淺析實行會計電算化環境下的財務檔案管理

　　摘要：隨著社會的進步和計算機技術的飛速發展，會計實現電算化管理給會計檔案管理工作帶來諸多的挑戰，針對會計檔案所呈現新的特點，在實際的會計檔案管理工作中應注意的問題，提出如何做好電算化財務檔案的管理。
　　關鍵詞：財務檔案；電算化；檔案管理
　　一、掌握電算化會計檔案工作的特點
　　1、電算化條件下，會計檔案的載體發生的變化。《會計檔案管理辦法》規定，采用計算機核算的會計核算單位，除了要保存所有電子會計的數據，還必須打印出的相關的紙質形式的會計檔案作為保存，這就意味著電算化會計檔案載體的雙重性質，也就是說會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、磁性介質或光盤存儲的形式在內的會計數據電子會計檔案。
　　2、由于不具備傳統會計檔案的直觀可視性，載體本身性質帶來的新的特點：電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機系統環境中硬件或者軟件中保存，才可視；電子檔案在沒加密的情況下易被修改；由于受到載體本身的質量、存放的環境、存儲信息的有效期等多種因素也直接影響到電子檔案的保存。
　　3、計算機的作業程序和計算機信息系統，以保持會計檔案要求范圍的新功能，所有的會計業務是由計算機完成，計算機是一個特殊的作業程序文件，計算機的數據結構以及各種代碼既是電算化會計信息系統的前提，也是電算化會計信息系統能夠運行的條件，而且要確保會計電算化信息系統的正常運行以及故障維護查詢數據。因此，這些計算機信息系統雖然不占活動，又沒有具體的數據和表，但沒有他們的支持，整個會計過程無法運行，它必須作為一個特殊的會計電算化檔案保存。
　　4、從事工作人員的素質和系統的質量安全操作性是會計電算化必須具備的條件，會計電算化要求除了管理人員不僅有專門的經驗，對會計核算工作的熟悉，還必須掌握計算機操作和保養知識，系統的安全性，改善由于網絡和計算機本身的原因，對工作中的安全操作與使用作出新的要求。
　　二、適應新時期計算機發展變革的需要，如何做好科學的電算化檔案管理
　　會計檔案的作用是客觀存在的，無論會計檔案作用的發揮與否，取決于是否在一定條件下會計檔案的科學管理。會計電算化條件下，管理會計檔案信息，必須配備兼職管理人員，會計檔案信息源質量的有效控制。此外，會計信息是要嚴格的程序辦理利用。時間越長，會計電算化檔案和財務軟件的版本號更落后，因為版本會越來越多，需要科學的科學分類，不同版本的軟件和文件存儲，調用。檔案應該有指定的檔案室管理，會計電算化檔案管理系統應制定嚴格的管理制度，如硬盤數據保留，軟盤備份，保管，帳單表格打印，輸出，裝訂，入冊，保管，存儲等方面的管理制度。故此，為了更有效地做一個好會計電算化檔案工作，必須根據電算化會計檔案的特點，分別做好文件的收集，管理和保護，存取，轉移，銷毀和其他方面的工作。從會計電算化收集過程中，會計檔案收集在一定時間內，把所有的計算機財務軟件系統的會計數據文件的集合備份到磁介質或CD-ROM，從而形成的脫離原計算機系統的會計檔案。財務部門這些財務數據的備份文件應該儲存好，以防計算機硬件系統崩潰或損壞后能在最短的時間內，恢復原有的會計電算化系統以減少帶來的損失。除了備份手段外，還應收集支持的計算機操作系統，計算機硬件系統型號，硬盤的大小，外部設備的類型，網絡操作系統，財務軟件編程語言，數據庫系統，財務系統名稱，版本號，銷售和維護財務軟件公司的名稱，地址，售后電話及聯系人通訊錄，會計軟件配套的各種手冊和說明書。
　　從會計電算化檔案業務方面的管理和保護各個環節來看，應設置會計電算化檔案管理崗位，專業的會計電算化的檔案管理，其負責系統歸檔的各種文件資料，妥善保管和保密工作。會計電算化文件被存儲在一個專門的特殊的檔案室。所有的會計憑證，記錄應定期打印，會計帳簿，財務報表等（包含月度報表，季度報表，年度報表和不定期的會計報表，附表等）。打印輸出的各種會計資料必須按規定整理保存。需要注意的是，現金日記賬和銀行存款日記賬須每日打印。會計電算化的文件存儲在磁介質或CD-ROM，按信息載體的物理特性，在這些檔案文件的形成應實行AB數據備份，也就是說所有的會計數據雙備份的備份方法。應該標明形成文件的時間和操作員的姓名，并貼上寫保護密封，存放在兩個不同的位置，以防止會計電算化系統無法恢復的破壞所造成的事故發生。檔案文件應盡量遠離磁場的位置，要注意防磁，防潮，防火，防塵等。磁介質上保存的文件，也應定期檢查，定期復制，防止磁性介質的損壞，防范于未燃，免除造成不可挽回的損失。
　　此外，應該指出的是，電算化會計檔案保存每個版本的備份財務數據，還應保存對應的會計電算化軟件系統版本，必須保持兩者之間的一致性。因為不同的會計檔案其會計數據在不同版本軟件結構中，它有可能產生會計檔案不能訪問被調閱或產生一些意想不到的錯誤。會計文件存儲在磁介質調閱后返回時應進行檢查，查毒殺毒，以確保會計電算化檔案的完整和有效使用及安全性。
　　參考文獻：
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　　[2]王基因.會計檔案管理的應用[M].洛陽：中國檔案出版社，2005.
　　（作者單位： 肇慶市鼎湖區城區土地開發中