談獨立學院教學秘書如何更好地發揮高校管理中的職能

　　 摘要：獨立學院作為民辦高等教育的重要組成部分，為中國高等教育的發展做出了巨大貢獻。根據獨立學院自身特點，如一律采用民辦機制、實行新的辦學模式、實行新的管理體制等，教學秘書在高校管理中的職能與其他高校有所區別，許多做法尚在摸索之中。筆者結合自身擔任教學秘書的經歷，談談如何更好地發揮獨立學院教學秘書在高校管理中的職能。
　　 關鍵詞：獨立學院；教學秘書；高校管理；職能
　　 一、獨立學院教學秘書的工作性質
　　 教學秘書是高校教學管理人員中最為基層的崗位，是教學管理工作的執行者和教育教學活動的組織者，也是學校教學管理機構（教務處、教科部、教務辦）、教師和學生之間的紐帶。教學秘書的任務就是從雜亂無章的高校管理工作中找出其條理性和邏輯性，承擔最基層、最具體、最活躍的管理工作。
　　 近年來，獨立學院面臨競爭激烈、生源減少等問題，為節省教育經費支出，精減部門人員，造成教學秘書事務多、崗位少的尷尬局面。再加上獨立學院內部體制機制等原因，政策穩定性差，造成教學秘書工作阻力大，主要體現在事項的處理方式隨人員變動、學年變化而變化；事情大，權力小，事情件件要請示；歷史工作、檔案材料積累不夠，隨人員調動丟失等。因此，獨立學院教學秘書在高校管理中的工作性質具有其自身的特點。
　　 1．政策性。普通高等學校的教育教學管理與國家的高等教育政策緊密相連，獨立學院教學秘書作為普通高等學校的教育教學管理人員之一，與其他高校一樣，無論是在貫徹領導工作意圖時還是在處理日常的教學管理事務中，都要嚴格執行國家及學校的相關政策與規定。
　　 2．服務性。教學秘書是教學管理中最基層的服務性崗位。獨立學院教學秘書主要服務于以下幾個方面：學院、分院和部門領導、分院所有任課教師及所有學生。教學秘書的服務面廣又要求為領導的工作決策、教師的教學活動、學生的學習創造條件，解決各方的困難和問題，提供的服務既要有工作效率又要有工作質量。
　　 3．輔助性。獨立學院教學秘書的輔助性特點尤其突出。由于事務分工不夠明確，一些分院內系秘的崗位形同虛設，教學秘書承擔了系秘的絕大多數工作。教學秘書作為行政人員，工作時間內、工作時間外都能隨叫隨到，這使教學秘書承擔起行政秘書、系秘三重角色，是分院領導的有力助手。分院領導的工作千頭萬緒，一般都是教學、行政雙肩挑，因此不可能事事周全，需要教學秘書從旁協助、提醒。
　　 4．參謀性。教學秘書的工作具有很強的參謀性，主要體現在以下三個方面：第一，熟悉并熟練掌握與教學教務管理相關的各項政策和要求。在獨立學院，教學秘書特別要適應各種新的政策導向，隨時因為政策的變化而靈活處理各項具體事務；第二，熟悉教學資源的實際配置。在實際工作中能夠有效、迅速、合理地進行資源配置。第三，熟悉教學人員的脾氣、秉性，在處理各項實際事務或矛盾中能夠游刃有余。
　　 5．綜合性。教學秘書的工作具有高度的綜合性。獨立學院教學秘書的工作涉及學院和分院的全部教學教務工作，在協助領導管理學院及分院教學教務的同時，又要處理教學教務各方面的具體事務。
　　 二、如何更好地發揮獨立學院教學秘書的職能
　　 獨立學院教學秘書的管理工作涉及范圍大、層面廣，溝通的縱向和橫向部門多，同時，由于體制、制度結構不健全等客觀原因，造成工作任務重，事件處理隨意性突出的問題，對教學秘書的工作提出了更高要求。獨立學院教學秘書在高校管理中的職能大體分為教學管理、檔案管理、協調組織三個方面。
　　 獨立學院要更好地發揮教學秘書的職能，不僅要提高教學秘書的整體素質，建立一支專業性較強的教學秘書隊伍，運用內在激勵，著力培養教學秘書，還要為教學秘書提供政策上的支持和幫助，盡量創造條件滿足教學秘書的基本需要。
　　 1． 加強教學秘書各項素質的提高。獨立學院教學秘書要更好地發揮其教學管理、檔案管理、協調組織等職能，必須加強綜合素質的提高。首先，在思想上要培養較高的政治覺悟，較強的責任感和良好的職業道德，樹立服務、協調、管理、改革的思想和不計名利得失的獻身精神。在工作中以禮待人、以身作則，為教師提供熱情服務，為青年學生樹立榜樣。教學秘書的職業道德具有特殊、具體的要求，做事要講究責任性、原則性、準確性和工作效率，對人要講究周到性、合作性、客觀性和謹慎性。其次，要培養良好的心理素質，提高教學秘書的心理調試能力和溝通協調能力。由于教學秘書的工作繁雜，同一時間段經常要處理多項事務，面對的工作對象多，事情頭緒多、任務重。在這種情況下，有時還會遇到各種誤會、不理解、不配合，工作時難免出現情緒波動，所以教學秘書只有提高自己的心理素質，抱著良好的心態、熱情開朗的心情主動與教師、學生、其他部門交往溝通，才能為自己和他人創造良好的氛圍，在良好的心境下工作。
　　 2． 教學秘書應加強學習，努力成為研究型的專業實踐人才。獨立學院的發展現狀特別需要教學秘書研究教學管理，創新實踐，使教育管理更加有序、規范，這使教學秘書隊伍需要兼具教育教學管理者和教育教學研究者的雙重身份。教學秘書作為教育管理者，群體中鮮有教育管理專業背景，教育管理理論知識欠缺。教學秘書應主動利用課余時間加強學習，結合教育管理實踐不斷總結，提高教育管理水平。其次，教學秘書要不斷學習運用計算機軟件和網絡信息技術進行教學教務管理，改進工作方式、提高工作效率。第三，教學秘書有復合型的知識結構，學習教育學、心理學、公共關系學、領導科學、法律、公關、文學藝術等知識，向老一輩的教育教學管理人員取經，才能使溝通協調更加順暢，管理工作更加順利。
　　 3． 獨立學院要為教學秘書開展工作創造條件，提供好的職業發展平臺。獨立學院應完善各項體制機制，提高政策穩定性，做到按章辦事而不是按人辦事，同時應制定教學管理崗位的崗位職責，明確教學秘書的崗位分工，減輕教學秘書多余的負擔。教學秘書在教育教學管理工作中扮演著任勞任怨、“俯首甘為孺子牛”的角色，但是教學秘書沒有黨政機關秘書的地位和身份，也不像任課教師那樣工作具有主動性和自主性，進修鍛煉的機會極少，因此，學院應考慮教學秘書的職業發展方向，盡量滿足教學秘書群體的基本需要。要提高教學秘書工作能力最直接的方式就是提供崗位培訓和進修深造的機會，組織教育教學管理人員學習現代管理學理論和技能，計算機、網絡等現代化技術；組織聆聽同行專家的講座，互幫互學，為改進工作向學院有關部門提供合理化建議，激發工作責任感和創造力；采取內在激勵的方式，提倡針對實際問題開展理論和實踐研究，鼓勵教學秘書撰寫學術論文，對優秀教學秘書的工作給予榮譽和獎勵，特別是在職務職稱晉升上給予一定的支持，為教學秘書提供一個良好的職業發展平臺。這對穩定獨立學院教學秘書隊伍，提高教學秘書的專業化職能，改進教學秘書的工作質量都會起到有效的促進作用。
　　
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　　 （作者簡介：魏晶晶，女，浙江理工大學碩士，溫州大學城市學院，研究實習員，研究方向教育管理。）