高職院校教學秘書工作的幾點探討

摘 要：本文主要從高職院校教務管理工作的角度出發(fā)，闡述了教務管理工作在高職院校中的重要地位，并分析了當前高職院校中教務管理人員存在的問題和對策。

關鍵詞：高職院校；教學秘書；管理；探討

高職院校的教學管理工作貫穿著整個日常教學，地位十分重要。我校的教學活動多，教學信息量大，教學管理工作內容繁雜，教學管理工作的地位就更為重要。作為教學管理中的一員，教學秘書的工作要求需要不斷地進行提高。筆者在高職院校二級學院從事教務管理工作已有近五個年頭，在此僅以自身的工作為基礎來探討教學秘書的工作內容，以求不斷改進教學管理的新方法。

一、教學秘書的主要工作

1.教學信息的溝通員。學校每次教學例會中，教學秘書起著承上啟下的作用。學校教學管理的制度、計劃、任務，除了由教務處召開教學例會下達各學院教學副院長之外，其實更多的實質性工作一般由教務處直接聯(lián)系學院教學秘書來完成任務。

2.任課教師和學生的供給服務員。給教師和學生提供服務是教學秘書工作的重要組成部分。如下發(fā)教學培訓用的記錄表格、任課教師教材、處理教師的調代課、統(tǒng)計教師的工作量、學生日常的曠缺課情況、大學英語等級和計算機等級的成績和證書、學籍處理等情況，以便輔導員和班主任可以及時跟蹤有問題的學生。

3.部門與學院之間的溝通員。教務的工作涉及到多方面許多部門，像學生檔案學籍卡與校辦有關，學生曠缺課處分與學生處有關，學生教材代辦費與計財處有關。所以這些也成了教學秘書需要完成的任務。

二、教學秘書的“三大性”

1.服務細膩性。作為教學秘書，服務好師生，才能促進教學任務順利開展。如開學第一周提醒首次上課的教師不要遲到，平時考試提示監(jiān)考教師不要缺勤，給休復學、退學的學生辦理各種手續(xù)等。由于通知的內容許多，確保信息傳達無誤，每一項工作都要細膩到位。

2.繁忙瑣碎性。教學秘書的工作非常繁雜，包括教師教學任務安排、學生分班、大學英語和計算機等級考試報名通知、成績登記、學籍管理、畢業(yè)資格審核、證書統(tǒng)計、考證成績登錄、學生題庫的印發(fā)、代管費的結算、教學用書的訂購、教學資料的歸檔等是日常事務性工作。此外，還要完成領導交辦的工作和處理突發(fā)性事件等，這些工作時間性強，責任重，頭緒多，工作量大。

3.全面細致性。以筆者就職的教學秘書工作為例，從時間而言，教學秘書是最早開學卻最晚放假的，甚至暑假還要加班加點。一旦學校出現(xiàn)評估、檢查等項目，教學秘書需要首當其沖地去完成領導布置的事情，比如，數(shù)據(jù)平臺的填寫，臺賬的補給與修正工作，其工作覆蓋了整個教學周期。從服務部門而言，有自己學院以及學校其他職能部門的工作配合，比如，成教培訓工作量、質管辦的數(shù)據(jù)平臺、計財處的代管費等。

三、教學秘書工作中出現(xiàn)的問題

1.對教學秘書工作重要性認識不全面。按照一些傳統(tǒng)觀念，學院教學秘書所做的工作只是后勤輔助的事務工作，不需要高學歷高素質都可以完成。其實教學秘書的工作需要具備許多能力，統(tǒng)計、核算、概率、細致等，人們對這項工作認識上的不足在一定程度上會打擊教學秘書工作的積極性。

2.教學秘書崗位容易產生職業(yè)壓力，不穩(wěn)定性大。由于教務管理工作的工作內容決定了工作性質是連續(xù)且繁瑣的，每年周而復始地進行各項日常教學活動，一般很難有十分顯赫的成就。面對學生、教師，工作量大時難免出現(xiàn)問題，學生成績弄錯，教師課時計算失誤，引起一系列的職業(yè)壓力；再細致的個性，面對大量數(shù)據(jù)的時候，也會出現(xiàn)錯誤，長此以往會使教務工作人員產生厭煩心理。這也就不難解釋為什么教務管理人員不穩(wěn)定的狀況了。

3.教學秘書崗位缺乏必要的激勵機制。教學秘書的工資、津貼及待遇與教師及其他崗位人員相比較低。教學秘書工作負荷大、責任大，稍有疏忽，就造成教學事故。而教學秘書地位待遇卻不高，外出學習機會少，個人發(fā)展空間小。責、權、利的不對等讓教學秘書心理失衡，造成教學秘書隊伍人心不穩(wěn)，同時，也造成教學秘書崗位引力不強。

四、做好教學秘書工作的幾點想法

1.教學秘書自身要提高素質。在平時，教學秘書不能因為工作量大就情緒不高、自我失落，要對自我有個良好的心態(tài)，及時調整或防止產生疲勞、失落、焦慮、迷茫等負面心理。在教學秘書這個工作崗位上，要運用大量的統(tǒng)計工作。所以計算機基礎知識必須要扎實，頭腦要靈活，能舉一反三，工作效率才會提高。

2.學校要合理解決教學秘書的人員配備問題。學校要重視教學秘書這一工作，這樣才能使教學管理工作有條不紊地進行，避免教務人員流動過大，造成一些不必要的教學事故。

3.給予教學秘書一些課外學習機會和培訓認知機會。教學秘書隊伍的建設需要解決的是現(xiàn)有人員素質的培養(yǎng)和提高，這是提高教學管理水平的有效途徑。同時，可以通過在職進修、不定期業(yè)務培訓等方法來提高教學秘書的業(yè)務能力和管理水平。

總之，教學秘書是一支專職從事教育教學管理工作的隊伍，在地方高職院校的教學和教務管理中起著非常重要的作用。教學秘書隊伍健康和科學的建設離不開教學秘書自身的積極努力、相關職能部門及領導的重視和學校相關政策科學的引導。

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