高等學校照片檔案管理工作現狀與對策

　　摘 要： 照片檔案是高校檔案的一個重要組成部分，但高校照片檔案工作起步較晚，加之目前各高校的照片檔案工作程序、制度等尚未完善，在某種程度上影響了人們對照片檔案的收集和利用。作者結合本職工作，明確了高校照片檔案收集的必要性，分析了該項管理的工作現狀，圍繞高校照片檔案管理存在的問題，提出了幾點設想。
　　關鍵詞： 高等學校 照片檔案 收集管理工作
　　
　　當今社會已經進入了“讀圖時代”，人們不知不覺中已形成這樣一種閱讀習慣，看新聞喜歡有照片的新聞，看書刊喜歡有圖片的書刊，看展覽已經不再習慣單調冗長煩悶的文字，可見，無論是報刊、雜志還是展覽，最能吸引人眼球的始終是照片。從此可以看出，照片的作用在現今社會日益顯著［２］。在高校，照片檔案是高等院校在從事教學、科研、管理及其他社會實踐活動直接形成的靜止攝影影像資料，是一種具有保存價值的歷史記錄。它通過照片這一特殊的載體，客觀還原學校在各個歷史時期、重大歷史變革中的真實記錄，我們也可通過它來展示學校辦學成果，或者研究辦學規律與特色。由于辦公自動化的普及，新型信息介質的出現，照片檔案日益增多，內容日漸豐富。因此，高校檔案部門要特別重視照片檔案的收集、保管與利用工作，以更好地發揮照片檔案的作用。
　　一、開展高校照片檔案收集的必要性
　　照片檔案的收集工作是整個照片檔案管理工作的基礎和起點。隨著改革開放的深入發展，高校已把培養人才與為經濟建設和改革開放服務結合起來，單一封閉的課堂教學已被多種教學形式所代替，學生積極參加各種社會實踐，參加顯示自身智力與能力的各種競賽；老師們也紛紛走出校門、國門進行各類學術交流，參加各項科研活動。在這些活動中，既有用文字直接記錄各項活動的文書檔案，也有記錄某些典型場景、人物瞬間畫面的照片檔案［3］。照片檔案作為一種信息記錄，形式簡單直觀，記錄真實迅速，畫面包含的信息量大且不受語言、國界的限制而被廣泛利用，在檔案利用中發揮了重要的作用，如我院舉辦18周年校史展，琳瑯滿目的照片檔案展現了學院的發展歷程和校園文化，使學生通過今昔發展變化，體會到改革開放的偉大成就，激發學生愛國愛校的感情，并為學校的發展、招生、擴大知名度作出了極大貢獻。
　　二、高校照片檔案管理工作現狀
　　照片檔案的收集與整理仍是許多單位檔案管理的薄弱環節，還沒有引起大家的重視，或者僅僅完成了部分照片檔案的收集庫存工作，沒有對其進行充分的整理，更談不上充分利用了。要做好照片檔案的工作，對于普通高校來說，必須具備三個前提，一是學校辦學的歷史要有一定的年限，只有辦學歷史悠久，才會有多姿多彩的照片檔案為這所學校的辦學歷程來佐證；二是學校的檔案管理工作發展到一定的高度，其他各類的檔案管理工作規范到位后，照片檔案的收集整理才能提上工作議事日程；三是需要學校財力的支持，在開展照片檔案收集工作之前，就要考慮到照片檔案的特殊性，要添置必要的設備來改善存放照片檔案的庫房條件。
　　1.照片檔案收集難度較大，照片檔案太少，質量不高。
　　我院檔案室成立于2003年，檔案室庫藏檔案包括黨群、行政、教學、學生、后勤、財會、基建、董事會、聲像實物等不同門類不同載體形式的檔案，但照片檔案收集制度并不健全。檔案室只是接受學院辦公室轉來的一些照片。照片都集中擺放到普通相冊中存放，沒有對照片檔案進行整理與規范保管。為籌建校史館，幾位老師多次到檔案館查找、篩選照片，效果不佳。檔案室庫存照片數量少，質量不高，同一類事件照片重復太多，且沒有及時加工整理。時間一久，有的照片已損壞，有的照片無法分辨。個別校內人員利用過去工作職務便利把大量學校重大活動、校園風景等照片歸為己有。
　　2.照片檔案整理難度更大，標示殘缺或無標示。
　　在籌建校史陳列館過程中，好不容易找到一張反映學校某個特定歷史時期的辦學或上級領導視察指導的珍貴照片，由于年代久遠，我們后人無法辨別照片中的場景與人物，就像考古一樣，確定照片拍攝的年代都成了難題，到最后只好忍痛割愛。各部門移交給檔案室的照片沒有按順序整理歸檔，檔案室工作人員又不清楚照片的相關信息，沒有及時整理，使目前整理工作難度過大，難于整理，久而久之，館藏照片無標識或標識不全。
　　三、做好高校照片檔案工作的設想
　　1.建立規章制度。
　　按照國家《檔案法》、《照片檔案管理規范》、《電子文件歸檔與管理規范》等有關規定，制定切實可行的學校照片檔案管理制度，明確歸檔范圍、歸檔時間及歸檔照片質量要求等。
　　2.普及檔案知識。
　　要在全校范圍內普及宣傳照片檔案知識、照片檔案價值，提高全校師生員工的照片檔案意識和檔案法制觀念。
　　3.主動收集歸檔。
　　檔案工作人員要善于抓住學校重大事件、重點部門與院系主動上門收集，并隨時關注校園網上的各部門各教研室的新聞。一般在校園網上發布新聞報道都配有圖片，可以直接從網上下載保存。
　　4.準確鑒定。
　　紙質照片歸檔的原則必須少而精，選擇能反映學校發展的典型照片歸檔，如反映學校教育教學活動、科研成果與管理創新的照片、上級領導視察、學校重大事件照片、學校校園風光、歷屆畢業生合影、典型校友照片等，每次事件主題照片選擇1—3張有代表性的照片歸檔即可，特別重大活動照片最多也不超過4張。數碼照片相對占用物理空間小，方便收集、儲存，數量和范圍可略多于紙質照片。
　　5.及時整理。
　　照片檔案整理應遵循有利于保管、便于提供利用的原則，及時整理歸檔。認真填寫照片說明六要素：題名、照片號、底片號、參見號、時間、攝影者。主題文字說明編寫要簡潔明了，每一次事件有總說明，每一張照片再配分說明，重大事件照片中關鍵人物必須標示姓名、職務、照片中所處位置。
　　6.添置必要的存放設備。
　　由于照片檔案的制成材料是銀鹽和磁性介質，在保管的時候一旦損壞或發霉都是不可彌補，因此在保管的時候對庫房的環境、設備有著非常高的要求，必要的話盡可能使用質量優良的檔案裝具，磁性的要使用防磁柜。
　　7.定期檢查，及時備份。
　　每隔1—2年應對照片底片進行一次檢查，若發現問題應及時采取補救措施。如數碼照片刻錄在光盤上磁性很難長期保存，須在5年內對其進行轉錄，為防電腦中毒或系統崩潰，而導致數據丟失，所有的照片都必須刻錄到光盤等備份三份，并異地保存。
　　8.建立照片檔案信息庫。
　　利用網絡資源將所有整理好的信息庫照片上傳到學校網絡平臺，以電子文件的形式在學校網上傳閱，實現照片檔案的資源共享，也方便師生隨時隨地進行瀏覽。
　　綜上所述，高校照片檔案是高校檔案的重要內容，做好高校照片檔案的收集、保管工作是整個照片檔案管理工作的前提和基礎；積極主動地開展照片檔案利用工作是照片檔案管理的目的和根本。當前高校照片檔案工作在這兩方面都應加強和完善，規范管理，從而有效地推動高校照片檔案工作沿著正確、健康的方向發展，使之在高校教育教學、科研活動和各項管理工作中發揮更大的作用，充分體現照片的珍貴和檔案本身所具有的歷史價值。
　　
　　參考文獻：
　　［1］陸建香，呂炎.淺談高校照片檔案工作現狀與策略［J］.學校檔案，2006，（2）：45-46.
　　［2］資蕙.高校照片檔案服務工作的現狀、問題與對策.蘭臺世界，2009，（2），（下半月）.
　　［3］周永久，陳文慶.淺談高校照片檔案的收集、保管與利用［J］.學校檔案，2005，（2）：47-48.