提高醫(yī)院檔案管理水平的具體方法

摘 要：隨著醫(yī)療體制改革的不斷深入，為廣大人民群眾提供更加完善的醫(yī)療服務成為醫(yī)療行業(yè)孜孜追求的目標，各大醫(yī)院的管理水平也顯著提高。然而，仍有部分醫(yī)院的檔案管理較為混亂，為醫(yī)療工作的正常開展造成了不必要的麻煩，也成為制約醫(yī)院提高自身管理水平與服務水平的障礙。本文分析了當前部分醫(yī)院在檔案管理中存在的問題，并提出相應的解決措施，希望對廣大醫(yī)院管理者有所幫助。

關鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 問題與對策

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2012）12（b）-0219-01

檔案，是指個人或團體在社會實踐中形成的確定、清晰具有紀錄功能的固化信息。醫(yī)院檔案是借鑒和研究醫(yī)院歷史的重要資料，對醫(yī)院的學術進步、技術研究具有重要的參考價值，是推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要基礎。加強醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的現(xiàn)代化建設與科學決策具有十分重要的意義。相關管理人員只有不斷提高自身管理水平，及時發(fā)現(xiàn)并排除在醫(yī)院檔案管理中存在的問題，才能促進醫(yī)院管理水平的提高。

1 當前醫(yī)院檔案管理中存在的問題

1.1 檔案管理部門不健全

醫(yī)院檔案管理制度不健全，管理職能不清晰，是很多醫(yī)院在檔案管理中存在的問題。通常，醫(yī)院檔案一般由行政辦公室下屬的綜合檔案室管理，而由于醫(yī)療行業(yè)檔案管理的特殊性和部分醫(yī)院的歷史原因，很多醫(yī)院的綜合檔案室通常只管理會計檔案、科技檔案、文書檔案和部分音像檔案與實物檔案，而醫(yī)院的病理切片檔案、X光膠片檔案等常常由各個業(yè)務部門自行管理，形成了一家醫(yī)院多個部門管理檔案的情況。還有很多醫(yī)院檔案管理人員業(yè)務水平不高，學習專業(yè)并非醫(yī)院檔案管理，對醫(yī)院檔案不夠了解，認為醫(yī)院檔案沒必要過于較真，使得很多重要檔案流失。在醫(yī)院的日常管理中，很多醫(yī)院都按相關要求建立了比較健全的醫(yī)院管理制度與各個工作人員的權責，而對于檔案管理則沒有制定相應的管理制度與考核措施，很多醫(yī)院的管理考核對象都沒有將檔案管理納入其中。

1.2 檔案管理人員素質偏低

很多醫(yī)院檔案的管理人員文化程度、理論水平與專業(yè)素質都參差不齊，和實際工作的要求差距很大。醫(yī)療檔案管理專業(yè)出身的人較少，醫(yī)院檔案管理知識缺乏，與時代的發(fā)展相脫節(jié)，對先進的科學技術沒有充分的適應，高級檔案管理人才少，諸多情況對新形勢下的醫(yī)院檔案管理造成了不小的阻礙。隨著信息技術與醫(yī)療衛(wèi)生水平的不斷進步和提高，醫(yī)院檔案管理的信息量也不斷增大，內(nèi)容更加多樣，檔案載體也漸漸增多，對專業(yè)檔案管理人員提出了更高的素質要求。此外，很多醫(yī)院在人才培養(yǎng)的過程中，只注重對職工的醫(yī)療技術水平的培養(yǎng)，忽視了對檔案管理人員的管理水平的教育，沒有將檔案管理納入培訓內(nèi)容，使得很多檔案管理人員的技能水平還停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上，在實際工作中更多的坐等待收，對于發(fā)生的新情況，產(chǎn)生的新問題無法提出合理的對策，缺乏創(chuàng)新能力。

1.3 對醫(yī)院檔案的定義模糊

很多醫(yī)院對檔案管理的內(nèi)容都沒有進行科學的界定，對管理人員的管理范圍沒有合理的定義。隨著科學技術的不斷進步，醫(yī)院檔案的內(nèi)容不斷增多，在醫(yī)院，傳統(tǒng)的檔案如照片、病例、文書、人事等檔案發(fā)展到病理切片、膠片、科研等檔案形式，還有各種醫(yī)療設備的檢修與實物、印模、磁盤檔案等。由于對檔案管理的范圍與內(nèi)容沒有進行明確的界定，很多醫(yī)院檔案管理人員在管理時往往依據(jù)自身對其的理解與經(jīng)驗來管理，導致很多應當被納入管理范圍的檔案被遺漏。

1.4 醫(yī)患關系的變化

醫(yī)院與患者之間關系的微妙，使得醫(yī)院的檔案管理受到了更多的重視。首先，醫(yī)療費用的增多使得看病難，看病貴等現(xiàn)象十分嚴重，很多人都對醫(yī)院有戒心，如果花了大量的錢卻沒有看好病，就將責任推給醫(yī)院，要求醫(yī)院賠償，在此過程中，醫(yī)院檔案常常成為雙方爭執(zhí)的焦點。完善醫(yī)院的檔案管理，提高醫(yī)院檔案病案的書寫準確性，成為檔案管理人員必須面臨的問題。

2 提高醫(yī)院檔案管理水平的措施

2.1 完善醫(yī)療檔案管理制度

首先，醫(yī)院領導應當充分認識到醫(yī)院檔案管理工作的重要意義，為醫(yī)院的檔案管理提供足夠的財力、物力與人力支持，認識到將醫(yī)院檔案資料進行有序歸類編號保存的重要性。建立完善的醫(yī)院檔案管理制度，減少醫(yī)院檔案管理的模糊性與隨意性，保證醫(yī)院檔案管理工作的有序進行。其次，各科室的檔案管理人員要將日常資料及時整理，將檔案管理貫穿到醫(yī)院管理當中。第三，進行科學的檔案管理部門設置，醫(yī)院應建立綜合的檔案管理部門，并派專職廣利人員成立檔案管理小組與監(jiān)督小組，對全院的檔案進行收集、歸檔、利用，對醫(yī)院的檔案管理進行科學的指導與監(jiān)督。同時，還應建立規(guī)范化的檔案庫，對于性質較為特殊的檔案，如病案、設備檔案和人事檔案等，應建立專門的管理室，派專人進行管理，并向醫(yī)院綜合檔案管理室定期提交相關檔案。

2.2 加強對檔案管理人員的素質培訓

醫(yī)院檔案管理人員的管理水平直接影響到了醫(yī)院檔案的管理質量。醫(yī)院應將檔案管理人員的培養(yǎng)納入到醫(yī)院的人才培養(yǎng)計劃中，對檔案管理人員進行知識更新、專業(yè)培訓，提高其業(yè)務水平，還應制定更為嚴格的檔案管理人員任用制度，注重引進醫(yī)院檔案管理專業(yè)的人才，并對其進行崗前培訓，建立高素質的醫(yī)院檔案管理團隊，使管理人員在檔案管理時能夠做到不散、不亂、不壞、不丟，檔案管理人員在工作之余還應加強自身理論學習，提高自己在檔案管理方面的修養(yǎng)，充分認識到檔案管理工作的價值，增強自己的責任心與法制意識，不斷提高自己的職業(yè)道德修養(yǎng)，推動醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高。

2.3 提高信息化管理水平

隨著醫(yī)院檔案資料的不斷增多，傳統(tǒng)的保存方式對于幾萬份的各種資料更加難以管理，占據(jù)了很大的庫存，隨著科技的不斷進步，檔案管理的模式也更加信息化與現(xiàn)代化。新形勢下的醫(yī)院檔案管理人員，必須掌握足夠的計算機知識，能夠熟練的建立各類數(shù)據(jù)的檔案庫，增強使用計算機采集、錄入、檢索數(shù)據(jù)的工作能力，有效的提高工作效率，推動無紙化辦公的發(fā)展。

2.4 健全考核制度

醫(yī)院檔案的管理是一個長期性的工作，除了各個工作人員要把好關外，還應建立嚴格的考核制度，并將其納入到科室管理目標之中，將檔案管理與科室的業(yè)績獎懲相掛鉤，明確科室成員對檔案管理的責任，提高科室管理人員的材料收集、管理認識，促進醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化。

3 結語

綜上所述，醫(yī)院檔案的管理工作是一項長期復雜的工程，對醫(yī)院日常工作的開展具有十分重要的意義，通過多渠道、深層次的檔案管理來提高醫(yī)院檔案的使用價值，對醫(yī)院服務水平的提高具有顯著的作用，相關管理人員只有增強自己的職業(yè)道德意識，提高自己的管理水平，及時發(fā)現(xiàn)和解決在管理中出現(xiàn)的問題，才能使醫(yī)院檔案的管理水平不斷提高，更好的服務于廣大群眾。

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