檔案管理現代化的建設包括相關設備基礎設施的建設以及相關的管理規范和標準體系的建立和完善以及配套的信息系統和數據庫的建設，而檔案管理部門僅憑一己之力很難獨立完成這些工作，這就使得檔案管理現代化的進程面臨著很大的阻力。這就需要檔案管理部門在現代化的過程中加強與其他部門的協調工作，借助相關的部門的幫助或者是信息最終實現檔案管理現代化的實現。

2.3 質量優先原則

檔案管理現代化建設的關鍵在于建設高質量的服務，所以可以看出來，質量是檔案管理現代化程度的衡量標準之一。因此檔案管理現代化不僅僅是對檔案單純的數字化，片面追求數字化的儲存形式，而忽視檔案本身的質量。檔案管理部門應將重點放在提高質量的服務上，使人們能夠獲得高質量的檔案資料。

2.4 長期性原則

檔案管理的現代化是一個過程，因為現代化的社會是不斷的變化和發展的，這使得檔案管理也處于動態的變化過程中，而不是一成不變，這是一項長期的系統化的工程，需要整個檔案管理部門的所有人員的親密合作和長期的不懈努力，只有這樣才能確保檔案管理現代化程度的不斷提高。

2.5 實效性原則

管理的科學有效是檔案管理工作現代化的主要表現形式。所以檔案管理現代化應該從自己的實際情況出發，及時的引進相關領域的最新的技術和設備，將其充分運用到日常的管理工作當中。在日常的管理工作中要保持高度的靈敏性，對于有價值的資料要及時的收集和保存，從而確保檔案的時效性，這樣才能確保檔案本身的價值。

3 我國檔案管理現代化存在的若干問題

現階段存在的若干問題概括如下：檔案信息自動化系統的標準化、規范化水平滯后，系統的整體水平參差不齊。數據庫建設步伐較慢，管理體制落后，系統建設資金投入不足，人才培養滯后。

4 采取哪些對策加快檔案管理現代化的發展進程

4.1 要培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才入手

要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

4.2 要加強檔案信息素質教育，加快建立檔案信息網絡

要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

4.3 要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化

計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

4.4 要強化服務意識，拓寬服務領域

要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。

總結

檔案管理現代化是我國社會主義現代化建設的組成部分，是社會發展的必然趨勢。檔案管理的現代化就是應用現代管理的理論、方法，對檔案和檔案工作實現科學管理，提高工作效率和效益，以滿足社會政治、經濟、文化發展對檔案管理工作的要求。這就需要廣大的檔案工作者積極開拓，以先進的管理技術和現代化的手段科學管理檔案，迅速準確而有致的為社會現代化建設服務。

[1]楊玉生.出版(自由)權與著作權辨識[J].中國編輯，2007，(04).

[2]辛嚴.檔案信息資源的開發利用[J].檔案管理，2005，(05).

[3]暴海燕，周永娟.如何實現現代化高校檔案管理[J].科技資訊，2006，(16).