新建本科院校的教務檔案工作淺談

　　當前，新建本科院校約占我國普通高校的三分之一，已成為我國高等教育的重要組成部分和培養應用型人才的重要基地，有力地推動了中國高等教育大眾化的快速發展。在轉型時期，新建本科院校學校各項工作的建設開展如火如荼。教學工作更是學校各項工作的中心，教務管理更是重中之重。
　　一、教務檔案管理的重要性
　　高校教務檔案是指高校教學管理職能部門在教學管理活動過程中直接或間接積累形成的文字資源、圖表信息、相片資源、音像素材等資料。是學校有保存、查證、參考和利用價值的信息資源。高校教務檔案為提高教學管理工作的效率和進行教學情況研究等提供重要條件和依據。
　　高校教務檔案與教學質量、正常教學秩序的穩定、教學決策及信息反饋等有著直接影響，涉及教務工作任務有效的實施與目標的正確落實。因此，加強教務檔案的管理，在高校教學工作中尤為關鍵。新建院校的轉型時期，規范的教務檔案管理是高校開展教學管理工作的前提，是高校建立良好教學運行機制的保障，是評價高校教學管理水平的重要依據。教學檔案文件是否齊備是高校教學評估的一項重要指標。
　　作為記錄學校歷史和承載學校沿革的教務檔案，在學校各項工作發展中發揮著越來越重要的作用。教務檔案管理工作為高校教學管理提供了保障基礎。教務檔案工作做得如何，是衡量一個高校的整體管理水平的標準之一，在高校的發展、改革和和進步、提高中，發揮著十分重要、無可取代的功用。
　　二、教務檔案管理存在的問題及欽州學院的做法
　　（一）新建本科院校教務檔案存在的問題
　　在新建本科院校，隨著高校教育教學工作的蓬勃發展，高等教育規模的不斷擴大，新增專業的開設，使在校生數量增加，高校教務管理工作日益繁雜；現代科學技術的發展，信息技術的普及及計算機的應用，加上國家教育政策的規范化對高校教務管理工作提出的新要求等。所有這些，對高校傳統的教務管理工作方法提出了新的要求。無疑，這也對新建本科學校教務檔案管理人員的工作帶來了全新的挑戰。
　　新建本科院校隨著人數劇增，教務處在實際工作中所形成的教務檔案越來越多，內容越來越豐富，使用越來越廣泛。教務檔案管理的好壞，直接影響著教務處功能的發揮，甚至會影響學校的地位、聲譽和人才培養的質量。如何優化教務檔案的管理，已成為新建本科院校的燃眉之急。主要存在以下方面問題。
　　1、教務檔案工作人員檔案意識不強，教學檔案歸檔不科學，對檔案信息開發的性質和開發方式、規律認識不清求。重數量、輕質量的思想，導致大量的教學檔案信息資源不能得到有效的保管，更不能對其進行有效的開發利用和數字化建設。另外，因為檔案意識不強，檔案人員對收集工作敷衍了事，導致了許多教務檔案資料收集不全。
　　2、教務檔案人員及管理的層次偏低。新建本科院校與很多老牌本科院校在教務檔案管理上存在著較大的差距，人手不足，僅能應付日常的檔案搜集、整理、歸檔、應用等任務，沒辦法進行更高層次工作的展開。有些新建本科院校的教學管理人員大多沒有經過檔案培訓，不懂檔案管理業務和要求，致使教學檔案管理雖有標準，卻不能很好地貫徹執行，嚴重地影響了教學檔案管理的規范化、標準化、現代化建設。
　　3、檔案信息網絡化建設落后。目前新建本科院校教務檔案管理部門雖然已置辦了計算機，打印機等設備，基本完成了搜集、整理、編目、檢索等工作，但檔案信息網絡化建設工作任重道遠。
　　4、務檔案工作不規范，管理制度不健全。教務檔案到了使用時，才去翻找，借閱時不作信息登記，歸還不及時，不少重要的教務檔案材料流失等，這些都是新建本科院校教務檔案工作不規范，缺少制度保障的諸多表現。
　　（二）欽州學院的做法
　　欽州學院是一所2006年底專升本的新建本科院校。該校在評估準備、評估工作的開展以及各類檔案的整理與管理中，充分體會到了檔案工作的重要，尤其是認識到規范教務檔案管理工作的重要意義。在教務檔案管理工作方面，主要采取了以下措施。
　　1、加強認識，重視教學檔案工作。在學校教務管理部門，全體上下充分認識到教學檔案的收集、整理、保存和利用在教學管理工作的重要位置。因此，在實際教學管理工作中，不僅重視文書檔案整理和建設，還認真抓好教學檔案的收集、整理和建設工作，重視教學檔案管理質量的提高，在管理工作力求保證讓教學檔案能全面地反映教學活動和教學管理工作的全貌。一是規范和完善教務檔案管理制度，確定教學檔案管理新理念；二是加強教務檔案管理員的業務培訓。教學管理信息復雜多樣，檔案人員需要具有較強的業務能力和管理技術。為此，教學管理部門派出教務檔案人員或各教學部門兼職檔案人員接受業務培訓，提高管理人員的業務素質。
　　2、抓好教務檔案數字化建設工作。為適應新形勢的發展，使教學檔案資源信息化，充分發揚網絡輻謝作用，擴展檔案文獻資源交流渠道，完成新建本科院校檔案信息資源共建共享，使檔案信息資源建立到新的程度。與開發“國家級火炬計劃項目”的正方公司合作，引進了他們開發的“正方數字化校園信息平臺”進行信息資源的管理。并用科學規范的管理對于這些信息資源進行整合和集成，實現檔案網絡化建設，實現文檔一體化、檔案數字化、信息化管理，達到信息共享。基本逐步實現檔案管理現代化。
　　三、提高新建院校教務檔案管理水平的措施
　　隨著各個高等院校的不斷發展建設，當前，教務檔案管理工作日益引起各高校教學機構的高度重視，在管理模式或是規范化建設方面都有了很大改進。現把做好教學檔案管理工作應注意及采取的辦法與大家探討。
　　（一）建立合理規范的教務檔案工作流程及管理制度
　　在新建院校的教務管理機構，對教務檔案的管理，必須建立規范的管理制度和工作流程，整個檔案工作都要嚴格的按照流程開展，以確保教務檔案的準確性和嚴謹性。教務部門為了能系統，全面的收集教務檔案，應制定相應的一些工作規定，例如成立教務檔案組，由兼職檔案員和教務檔案員組成的小組把工作負責好，檔案組成員.每學期必須填寫好相關的電子檔案表格內容，完成好工作任務。
　　建立教學檔案立卷歸檔制度，注意收集齊全檔案材料。學校的教學文件、教師工作量、學科建設、考試安排、教學大綱、教學日歷、學生成績與學籍、課表等都屬于教務檔案管理范疇。這些教需要教學檔案管理人員進行分類歸檔。
　　明確檔案管理人員的職責，實行檔案管理人員崗位責任制也是做好本科院校教務檔案工作必須重視的。促使檔案人員時刻記住自己的崗位職責，樹立高度的責任感。
　　（二）提高教務檔案管理人員的綜合素質
　　一是要重視教務檔案管理人員的思想素質的提高。各高校的教務檔案管理人員必須遵守學校的各項規章制度，樹立起服務育人的意識，服從學校的各項工作和教學方針，全面服務學校的教育事業的發展。二是要加強教務檔案管理人員的職業道德素質。樹立一切為學生服務，一切為學校教學工作服務的理念，對教務檔案工作要具有較強的責任感，工作要認真、踏實、負責，嚴格要求自己。
　　二是要提高教務檔案人員的管理素質。隨著信息化、數字化時代的到來，高校教務檔案信息化已成為發展的必然，信息化、復合型人才的需求也顯得非常必要，擁有一支具有良好素質、穩定的教務檔案工作隊伍，是高校教務管理保持良好發展的關鍵。教務檔案管理人員在具備較高的政治思想素質與業務能力外，還必須結合工作實際的需要和未來發展的趨勢，不斷擴大自己的知識面，學習先進的管理理念與技術，掌握好相關領域方面的知識，以適應新時期高校教務工作的需要。
　　（三）樹立正確的管理工作觀念
　　教務檔案人員必須要充分認識到自己工作的重要性，明確教務檔案的實用性和價值性。增強服務意識，樹立全局觀念，端正服務態度，積極主動地配合學校各部門做好工作。平時要經常和教學管理人員加強溝通，及時向教學部門提供詳細的教學檔案的歸檔信息，定期到教學部門檢查教學檔案的收集和使用情況，做好檔案管理工作，隨時為學校教學工作服務。
　　（四）積極進行教務檔案現代化管理
　　計算機與多媒體技術的廣泛使用，使檔案信息表現出多元化趨勢，出現了電子文檔、光盤、影像等多種載體形式存在的檔案。當前，不少高校在教務管理中，已使用系統軟件在網上進行選課、成績管理、排課等，資料信息實行了網絡化，檔案網絡管理的應用使教務檔案管理的運行更加便捷、準確，極大地提高了教務檔案的利用率，也更好地發揮了教務工作的重要作用。新建院校在接受教學評估的時候，就可以通過網絡查閱需要的教務信息， 專家組可以憑借教務檔案提供的信息，迅速地對學校的教學計劃及完成情況、課程設置、科研成果、學生成績等內容進行定量分析和準確判斷， 依據教學評價體系對學校的各項工作給予客觀評價。此外，檔案網絡管理方便了利用者，他們可以不受時間和空間的限制，隨時隨地以最快的方式獲得價值， 滿足需求。如教師通過網絡查閱優秀教師的教案講稿，從中可發現自己在教學中存在的不足，改進教學方法，開拓新的教學思路。另外想查詢教育部或者省廳的教學文件，不用花費時間在檔案柜里逐個尋找，只要在檔案目錄庫里搜索一些關鍵字或者在當年的目錄上查找然后在對應的檔案架里找即可。
　　（五）加強與其他高校的交流
　　現在很多高校在教務檔案的管理方面積累了豐富的經驗，高校的教務檔案管理部門應該積極走出所在高校，積極向管理經驗豐富的高校學習借鑒，利用別校先進的教務檔案管理技術來加強自己的管理。因此，高校的管理人員應密切同其他院校進行業務交流和借鑒學習學習，通過交流，開闊自身視野，提高自身的素質以適應檔案管理最新發展的需求。一方面可以互相學習各自學校的教務檔案管理經驗和管理技術；另一方面又可以促進自身學術水平的提高，以此改進和提高高校的檔案管理水平。
　　總之，教務檔案工作是學校教學管理工作的一個重要組成部分，是學校教務管理工作的水平的反映，配合教務管理部門共同發揮其作用，。只要全體教務工作人員從思想上認識到教學檔案的重要作用，認真參與、督促教務檔案管理工作的開展，用科學的管理方法、認真細心的務實態度做好高校教務檔案管理，充分利用好教務檔案，對于學校的發展具有非常積極的意義。
　　
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　　（作者單位：欽州學