人事檔案管理對企業人力資源管理的意義和作用探究

摘要：人事檔案管理作為企業人力資源管理的重要方法，對于進行企業人力資源管理有著重要的意義。它不僅僅影響著企業進行人力資源招聘時企業對人才的吸收與培養，而且深刻影響著企業人力資源的進一步發展。文章旨在研究我國人事檔案管理對企業人力資源管理的重要意義，探討人事檔案管理在企業人力資源管理中的問題，針對問題提出相應的解決策略，為我國人事檔案管理在企業人力資源管理方面的發展提供一些可行性的思路。

關鍵詞：人事檔案管理；企業；人力資源管理；意義與作用

隨著我國社會主義市場經濟的不斷進步以及國家政策的不斷完善，我國企業的發展速度與規模與以前相比有了巨大的進步。人力資源作為企業管理的重要組成部分，在企業的正常運轉過程中起著重要作用。人力資源已成為企業的核心資源，是提升企業競爭力的關鍵因素，而企業人事檔案是企業選人、用人、開發人力資源的基礎。完善人事檔案管理以實現對人力資源的最優開發和利用，對新時期的企業管理具有重要的研究價值。盡管我國各企業在人事檔案管理方面取得了巨大進步，積累了豐富的經驗，充分體現了人事檔案管理對企業人力資源管理的意義，然而仍然還有很多問題需要提出與解決。本文主要研究我國人事檔案管理對企業人力資源管理的重要意義，探討人事檔案管理在企業人力資源管理中的重要作用，為我國人事檔案管理在企業人力資源管理方面的發展提供借鑒。

一、企業人事檔案管理存在的問題探討

1、對人事檔案管理工作重視程度嚴重不足

當前我國很多企業對于人事檔案管理工作在思想意識上存在著片面性的理解，認為人事檔案管理工作只是一件簡單的靜止的工作，沒有必要對人事檔案管理工作付出更多的時間、精力與財力。在這種思想意識作用下，很多企業人事檔案管理工作人員對于人事檔案管理工作馬馬虎虎，業務素質低劣，人事檔案管理工作人員更替頻繁。這種情況下很難將人事檔案管理工作做好，也不利于人事檔案管理工作的標準化、科學化。

2、企業人事檔案管理體制與靈活的用人機制不適應

社會主義市場經濟下，很多企業對于人才的招聘，往往只看重才能與能力，對于招聘形式往往采用合同和協議，很少企業能夠做到靠人事檔案管理來對人才進行有效管理，這就造成企業人員流動過于頻繁的現象。甚至出現員工為追求個人發展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路，而原單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔或棄檔”、　“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。因此，企業人事檔案管理體制與靈活的用人機制不適應是目前企業人事檔案管理中出現的重要問題。

3、企業人事檔案中的延伸信息不全面，人事檔案利用價值不高

目前企業在對人事檔案進行管理時，很多都是沿用以前的人事檔案管理模式，往往只注重對性別、年齡、文化程度等簡單信息的管理，而對于更加復雜重要的問題，比如專業特長、技術水平等資料收集不全，導致人事檔案不完整，不利于人事檔案管理工作的順利開展。另外，人事檔案利用價值不高也是人事檔案管理出現的重要問題。由于人事檔案不完整，造成了人員與檔案之間的分離，使得人事檔案利用價值大打折扣。

二、人事檔案管理對企業人力資源管理的意義和作用探究

1、人事檔案管理有利于最大限度的發揮組織內人力資源的效力

人事檔案是企業選人、用人、開發人力資源的基礎，利用人事檔案可以加強企業對人才的了解，包括最基本的年齡、興趣、性別等信息的了解，還包括對專業特長、職業技能等更加深入的了解。對人事檔案進行科學管理，即可以通過檔案了解人，還可以通過科學管理使得人才能夠盡其才，為人才找到合適的崗位。通過對人事檔案進行科學管理，可以使各類人才揚長避短，最大限度的發揮組織內人力資源的效力。

2、人事檔案管理有利于促進人力資源的合理整合與配置

人才都有著各自的優缺點，通過對人才的人事檔案進行管理，可以進一步了解人才的專業特長，根據不同人才的特點與能力在企業內部對人才進行合理配置。努力做到使人才放到能夠充分發揮其工作積極性、主動性的崗位，進而促進部門之間、組織之間的人才合理流動，避免出現人才利用不當或者人才積壓的現象發生。總之，人事檔案管理在促進人力資源的合理整合與配置方面有著積極的意義。

3、人事檔案管理有利于需求預測的科學化與規范化

人事檔案管理還有一個極為重要的目的，那就是對企業人才需求類型及數量進行科學合理的預測，保證企業對人才的利用合理到位。企業一般都要制定相應的人力資源整合規劃，針對目前或者之前的人力資源利用狀況進行合理分析，進而對以后的人力資源利于進行預測，人事檔案管理對于這一方面有著功不可沒的作用。沒有人事檔案所做的人力資源需求預測不僅僅不會得到科學合理的人力資源分析數據，而且還會對企業的人力資源利用、開發帶來消極影響。因此，人事檔案管理有利于需求預測的科學化與規范化。

三、發揮人事檔案管理在企業人力資源管理中作用對策探析

充分了解了企業人事檔案管理存在的問題以及人事檔案管理對企業人力資源管理的意義和作用后，我們可以提出以下幾條發揮人事檔案管理在企業人力資源管理中作用的對策。第一，建立健全科學合理的人事檔案管理制度。任何事物都必須自一定的制度下才可以正常運營，人事檔案管理也是一樣。建立健全科學合理的人事檔案管理制度，使對人事檔案管理工作有制度可以依附，這樣就可以促進人事檔案管理正常化與科學化。第二，進一步提高干部人事檔案對開發人力資源的重要性的認知。很多企業對于人事檔案管理工作在思想意識上存在著片面性的理解，認為人事檔案管理工作只是一件簡單的靜止的工作，沒有必要對人事檔案管理工作付出更多的時間、精力與財力。正因為如此，人事檔案管理工作才毫無進展可言。進一步提高干部人事檔案對開發人力資源的重要性的認知，增強相關人員對人事檔案管理工作重要性的認知，對于發揮干部人事檔案的積極作用有重要作用。第三，進一步樹立“藏”、“用”并舉，“用”重于“藏”的干部人事檔案。人事檔案工作的進行不僅僅要在“藏”上下工夫，主要是將人事檔案得到“用”，　“藏”、“用”并舉，“用”重于“藏”，這樣才可以發揮人事檔案管理工作的意義。

人力資源管理作為企業管理的重要組成部分，對于企業加強人才的培養與吸收以及企業正常運營有著重要的作用。人力資源管理的質量能夠決定一個企業的生存和發展，傳統的人力資源管理部門的管理模式比較單一，管理機制不健全，管理手段也比較封閉，工作人員的整體素質和專業技能水平不高，這些導致了人力資源管理部門不能為企業的發展起到實質性的作用。人事檔案管理作為企業人力資源管理的重要方法，對于進行企業人力資源管理有著重要的意義。企業有關人員及部門應該深入探討人事檔案管理在企業人力資源管理中的問題，針對問題提出相應的解決策略，為我國人事檔案管理在企業人力資源管理方面的發展提供借鑒與參考。

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（作者單位：陜西省地方電力（集團）有限公司人力資源部）