高校電子檔案有效管理的對策

　　摘要： 隨著高校OA辦公自動化、電子政務網的全面推進和校園信息化建設的快速發展，電子檔案的數量也日漸增多，但因存儲載體、計算機軟硬件、網絡技術的日新月異及檔案管理軟件設計開發存在的缺陷，電子檔案壽命、信息安全與保密等問題也成為檔案界重點關注的課題。為此，作者在本文中就電子檔案管理面臨的問題、有效管理對策進行了進一步的探討。
　　關鍵詞： 高校電子檔案 主要問題 有效管理對策
　　隨著高校信息技術的飛速發展，高校當前各項工作已經進入了電子化、網絡化的新發展階段，各類文件材料不再以單一的紙質形式存在，而是以磁、電、光等介質為信息載體，形成了電子文件。電子檔案是指具有保存價值的、已歸檔案的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他數據，它是信息時代信息記錄的主要形式。
　　一、高校電子檔案管理面臨的主要問題
　　1.檔案保護措施缺失帶來的載體壽命問題。電子檔案載體的壽命除與自身內部諸因素有直接關系外，電子檔案載體保護環境對壽命的影響不容忽視，主要表現在以下方面。
　　（1）溫度和濕度的影響。超出標準的溫濕度會使存儲介質發生膨脹、粘連、霉變或收縮，從而影響信息數據的讀取。
　　（2）震動和磁場的影響。震動和磁場對紙質檔案沒有任何影響，但對于以磁性物質作載體的電子檔案來說，就會造成磁粉脫落、磁性減退，甚至消失，使記錄信息被破壞，大大影響檔案數據的讀取。
　　（3）空氣中灰塵的影響。灰塵是影響電子檔案壽命的一個重要因素。主要變現為物理、化學和生物三種類型的損壞。物理方面主要是對電子檔案載體的表面污染或破壞；化學損壞主要是指有害化學成分對電子檔案載體的化學作用而產生腐蝕；生物方面損壞主要是指灰塵中的酶和有機酸對檔案載體的損壞。這些損壞會造成檔案數據和信息無法重新再現，后果不堪設想。
　　（4）陽光和空氣的影響。長期受陽光中的紫外線照射，磁性載體消磁，造成信息難以讀取；空氣中有害氣體在一定條件下，對磁體進行腐蝕氧化，造成磁粉脫落，磁性消失，使得數據和信息讀取不了。
　　2.技術淘汰和設備更新問題。使用技術和設備將信息內容記錄在磁性材料上后，電子檔案就永遠脫離不了這種技術和設備，只有采用這種記錄檔案信息內容的技術和設備，進行還原、輸出，才能識別它的信息內容。因此，電子檔案對生成環境的依賴性，決定了要處理電子檔案，就必須借助于計算機將信息與載體結合在一起。隨著電子技術的日新月異，計算機更新換代很快，不同軟件、硬件環境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，對于需要長期歸檔保存的電子檔案來說，若干年以后，也許就會出現保管完好的電子檔案載體無法找到讀取設備。
　　3.檔案管理軟件設計標準的不統一帶來的數據無法轉換問題。當今檔案管理軟件雖然開發的數量很多，但由于開發標準不統一，模塊設計存在較大差異，在使用過程中，由于軟件功能滯后需更換新軟件，發現原來軟件備份的數據無法轉換或讀取。
　　4.信息安全與保密問題。一方面，電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉換性、信息接收對象的開放性及文件內容的可分解性，不僅造成電子檔案與載體的可分離性，使電子檔案信息隨時有被修改、竊取、銷毀的危險，而且，使長期處于共享計算機網絡資源環境下的使用者減少了對電子檔案存儲位置的關心，從而影響了電子檔案信息的真實性、完整性和可靠性，另一方面，互聯網的開放性，使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或“黑客”闖入，就可能造成信息數據無法讀取或載體內所存信息的丟失，甚至造成整個信息系統癱瘓。
　　二、解決高校電子檔案管理問題的有效途徑和方法
　　1.創造良好的載體保護環境。電子檔案一般以脫機的方式存儲在磁、光介質上，所以，要創造一個適合于磁、光介質保存的環境。要建立恒溫恒濕的專用檔案館（室、庫）；采取嚴密的檔案保護措施，要盡可能使用先進的設備設施，并經常對設備設施進行保養和防塵處理；要盡可能防止電子檔案載體與空氣直接接觸，避免直接暴露在太陽光下，防止紫外線照射；要盡量遠離強磁場和有害氣體；在載體移動過程中要輕拿輕放，防止強烈機械振動和碰撞。
　　2.信息拷貝和遷移。電子檔案保護技術的特殊性，要求我們必須努力創建適應電子檔案管理的科學方法、途徑、技術和標準。在目前情況下，采取信息拷貝和遷移不失為電子檔案長期保存的一種可行辦法。拷貝是在原來的技術環境下定時重寫信息數據，防止由于記錄載體理化性能變化而引起的信息丟失。同時，為解決由于技術過時而影響電子檔案長期保存的問題，可用轉換的方法將數據信息從一種技術環境轉換到另一種技術環境（包括硬件和軟件）上進行復制，即數據遷移，遷移是隨技術變化適時改變數字信息格式的一種處理過程，這個過程使得信息在將來也可以被存取。
　　3.采取切實可行的信息保護措施。電子檔案是高科技的產物，信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網后必須從入口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施，目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網絡“黑客”進入，常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等，這些技術措施對于證實電子檔案內容的真實、可靠，確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改都具有很好的效果。
　　4.規范檔案管理軟件開發標準。國家檔案行政管理部門應該制定強制性規定，要求設計開發的檔案管理軟件按照統一的相關標準進行開發和設計，加強檔案管理和辦公自動化管理軟件功能模塊設計的規范性、科學性和標準的統一性，使得數據在不同界面的管理軟件之間能夠相互轉換和讀取，避免信息內容的丟失，保證信息數據的可持續使用。
　　5.提高高校檔案管理人員的計算機專業技能。高校檔案管理人員除了加強檔案專業知識和業務的學習外，還應提升計算機專業技能的應用能力，努力爭做一名復合型的檔案專業技術人員，這將大大有助于電子檔案管理工作的深入開展，從而更好地適應檔案信息化建設發展的需