試論檔案管理的現代化趨向

溫麗春

（哈爾濱松江電爐廠有限責任公司，黑龍江 哈爾濱 150078）

引言

管理現代化通俗上講就是利用最先進的科學技術武裝管理系統，達到管理的最先進水平，這主要需要科學的程序和目標，積極向高水平的管理模式學習。

1 檔案管理將實現無紙化、虛擬化

紙質檔案管理曾經一時間最平常的管理方式，但隨著電腦和網絡技術的發展，紙質檔案的地位漸漸被數字化檔案所取代，數字檔案的優點體現在管理庫存充裕，檢查手段快捷，不會污染檔案，文件的傳輸利用省時高效，節省步驟。一條信息可以在最短時間內傳遍全球。其缺點是保密性受到質疑，這種問題漸漸被密碼，電腦綁定等方式改善。

資源共享和資源保護是檔案管理的雙重手段，對于前者來講，資源的收錄可以無限擴大，只要可以轉化成電腦識別碼的信息都可以通過掃描，復述，電子照片，甚至視頻、錄像的方式轉入電腦收錄。信息的檢索通過關鍵詞的錄入，分類文件夾的方式即可查詢，其容量之大不可小視，而且成本低廉，空間占有率小，不易因為非預期災害產生數據丟失損毀。而信息發送和傳授的優勢更加突出，幾乎相當于面對面投遞。

2 檔案管理將實現縮微化、數字化

縮微攝影技術和數碼影像技術的應用，為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發展的必然趨勢。

3 檔案管理將實現信息化、網絡化

社會信息化縮短了人與人之間溝通的距離，逐漸擺脫了從前依靠生理器官交流的遺漏性和易扭曲意思等以及文字交流時的傳達速度慢等缺陷。信息化已經繼農業化、工業化之后成為后工業時代這一大的時代潮流。最先掌握信息的人就掌握了生產生活的先機，而信息化的管理相比較人工則有著速度快，易保存，傳播范圍廣等優勢。

現在世界各地先進的文化聚集地都采用了互聯網絡。中國的電腦普及率也日趨上升，但是關于保密性的問題因此提上了日程，一些單位為了保密使用單機工作，進出工作室必須專人把握鑰匙。這些方式比較傳統，新型方法比如密碼、指紋識別、面部識別、口令卡、密保卡、手機綁定等專業方式的使用更增添了文件保密方式。對于如何辨別真假資料，則采取了電子文件簽署的方式，互相建立保證。這些對材料的保密性、真實性、提供了專業支持。

網絡信息傳播優勢有以下幾點：便捷、便宜、迅速，完整，逼真，幾乎所有擁有網絡設備的兩個地點都能收發信息。檔案管理網絡化也同時享受到這些便捷，為實現檔案管理現代化起著決定性作用。

4 檔案管理將實現多元化、智能化

隨著新技術的發展，檔案資源的載體已呈現多樣化，除傳統的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現現代化。

計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用，將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能，展現檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。

5 檔案管理將實現社會化、市場化

5.1 過去的檔案管理內容和目的主要面向國家，但是隨著人民民主意識進一步增強以及國家開放程度增大，檔案的服務對象逐漸轉向大眾，這是與市場化經濟密不可分的，人民作為國家的成員都有責任和義務了解檔案管理支持檔案管理事業。檔案來自于人民服務于人民才是其價值的體現。

5.2 市場化管理的模式使檔案管理事業不僅是一項束之高閣的遺產性事業，更可以參與到現代化建設當中來，人民根據自己的文化事業需要宣傳檔案材料，充實新的文化認知能力，拉近古典與現代文化的距離。

5.3 檔案資源實行市場化管理，有利于檔案事業的健康發展。一方面檔案數據庫需得到社會的支持，將社會各行各業的檔案信息匯攏起來，不斷充實和豐富庫存資源；另一方面，社會各界也需要得到檔案數據庫的支持，為其提供方方面面原始的詳實資料。二者的相互依賴的關系，為檔案資源實行市場化管理提供了客觀條件，可以為解決檔案經費不足的困難開拓出一條新路。

結語

總之，隨著現代科學技術的進步，實現檔案管理現代化已是必然的發展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學習和掌握現代科學知識，把檔案管理提升到一個全新的水平。

[1]馮大河.企業檔案管理升級的基本經驗[J].檔案工作，1991.

[2]錢崗.淺談建立、健全企業檔案管理制度[J].檔案工作，1988.