淺談檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展

王躍輝

（黑龍江省綏化市北林區(qū)河道管理處，黑龍江 綏化 152000)

1 檔案管理現(xiàn)代化的必要性

隨著人類社會進入信息時代，社會上存在著大量的信息，傳統(tǒng)的檔案管理對于新的形勢顯得力不從心，新時期的檔案管理必須充分利用信息時代的相關(guān)技術(shù)，如電子計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)來進行檔案的收集、錄入以及保存、共享等等，這就迫切需要對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行改革，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對檔案進行管理能夠極大的提高檔案管理的效率，極大的縮短檔案檢索的時間，減少檔案管理人員的勞動強度，使其從繁重的工作中解放出來有更多的時間去掌握新的技能，提高自身的業(yè)務素質(zhì)。同時計算機設備的在檔案管理中的廣泛應用，能夠使原本枯燥乏味的方案管理變得更加的直觀形象，可以通過圖形化的操作界面對檔案進行直接的管理，使原本繁瑣的管理變得十分的簡單。

充分利用現(xiàn)代化的管理手段以及先進的信息化技術(shù)和數(shù)字設備對檔案工作以及檔案本身進行科學話的管理，從而有效的縮短管理時間，提高管理效率，在降低檔案管理成本的基礎之上提高檔案管理的經(jīng)濟效益和社會效益。隨著信息時代的到來，檔案管理者每天都要面對海量的信息，對于這些信息的分類和處理需要極大的工作量來完成，這使得檔案管理人員不堪重負，這就迫切需要采用現(xiàn)代化的檔案管理手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行革新，在做好檔案管理工作的基礎之上對現(xiàn)有的檔案所包含的豐富的信息資源進行開發(fā)利用，促進社會的發(fā)展和文化事業(yè)的進步，使檔案成為一種有效的社會資源，這些都迫切需要現(xiàn)代化的檔案管理手段對檔案進行科學的管理。

2 檔案管理現(xiàn)代化的要求和原則

隨著信息時代和網(wǎng)絡時代的到來，檔案管理的現(xiàn)代化成為不可阻擋的大趨勢，是檔案服務在新時期的必然要求。檔案管理現(xiàn)代化是一個系統(tǒng)化的大工程，設計到多個專業(yè)和部門的協(xié)同合作，且需要大量的資金作為支持，這就要求檔案管理現(xiàn)代化的過程中要量力而行。在此基礎之上還有堅持一下的原則：

2.1 信息共享原則

檔案管理現(xiàn)代化的目標不應該僅僅局限于對檔案的單純的整理和保存，而是應該在此基礎之上對其所包含的信息資源進行最大限度的發(fā)掘和利用，最終實現(xiàn)檔案資源的共享，因此在檔案管理現(xiàn)代化的過程中一定要對現(xiàn)有的檔案進行科學的整理和分析，找出有用的資源，通過網(wǎng)絡等手段進行共享，讓整個社會都能享受到檔案所提供的信息的價值。

2.2 堅持協(xié)作原則

檔案管理現(xiàn)代化的建設包括相關(guān)設備基礎設施的建設以及相關(guān)的管理規(guī)范和標準體系的建立和完善以及配套的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的建設，而檔案管理部門僅憑一己之力很難獨立完成這些工作，這就使得檔案管理現(xiàn)代化的進程面臨著很大的阻力。這就需要檔案管理部門在現(xiàn)代化的過程中加強與其他部門的協(xié)調(diào)工作，借助相關(guān)的部門的幫助或者是信息最終實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。

2.3 質(zhì)量優(yōu)先原則

檔案管理現(xiàn)代化建設的關(guān)鍵在于建設高質(zhì)量的服務，所以可以看出來，質(zhì)量是檔案管理現(xiàn)代化程度的衡量標準之一。因此檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是對檔案單純的數(shù)字化，片面追求數(shù)字化的儲存形式，而忽視檔案本身的質(zhì)量。檔案管理部門應將重點放在提高質(zhì)量的服務上，使人們能夠獲得高質(zhì)量的檔案資料。

2.4 長期性原則

檔案管理的現(xiàn)代化是一個過程，因為現(xiàn)代化的社會是不斷的變化和發(fā)展的，這使得檔案管理也處于動態(tài)的變化過程中，而不是一成不變，這是一項長期的系統(tǒng)化的工程，需要整個檔案管理部門的所有人員的親密合作和長期的不懈努力，只有這樣才能確保檔案管理現(xiàn)代化程度的不斷提高。

2.5 實效性原則

管理的科學有效是檔案管理工作現(xiàn)代化的主要表現(xiàn)形式。所以檔案管理現(xiàn)代化應該從自己的實際情況出發(fā)，及時的引進相關(guān)領(lǐng)域的最新的技術(shù)和設備，將其充分運用到日常的管理工作當中。在日常的管理工作中要保持高度的靈敏性，對于有價值的資料要及時的收集和保存，從而確保檔案的時效性，這樣才能確保檔案本身的價值。

3 我國檔案管理現(xiàn)代化存在的若干問題

現(xiàn)階段存在的若干問題概括如下：檔案信息自動化系統(tǒng)的標準化、規(guī)范化水平滯后，系統(tǒng)的整體水平參差不齊。數(shù)據(jù)庫建設步伐較慢，管理體制落后，系統(tǒng)建設資金投入不足，人才培養(yǎng)滯后。

4 采取哪些對策加快檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程

4.1 要培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才入手

要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。

4.2 要加強檔案信息素質(zhì)教育，加快建立檔案信息網(wǎng)絡

要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉(zhuǎn)換意識。提高運用現(xiàn)代化技術(shù)和設備，獲取檔案信息技術(shù)和設施武裝檔案信息網(wǎng)絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

4.3 要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化

計算機技術(shù)的應用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務標準化為基礎的。因此，要適應知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。

4.4 要強化服務意識，拓寬服務領(lǐng)域

要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務的軌道上來。

總結(jié)

檔案管理現(xiàn)代化是我國社會主義現(xiàn)代化建設的組成部分，是社會發(fā)展的必然趨勢。檔案管理的現(xiàn)代化就是應用現(xiàn)代管理的理論、方法，對檔案和檔案工作實現(xiàn)科學管理，提高工作效率和效益，以滿足社會政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展對檔案管理工作的要求。這就需要廣大的檔案工作者積極開拓，以先進的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學管理檔案，迅速準確而有致的為社會現(xiàn)代化建設服務。

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