城鄉(xiāng)建設(shè)管理局人事檔案管理中的問題及對策

摘要：目前，我國城鄉(xiāng)建設(shè)管理局人事檔案管理方面存在著諸多的問題，嚴(yán)重影響了其人事管理工作的進(jìn)行。因此，分析人事檔案管理的成因，找出其存在的問題和對策，對改進(jìn)城鄉(xiāng)人事檔案管理工作和更好地發(fā)揮人事檔案的作用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)建設(shè)管理局；人事檔案；問題；對策

[中圖分類號(hào)]：G472.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139(2012)-17-0-01

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，是選拔人才的重要工具。但是，隨著我國政治經(jīng)濟(jì)體制改革不斷的深入， 城鄉(xiāng)建設(shè)管理局的人事檔案出現(xiàn)了許多新情況、新問題，給人事檔案工作帶來了不少新的挑戰(zhàn)。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視程度不高

長期以來，相當(dāng)一部分人員包括很多領(lǐng)導(dǎo)干部對人事檔案的管理工作的認(rèn)識(shí)存在一些錯(cuò)誤，他們認(rèn)為人事檔案管理工作不是單位的主要工作，其主要內(nèi)容就是簡單的抄抄寫寫，保管好一些事簡單的事務(wù)，不會(huì)給單位帶來多大的經(jīng)濟(jì)效益。只要人事檔案管理工作人員能“守好攤”，做到不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。因此，單位沒有制定出有效的先關(guān)規(guī)定，或者是即使有也是有章不循，形同虛設(shè)。從而導(dǎo)致了城鄉(xiāng)建設(shè)管理局的人事檔案管理工作比較的隨意，長期處于無人問津的尷尬狀況。

（二）人事檔案管理制度不夠完善

雖然國家檔案行政主管部門和人事行政主管部門已經(jīng)逐步設(shè)立了人事檔案的管理制度體系，但是有些城鄉(xiāng)建設(shè)管理局仍然還沒有根據(jù)工作的需要制定出合理有效的制度。在檔案的收集、歸檔、保管等方面沒有建立完善的管理制度，即使有些建立起了相關(guān)的管理制度，但是在執(zhí)行力度上仍然不夠或是不規(guī)范。

（三）人事檔案管理人員素質(zhì)低下

隨著我國人事改革制度在全國范圍內(nèi)的不斷推進(jìn)，很多單位內(nèi)部出現(xiàn)了優(yōu)化重組，機(jī)構(gòu)調(diào)整的變動(dòng)，單位實(shí)行人員競聘上崗的制度。這使得原有的人事檔案管理人員有所變動(dòng)，由于大部分新上崗的人事管理人員沒有接受過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，或許即使有，培訓(xùn)的時(shí)間也比較短，從而導(dǎo)致他們沒有太多的專業(yè)知識(shí)和相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，對人事檔案管理工作的要求和重要認(rèn)識(shí)不夠，以及對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。另外，在有些城鄉(xiāng)建設(shè)管理局檔案管理工作人員當(dāng)中，甚至還存在著管理人員是兼職或身兼多職這種情況，這導(dǎo)致了他們對檔案管理的工作精力不足，沒有全身心地投入到工作中去，日常事務(wù)往往只是將材料放入到檔案盒里面，沒有及時(shí)地對檔案進(jìn)行歸檔，嚴(yán)重地影響了人事檔案的管理水平和人事檔案管理工作的有序開展。此外，很多城鄉(xiāng)建設(shè)管理局還存在著基礎(chǔ)設(shè)施不全，軟硬件設(shè)施落后，管理制度落后的問題。

（四）人事檔案管理手段落后，資金投入不足。

由于受到管理人員檔案意識(shí)的淺薄和經(jīng)費(fèi)不足等因素的制約，相當(dāng)一部分城鄉(xiāng)建設(shè)管理局仍然還在沿用傳統(tǒng)的人事檔案管理手段，很少采用較為科學(xué)的計(jì)算機(jī)和相關(guān)的檔案管理軟件。這樣還接近手工的管理方式，在檔案檢索利用上相當(dāng)?shù)牟槐恪Ｅc信息化的管理要求差距甚遠(yuǎn)，實(shí)在難以滿足人事檔案管理信息化的需要

二、針對城鄉(xiāng)建設(shè)管理局人事檔案管理工作問題的對策

（一）加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視

首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要做到足夠重視人事檔案管理的工作，通過單位的各種規(guī)章制度制定出有效的人事管理措施，并加強(qiáng)宣傳工作，達(dá)到上行下效的結(jié)果。其次，要把人事檔案管理工作提上議程，落到實(shí)處，通過設(shè)立人事檔案管理小組，建立健全相關(guān)的人事檔案管理制度和考核標(biāo)準(zhǔn)，定期地對檔案管理工作進(jìn)行抽查和指導(dǎo)培訓(xùn)。針對人事檔案管理中出現(xiàn)的相關(guān)問題，及時(shí)想辦法解決，并吸取教訓(xùn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)城鄉(xiāng)建設(shè)管理局人事檔案管理工作的科學(xué)化和制度化，保證人事管理工作的順利進(jìn)行。

（二）提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

（1）單位方面

為了提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，單位方面一定要加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，要盡可能地選擇政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人擔(dān)任人事檔案管理工作，注重對他們專業(yè)知識(shí)的培養(yǎng)。并且在平常的工作生活中，要給予他們足夠的關(guān)心，充分調(diào)動(dòng)他們工作的積極性和能動(dòng)性。

（2）檔案管理工作人員自身方面

人事檔案管理工作的好壞，很大程度上取決于檔案管理的工作人員。因此，作為檔案管理人員，一定要注重自身專業(yè)素質(zhì)的提高。在平時(shí)的工作生活中，要通過各種方式努力提高自己的專業(yè)水平，熟悉人事檔案管理工作的各種細(xì)節(jié)和基本要求，力爭掌握科學(xué)的管理方法，提高檔案工作的質(zhì)量和效率。管理人員還要踴躍嘗試，積極創(chuàng)新新型的管理模式，使檔案管理工作更給的科學(xué)和適用。

（三）加大人事檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)和人力投入

針對檔案管理中力量薄弱的問題，單位一定要加大資金和人力的投入。在人員方面，單位要對原有的檔案管理人員進(jìn)行能力培訓(xùn)和知識(shí)升級，提升他們的檔案管理的專業(yè)水平和工作能力，掌握新技術(shù)和新知識(shí)，為人事檔案管理工作的較好開展提供保障。在管理設(shè)施落后方面，單位要加大資金投入，加強(qiáng)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，更新人事管理工作中的各種硬件和軟件設(shè)施，為工作人員配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備。另外，要建立起防火，防潮的檔案儲(chǔ)備庫房，以保證檔案的安全存放。還有在檔案調(diào)動(dòng)上也要杜絕手動(dòng)查閱，實(shí)現(xiàn)人事資料電子化和信息化，既提高了辦事效率，也保障了人事資料的安全性。

（四）建立健全相關(guān)檔案管理制度

（1）制度一定要合理、科學(xué)

建立起來的制度一定要科學(xué)合理，并符合單位的人事檔案管理實(shí)際，以滿足人事檔案管理的需要。

（2）制度要簡明適用

以方便實(shí)用、簡單易行、操作性強(qiáng)為目標(biāo)，制定出適合單位人事管理工作的制度，一邊更好地對管理人員的工作起到指導(dǎo)和規(guī)范的作用。

（3）制度的約束要有雙向性

制定出的制度一定要有雙向的約束性，既要能約束員工也要能約束領(lǐng)導(dǎo)。因?yàn)閱挝活I(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響到制度的可行性，因此領(lǐng)導(dǎo)首先必須要以身作則，才能做到上行下效的效果。職工是單位的主要群體，是制度的主要約束者和執(zhí)行者。

（4）制度的執(zhí)行要有嚴(yán)肅性

檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

總之，在城鄉(xiāng)建設(shè)管理局的人事檔案管理中，我們要以辯證的眼光對待人其中存在的問題，用發(fā)展的目光看待前進(jìn)中的困難，在人事檔案管理工作中，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案管理人員素質(zhì)，完善檔案管理制度，創(chuàng)新管理理念，加快檔案管理工作的信息化進(jìn)程，積極對人事檔案進(jìn)行開發(fā)、挖掘和利用。

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