高職院校教學秘書工作探析

摘 要： 教學工作是高職院校工作的重中之重，教學管理的水平和質量直接影響到教學工作，教學秘書雖然處于學校教學管理的最底層，但實際上是學校教學運行管理工作的重要組成部分，在教學管理過程中發揮著至關重要的作用。準確把握教學秘書工作的職責、特點，不斷改善教學秘書的工作現狀，才能從根本上提高高職院校教學管理水平和質量。

關鍵詞： 高職院校教學秘書 工作職責 工作特點 工作現狀 改革措施

近些年來，隨著我國高等職業教育的不斷發展，高職院校為社會培養了一批又一批優秀人才。在此過程中，教學管理工作者做出了不可磨滅的貢獻。教學秘書在高職院校教學運行管理工作中起到中心和樞紐作用，是教學管理信息上傳下達的橋梁，也是部門之間、教師之間、師生之間相互聯系的紐帶。此外，教學秘書還承擔著協調各種工作關系和人際關系的職責。教學秘書工作是一項對綜合素質、業務能力、協調能力有較高要求，責任重大、任務繁重的復雜管理工作。因此，對高職院校教學秘書工作的研究有著非常重要的意義。

一、高職院校教學秘書的工作職責

1.承擔日常教學管理工作。

從崗位職責上看，教學秘書的日常教學管理工作包括：教學任務安排；編排課程表；教師調、停課；為教師、班級選課、組織安排各種考試如補考、期考、英語計算機等級考試及考試試卷的收集與印刷：教師課酬統計上報：教師課堂教學質量評估；教師科研申報與統計、教學評估；教學會議記錄；期中教學檢查；評教評學的情況統計與反饋，上情下達、下情上報，教學情況通報；教務管理系統；學生學籍、成績管理，如學生名冊、編排新生學號、電子注冊；教材征訂，學生成績錄入；學生實驗報告、畢業論文整理、歸檔，學生學籍異動情況等。

2.負責教學信息管理工作。

教學秘書處于教學與管理的中間位置，比較有利于收集和整理各類教學信息，教學秘書對收集到的各類信息，必須進行整理、歸納，及時向主管領導反映，使主管領導能及時、全面地了解整個教學狀況，乃至專業與學科發展的趨勢，以便及時進行處理，保證教學工作正常、高效進行。同時，教學秘書還要負責教學文件管理，包括系部各專業的教學計劃、授課計劃、教學大綱、教師工作量、評教評學總結、考試試卷、教學科研成果等信息管理。另外還要負責教師檔案管理，包括教學任務書、教學計劃、教學進度表、教學日志、教學總結等教師個人信息管理。

3.溝通上下級、協調各職能部門。

教學秘書應該準確地領會學校教務處等教學管理部門的各項規定及相關精神或決定要求，并以最短的時間傳達到院系領導、教師及學生那里，以確保各項教學活動有序開展。此外，教學秘書還要負責收集院系師生意見，及時地反映給學校相關負責部門，以便學校相關部門采取相應措施進行改善，解決存在的問題。教學秘書的有效溝通與協調，是保障教學工作順利進行的基礎。

4.給領導做好助手參謀。

主管領導在教學工作中起著決策的作用，但不可能每一項工作都親力親為，也不可能事事都考慮得全面。因此，大量的教學日常工作是在領導的決策后，由教學秘書去組織、協調和落實的。教學秘書不但要及時把領導的決策向下傳遞，而且要將日常管理工作中存在的問題和情況反映給院（系）領導，主動向上級部門和領導報告教學動態，更要把學生以及教學一線的教職員工的意愿反饋給領導，使領導全面了解教學情況，為主管領導在以后進行科學決策時提供具有參考意義的信息和建議，起到參謀的作用。

二、高職院校教學秘書的工作特點

1.服務性。

教學管理是為教學服務、為廣大師生服務的，教學秘書作為一個服務崗位，扮演著“服務領導、服務教師、服務學生”的角色，這勢必要求教學秘書加強與任課教師、學生間的交流溝通，主動為他們著想，及時向主管領導反饋教學信息，樹立自覺服務的意識，真正將服務落實到各項教學管理工作中，為日常教學活動正常運作做好準備，確保日常教學活動的順利開展。教學秘書還應按照教學規律的要求和學院教學資源的現狀，把教學活動中的各種可利用資源盡可能以最優方案組合起來，為提高教學質量發揮最大的效用。并充分利用學校的現有教學資源，合理安排師生的教學活動并為他們提供便利的條件，充分調動廣大師生的主動性和積極性，這樣就能達到服務的目的。

2.輔助性。

教學秘書處于輔助的地位，作為領導的助手，必須嚴格地按照領導的要求來辦事，不能自行其是，但也不能過于被動。應隨時主動了解本校及本院的相關動向，根據教學規律制訂好各項工作計劃，這樣才能充分發揮助手、智囊的作用。教學秘書隸屬于教務處且直屬于分院領導，工作中要把學校教學管理部門的通知、意見等及時向分院領導匯報并準確轉達給相關的教師、學生群體，所以要合理安排時間，在繁雜的教學管理中把事件分為急、重、緩、輕的順序來落實領導的工作方案。并且在工作中思路要清晰，資料要保存齊全，為領導處理事件提供依據，便于領導作出決策。教學秘書在工作中要到位但不能越位，給領導的決策提供信息依據和建議，做好領導的協助者。

3.繁雜性。

高職院校系部的教學秘書是最基層的教學管理者，承擔大量繁雜的教學、教務管理工作。由于教學秘書同時隸屬于兩個管理部門，在工作性質上教學秘書歸教務處各職能部門直接管理，在人事關系上教學秘書隸屬于二級教學主管部門。教學秘書除了承擔教務處下發的各項常規教學管理工作外，還要承擔本院系辦公室的日常行政性工作、各級領導安排的工作及部分學生工作、外勤工作，名目繁多，臨時性及突發性的事情也多。教學秘書的工作內容幾乎涉及高職院校教學管理工作的各個方面。許多工作都牽涉到具體的人和事，涉及教師和學生的切身利益，工作起來更顯繁雜。

三、高職院校教學秘書的工作現狀

1.不受重視。

高職院校中重教學、輕管理的現象還比較普遍。雖然教學秘書在院校的教學管理中有著不可替代的重要作用，但相對教學工作來說還是輔助性的工作，既不被一般人看重，又得不到領導的重視。比如學校在招聘教學秘書的時候，在學歷、經驗和專業背景等方面要求比較低。這就讓人產生一種錯覺，那就是這個崗位好像什么人都可以干，技術含量不高。教學秘書在教學管理中的定位和重要性并沒有被普遍認可，從思想認識領域就缺乏對教學秘書工作業績的肯定。在高職院校中，不少管理者無視教學秘書的個人成長需求，單純地認為教學秘書只要能把現有的工作做好就行了。因此，教學秘書少有接受繼續教育的機會。教學秘書在考核、職稱評定、學習培訓、工資待遇等方面比同學歷的教師機會要少得多，教學秘書隊伍建設尚不能引起領導的足夠重視。

2.工作壓力大。

隨著高職院校專業的增加和學生、教師人數的逐漸增多，各類教學管理工作逐漸復雜，變得繁重。同時，盡管許多高校人員急劇膨脹，但是教學秘書的配備基本保持原狀。長期以來，教學秘書都是一人身兼數職，教學秘書的超負荷工作狀態成了高校教學管理中的一種常態。教學秘書除了處理教學類事物外，大多數還同時從事科研和其他行政工作。高強度工作在引發身體勞累的同時，極易導致心理不適。教學秘書工作幾乎涵蓋學校教學的方方面面，范圍廣、項目多、內容雜，而實際上教學秘書通常是有責無權，扮演的角色是教學院長和教務處領導指令的執行者和教學管理突發事件的“救火隊員”，一旦出現教學管理事故，就首當其沖成為被問責的人。有時協助領導處理一些關系，也會讓教學秘書夾在領導和師生之間，兩頭受氣不好做人，增加精神壓力。

3.發展空間受限。

高職院校普遍重視教學科研人員的職業發展，教學秘書卻很難獲得進修深造、出訪考察、業務培訓的機會，自我效能感得不到滿足的同時倍感前途渺茫，與高校其他人員的差距人為地越拉越大。按照現行教學管理體制，教學秘書還應承擔一定的教學研究任務。但是日常管理中大量重復性的勞動，嚴重地擠壓教學秘書的工作時間，也限制他們創造性的思維，嚴重地阻礙他們的發展。另外，教學秘書的付出與回報往往不成正比。教學秘書的待遇普遍偏低，他們每天埋頭于繁雜的事務，業績難以量化，往往得不到認可和重視，從而造成與教學科研人員橫向比較中的收入差距。教學秘書在職稱和職務晉升上存在劣勢：教師系列工作量不夠，科研成果不足，管理系列表現機會少，政績不突出，晉升之路遙遙無期，上升空間處處受阻，從而造成工作任務重與價值體現輕之間的強烈反差。

四、改善高職院校教學秘書工作現狀的措施

1.充分認識教學秘書工作的重要性，給予人文關懷。

教學秘書是戰斗在基層一線的教學管理人員，溝通聯系著教務處、院系、教師和廣大學生，其業務水平和綜合素養，直接關系到教學工作的正常運轉和教學質量的穩步提高。因此，要充分認識教學秘書工作的重要性，重視教學秘書的選拔和培養，肯定教學秘書的作用和業績，提高教學秘書的地位和待遇。對教學秘書給予人文關懷，使他們的人性得到完善發展，肯定成績，包容失誤，給予權力，增強教學秘書的歸屬感、自豪感和使命感，凸顯其學校事務中的主人翁地位，使其切身感受到個人成長與學校發展的和諧統一，在為高校教學管理做貢獻的過程中實現自我價值。

2.重視教學秘書隊伍建設，緩解工作壓力。

高職院校對教學秘書不但要使用，而且要培養，更要將教學秘書的培訓、深造、交流等納入師資培養計劃。通過理論學習、專題輔導、進修深造等形式，使教學秘書們系統掌握先進的教學管理方法和手段，切實提高職業素養。通過觀摩學習、研討交流、出訪考察等形式，讓教學秘書們互相交流工作經驗，開闊視野、啟發思維、揚長避短，結合自身院系實際探索出優化的教學管理模式。此外，高職院校還應采取相應措施，鼓勵教學秘書積極參與各級教改教研項目，如設立一些教學管理方面的課題項目，讓教學秘書有機會申報一些科研課題，并通過課題研究來提升自身的理論水平，以理論研究推動教學管理工作更上新臺階。

高職院校還應合理更新教學秘書隊伍，建立人才隊伍合理流動機制，未雨綢繆，及時補充新生力量。根據院系的工作量調整給教學秘書隊伍增加新生力量，緩解教學秘書的工作壓力。教學秘書，其工作性質應定位于既是教學工作管理者，又是服務者，而管理從本質上講也是服務。教學秘書的工作是為領導、教師和學生服務的，一個教學秘書需要服務于幾十位教師、上百個學生，工作量之大可想而知。因此，教學秘書工作需要領導的支持，輔導員的協助，教師和學生們的配合，否則教學活動無法正常開展。

3.建立激勵機制，拓展教學秘書職業發展渠道。

高職院校首先應改變觀念，對教學秘書的工作進行科學有效的考核評估，在評優評獎、薪酬待遇、職位晉升等方面為教學秘書提供相應的機會，實現工作付出與工作回報的合理平衡。學校可以每年或每兩年搞一次教學秘書的評獎評優活動，比如開展“教學管理先進個人”、“管理育人先進個人”、“教學管理服務之星”等評選活動，這些活動采取精神獎勵和物質獎勵相結合的形式，激發教學秘書的工作積極性和信心。其次，學校在教學秘書職稱評審時要有適當的政策傾斜。因為教學秘書工作比較繁雜，整天疲于應付，沒有多少時間和精力用于科研，所以在職稱評定時可考慮一些相應的政策傾斜。再次，給教學秘書提供轉崗或晉升機會，對于有碩士學位有教學職稱的教學秘書可以為其提供轉教學崗位的機會。總之，讓每一位教學秘書都感到有良好的發展前途，才有助于教學秘書隊伍的建設和可持續發展，從而促進高職院校教學管理工作水平和質量的提高。

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