城鄉建設管理局人事檔案管理中的問題及對策

摘要：目前，我國城鄉建設管理局人事檔案管理方面存在著諸多的問題，嚴重影響了其人事管理工作的進行。因此，分析人事檔案管理的成因，找出其存在的問題和對策，對改進城鄉人事檔案管理工作和更好地發揮人事檔案的作用具有重要的現實意義。

關鍵詞：城鄉建設管理局；人事檔案；問題；對策

[中圖分類號]：G472.4 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2012)-17-0-01

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，起著憑證、依據和參考的作用，是選拔人才的重要工具。但是，隨著我國政治經濟體制改革不斷的深入， 城鄉建設管理局的人事檔案出現了許多新情況、新問題，給人事檔案工作帶來了不少新的挑戰。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理工作的重要性認識不足，重視程度不高

長期以來，相當一部分人員包括很多領導干部對人事檔案的管理工作的認識存在一些錯誤，他們認為人事檔案管理工作不是單位的主要工作，其主要內容就是簡單的抄抄寫寫，保管好一些事簡單的事務，不會給單位帶來多大的經濟效益。只要人事檔案管理工作人員能“守好攤”，做到不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就可以了。因此，單位沒有制定出有效的先關規定，或者是即使有也是有章不循，形同虛設。從而導致了城鄉建設管理局的人事檔案管理工作比較的隨意，長期處于無人問津的尷尬狀況。

（二）人事檔案管理制度不夠完善

雖然國家檔案行政主管部門和人事行政主管部門已經逐步設立了人事檔案的管理制度體系，但是有些城鄉建設管理局仍然還沒有根據工作的需要制定出合理有效的制度。在檔案的收集、歸檔、保管等方面沒有建立完善的管理制度，即使有些建立起了相關的管理制度，但是在執行力度上仍然不夠或是不規范。

（三）人事檔案管理人員素質低下

隨著我國人事改革制度在全國范圍內的不斷推進，很多單位內部出現了優化重組，機構調整的變動，單位實行人員競聘上崗的制度。這使得原有的人事檔案管理人員有所變動，由于大部分新上崗的人事管理人員沒有接受過專業的檔案知識培訓，或許即使有，培訓的時間也比較短，從而導致他們沒有太多的專業知識和相關的管理經驗，對人事檔案管理工作的要求和重要認識不夠，以及對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。另外，在有些城鄉建設管理局檔案管理工作人員當中，甚至還存在著管理人員是兼職或身兼多職這種情況，這導致了他們對檔案管理的工作精力不足，沒有全身心地投入到工作中去，日常事務往往只是將材料放入到檔案盒里面，沒有及時地對檔案進行歸檔，嚴重地影響了人事檔案的管理水平和人事檔案管理工作的有序開展。此外，很多城鄉建設管理局還存在著基礎設施不全，軟硬件設施落后，管理制度落后的問題。

（四）人事檔案管理手段落后，資金投入不足。

由于受到管理人員檔案意識的淺薄和經費不足等因素的制約，相當一部分城鄉建設管理局仍然還在沿用傳統的人事檔案管理手段，很少采用較為科學的計算機和相關的檔案管理軟件。這樣還接近手工的管理方式，在檔案檢索利用上相當的不便。與信息化的管理要求差距甚遠，實在難以滿足人事檔案管理信息化的需要

二、針對城鄉建設管理局人事檔案管理工作問題的對策

（一）加強對人事檔案管理工作的重視

首先，單位領導要做到足夠重視人事檔案管理的工作，通過單位的各種規章制度制定出有效的人事管理措施，并加強宣傳工作，達到上行下效的結果。其次，要把人事檔案管理工作提上議程，落到實處，通過設立人事檔案管理小組，建立健全相關的人事檔案管理制度和考核標準，定期地對檔案管理工作進行抽查和指導培訓。針對人事檔案管理中出現的相關問題，及時想辦法解決，并吸取教訓，總結經驗，推進城鄉建設管理局人事檔案管理工作的科學化和制度化，保證人事管理工作的順利進行。

（二）提高人事檔案管理人員的素質

（1）單位方面

為了提高人事檔案管理人員的素質，單位方面一定要加強檔案工作隊伍的建設，要盡可能地選擇政治可靠、作風正派、責任心強的人擔任人事檔案管理工作，注重對他們專業知識的培養。并且在平常的工作生活中，要給予他們足夠的關心，充分調動他們工作的積極性和能動性。

（2）檔案管理工作人員自身方面

人事檔案管理工作的好壞，很大程度上取決于檔案管理的工作人員。因此，作為檔案管理人員，一定要注重自身專業素質的提高。在平時的工作生活中，要通過各種方式努力提高自己的專業水平，熟悉人事檔案管理工作的各種細節和基本要求，力爭掌握科學的管理方法，提高檔案工作的質量和效率。管理人員還要踴躍嘗試，積極創新新型的管理模式，使檔案管理工作更給的科學和適用。

（三）加大人事檔案管理工作的基礎建設和人力投入

針對檔案管理中力量薄弱的問題，單位一定要加大資金和人力的投入。在人員方面，單位要對原有的檔案管理人員進行能力培訓和知識升級，提升他們的檔案管理的專業水平和工作能力，掌握新技術和新知識，為人事檔案管理工作的較好開展提供保障。在管理設施落后方面，單位要加大資金投入，加強檔案管理工作的基礎設施建設，更新人事管理工作中的各種硬件和軟件設施，為工作人員配備先進的計算機設備。另外，要建立起防火，防潮的檔案儲備庫房，以保證檔案的安全存放。還有在檔案調動上也要杜絕手動查閱，實現人事資料電子化和信息化，既提高了辦事效率，也保障了人事資料的安全性。

（四）建立健全相關檔案管理制度

（1）制度一定要合理、科學

建立起來的制度一定要科學合理，并符合單位的人事檔案管理實際，以滿足人事檔案管理的需要。

（2）制度要簡明適用

以方便實用、簡單易行、操作性強為目標，制定出適合單位人事管理工作的制度，一邊更好地對管理人員的工作起到指導和規范的作用。

（3）制度的約束要有雙向性

制定出的制度一定要有雙向的約束性，既要能約束員工也要能約束領導。因為單位領導的行為和形象直接影響到制度的可行性，因此領導首先必須要以身作則，才能做到上行下效的效果。職工是單位的主要群體，是制度的主要約束者和執行者。

（4）制度的執行要有嚴肅性

檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。

總之，在城鄉建設管理局的人事檔案管理中，我們要以辯證的眼光對待人其中存在的問題，用發展的目光看待前進中的困難，在人事檔案管理工作中，增強檔案管理意識，提高檔案管理人員素質，完善檔案管理制度，創新管理理念，加快檔案管理工作的信息化進程，積極對人事檔案進行開發、挖掘和利用。

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