好會議提高效率，壞會議毀掉團隊

管理者們普遍有這樣的共識：為使團隊成員人盡其才，以任務為核心的互動和合作是必不可少的。然而，會議如何影響組織績效？哪些溝通或行為有助于提升會議效率？哪些行為會導致低效率的會議？最新研究發現，如果會議緊緊圍繞著中心議題和解決方案，而不是充斥著使人士氣低落的抱怨，那么它很可能是成功的。

判斷會議有效性有三個主要標準。第一，根據問卷數據來測量團隊成員對會議的滿意度；第二，會議之后的團隊目標績效。例如，在一個制造業工廠，研究者用特定時間框架下預期團隊效率與實際團隊效率之間的差額來表示團隊效率；第三，在不同的時間間隔——會議剛剛結束時，一年之后，兩年半之后——團隊所在公司的CEO如何評價公司在創新、內部流程合理化、員工流失率、新產品供應數目和市場份額等方面的進步。

總體來說，當團隊會議的討論以問題為中心，特別是當成員們把他們面臨的問題定義為中心議題，提供關于中心議題的若干不同視角，用潛在解決方案架構他們的擔憂時，團隊更容易成功，企業也更加有效率。當團隊成員進行前瞻性的溝通時，團隊溝通的有效性也會更高。前瞻性溝通，意味著面臨可能發生的變化時，團隊成員愿意主動表達他們承擔責任的興趣。當會議主持者或管理者能夠控制會議不跑題時，會議效果也會更好。

與此相反，非結構化的會議對團隊成員滿意度、團隊效率、組織績效都會產生消極的影響。最具有破壞性的是批評、報怨等這類“障礙型溝通行為”。將責任推卸給他人，浪費寶貴的會議時間能導致“報怨的循環”，產生報怨的多米諾骨牌效應。在會議上，員工可以詳細討論工作的某些負面影響，如果員工不能在抱怨上懸崖勒馬，或者不能關注特定議題，那么會議可真是一個毀掉團隊士氣的獨一無二的機會。

有意思的是，“障礙型溝通行為”對團隊會議成功的負面影響遠大于“功能型溝通行為”的正面影響。即，起反作用的陳述與團隊會議成功之間的負相關關系，遠遠強于積極陳述與團隊會議成功之間的正相關關系。換句話說，避免糟糕的會議，比多開有效的會議更重要。因此，研究者建議管理者就會議流程與他們的員工多多溝通。哪怕管理者使用郵件或問卷來溝通，也最好不要使用可能帶來“障礙型溝通行為”的團隊會議。

記住，這樣的會議最有效——溝通以特定議題為中心，成員以采取行動為己任，進而有效完成目標，增強組織績效。

（摘自《管理學家》2012年第7期）